Yhdistyksen hanke ideasta valmiiseen projektiin — tekoälyn avulla
Pari työntekijää, joukko vapaaehtoisia, useita avustuksia eri ehdoin ja hallitus, joka kokoontuu kerran kuussa — miten pitää huolta, että luvatut toimenpiteet tehdään ja jokainen avustuseuro on selvityksessä oikein? Projektiassistentti kokoaa yhdistyksen hankkeet yhteen ympäristöön: suunnitelma aikatauluineen, budjetteineen, riskeineen ja vastuuhenkilöineen valmistuu minuuteissa, hakemus syntyy samasta suunnitelmasta ja hallitus näkee kaikkien hankkeiden tilanteen yhdestä näkymästä.
Yhdistyksen hankkeiden ei pitäisi elää Excelissä, sähköposteissa ja yhden aktiivin koneella
Hakemus, budjetti, vapaaehtoisten lista, hallituksen päätökset ja selvitysten määräajat ovat usein eri tiedostoissa ja ihmisten sähköposteissa. Projektiassistentti kokoaa ne yhden hankkeen alle ja auttaa arvioimaan toteutettavuuden jo ennen kuin avustuspäätös on otettu vastaan.
Kaikki on yhden ihmisen varassa
Hankkeen todellisen tilanteen tietää yksi aktiivi. Jos hän sairastuu, muuttaa tai vaihtaa työpaikkaa, hankkeen muisti lähtee hänen mukanaan.
Vapaaehtoisten aika on rajallista
Työtä tehdään iltaisin ja viikonloppuisin. Jos tehtävä, määräaika ja vastuuhenkilö eivät ole selvät, työ jää yksinkertaisesti tekemättä.
Jokaisen euron on täsmättävä
Useita avustuksia eri ehdoin, omarahoitus ja tiukka budjetti. Sekaisin mennyt kirjanpito paljastuu vasta selvitystä laadittaessa — kun korjaaminen on vaikeaa.
Selvitykset vievät ajan toiminnalta
Rahoittajan selvitystä varten toimenpiteet, kulut ja tulokset pitää etsiä useasta paikasta — aikaa, joka olisi kuulunut kohderyhmälle.
Ennen kuin hallitus päättää: onko hanke oikeasti valmis?
Hyvin kirjoitettu hakemus ja päätösvalmis hanke eivät ole sama asia. Ennen käynnistystä käyt yhdestä näkymästä läpi, ovatko tavoite, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, vapaaehtoisten roolit, budjetti, omarahoitus ja rahoitusehdot keskenään linjassa — ja näet, mitä vielä puuttuu.
- Päätösportti ennen käynnistystä
Jos omarahoitus on kattamatta, kumppani vahvistamatta tai rahoitusehdot täyttämättä, pidä hanke Luonnos-tilassa ja kirjaa puuttuvat edellytykset hyväksyttäviksi välitavoitteiksi. Hyväksyjä ja ajankohta tallentuvat.
- Ristiriidat näkyviin
Jos budjetti ei kata suunniteltuja toimenpiteitä tai määräaika ei mahdu riippuvuuksien väliin, se näkyy ennen päätöstä — ei vasta, kun rahat on käytetty.
- Tiukka budjetti hallinnassa
ALV-eritelty budjetti, tuki ja omarahoitus erillään, vapaa saldo reaaliajassa — jokainen euro on jäljitettävissä.
Mihin järjestöt ja yhdistykset Projektiassistenttia käyttävät
Lopputulos ei ole tyhjä mallipohja vaan juuri sinun hankettasi varten laadittu suunnitelma. Tekoäly ottaa huomioon järjestötoiminnan erityispiirteet — tiukan budjetin ja omarahoituksen, vapaaehtoisten rajallisen ajan, kumppanit sekä kunkin rahoittajan omat ehdot.
Kylä- & yhteisöhankkeet
Kylätalot, lähiliikuntapaikat ja asukkaiden omat hankkeet — toimenpiteet, talkoot, budjetti ja vastuuhenkilöt samassa suunnitelmassa.
Tapahtumat & kyläjuhlat
Kyläjuhlat, markkinat ja hyväntekeväisyystapahtumat — järjestelyt, vapaaehtoiset ja viestintä kytkettyinä toisiinsa.
Kampanjat & vaikuttamistyö
Tiedotus- ja osallistamiskampanjat — viestit, kanavat ja määräajat kytkettyinä tavoitteisiin ja mittareihin.
Koulutukset & mentorointi
Koulutussarjat, työpajat ja mentorointiohjelmat — moduulit, kouluttajat, osallistujat ja aikataulu koko ohjelman laajuudelta.
Nuoriso- & sosiaalialan hankkeet
Nuorisotyö sekä ikääntyneiden ja erityisryhmien toiminta — pitkäkestoiset ohjelmat selkein vastuin.
Ympäristö & talkoot
Siivoustalkoot, luontokasvatus ja ympäristöhankkeet — kausittaiset toimenpiteet ja vapaaehtoisten roolit kirjattuina.
Vapaaehtoistoiminta
Roolit, tehtävät ja määräajat selkeästi jaettuina — jokainen tietää, mitä häneltä odotetaan, vaikka aikaa olisi vähän.
Verkosto- & yhteistyöhankkeet
Keskusjärjestöt, piirit ja kumppanuudet — yhteinen aikataulu, kumppanien vastuut ja hankkeiden väliset riippuvuudet.
Järjestön kehittäminen & avustushankkeet
Toimintasuunnitelman toimeenpano, osaamisen vahvistaminen sekä STEA-, Leader- tai kunnan avustamat hankkeet — ehdot suunnitelmassa alusta alkaen.
Miten yhdistyksen hanke etenee ideasta loppuselvitykseen
Esimerkki: kyläyhdistys haluaa kunnostaa kylän uimarannan talkoilla ja järjestää sinne avajaiset. Sama hanke kulkee kaikkien vaiheiden läpi yhdessä ympäristössä — kenenkään ei tarvitse kopioida tietoja tiedostosta toiseen.
Idea
”Haluamme kunnostaa uimarannan ja tehdä sen talkoilla yhdessä kyläläisten kanssa.” Kuvaat hankkeen parilla lauseella, ja tekoäly laatii siitä jäsennellyn suunnitelmaluonnoksen.
Esiselvitys
Toimenpiteet, talkoopäivät, vapaaehtoisten roolit, maanomistajan suostumus, budjetti, omarahoitus ja riskit mietitään läpi ennen kuin mitään vahvistetaan.
Hallituksen päätös
Hallitus näkee, onko hanke yhdistyksen voimin realistinen, paljonko se maksaa, kuinka suuri omarahoitus tarvitaan ja mitä riskejä siihen liittyy.
Rahoitus
Samasta suunnitelmasta tekoäly laatii hakemuksen paikalliselle Leader-ryhmälle ja tarvittaessa kunnalle — kummankin vaatimusten mukaan, mitään uudelleen kirjoittamatta.
Toteutus
Gantt, tehtävät, vastuuhenkilöt ja riskirekisteri. Vapaaehtoiset näkevät omat tehtävänsä, ja jos talkoopäivä siirtyy, vaikutus seuraaviin näkyy heti.
Raportointi
Toteutuneet toimenpiteet, budjetin käyttö, tehdyt päätökset ja tulokset — selvityksen sisältö rahoittajalle ja yhdistyksen kokoukselle samoista tiedoista.
Yksi yhdistys, useita hankkeita ja avustuksia — kaikki yhdessä näkymässä
Projektiassistentti ei ole vain yhden hankkeen hallintaan. Avustushankkeet, tapahtumat, ohjelmat ja yhdistyksen oma kehittäminen kootaan salkkuun, jossa jokaisella hankkeella on terveysindikaattori. Projektisalkku ja resurssisuunnittelu kuuluvat Business-pakettiin.
Hallituksen puheenjohtaja, toiminnanjohtaja tai hallituksen jäsen saa yhdellä silmäyksellä vastaukset:
- Mitkä hankkeet ja avustukset meillä on nyt käynnissä?
- Mitkä ovat aikataulusta jäljessä tai minkä selvityksen määräaika lähestyy?
- Missä omarahoitus on kattamatta tai budjetti ylittymässä?
- Kuka meidän harvoista tekijöistämme kantaa liikaa?
- Mitkä päätökset odottavat hallituksen kokousta?
Mitä tapahtuu, jos hanke muuttuu?
Järjestön hankkeessa jokin muuttuu aina: avustus jää pienemmäksi, avainhenkilö jää pois tai talkoopäivä siirtyy. Business-paketin what-if-simulaatio näyttää, miten yhden tehtävän viivästyminen siirtää hankkeen päättymistä — ennen kuin hallitus tekee päätöksen.
Avustus jää pienemmäksi
Budjetti ja kulurivit näyttävät heti, paljonko vapaata saldoa jää ja riittääkö omarahoitus kattamaan loput; karsitut toimenpiteet kirjataan päätöslokiin.
Avainhenkilö jää pois
Resurssisuunnittelu näyttää, kenellä harvoista tekijöistä on vielä kapasiteettia, jos projektipäällikkö tai aktiivinen vapaaehtoinen ei ehdi.
Tapahtuma siirtyy
Syötä talkoopäivälle tai tapahtumalle viive päivinä ja näe, miten se siirtää hankkeen päättymistä suhteessa selvityksen määräaikaan.
Yhdistyksen tarkoituksesta oikeiksi toimenpiteiksi — ja takaisin rahoittajalle
Säännöissä kirjattu tarkoitus ei toteudu, jos se ei päädy konkreettiseen hankkeeseen, budjettiin ja vastuuhenkilölle. Projektiassistentissa tämä ketju on yhdessä paikassa — joten kysymykseen ”mitä saimme tällä avustuksella aikaan?” on vastaus olemassa.
- Yhdistyksen tarkoitus
- Toimintasuunnitelma
- Yhteisön tarve
- Hanke
- Toimenpiteet
- Vastuuhenkilöt & vapaaehtoiset
- Budjetti
- Tulokset
- Selvitys rahoittajalle
- Raportti rahoittajalle tai yhdistyksen kokoukselle
Tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta. Projektidokumentin voi esikatsella ja viedä PDF- tai DOCX-muodossa — rahoittajan lomakkeen täyttäminen ei ala tyhjästä.
- Hallituksen päätökset eivät katoa
Jokainen merkittävä päätös tallentuu päätöslokiin perustelun, päättäjän ja aikaleiman kanssa. Kun hallitus vaihtuu, uusi kokoonpano näkee, mitä, milloin ja miksi päätettiin.
- Haettu vs toteutunut
Business-paketissa suunnitelman aiemmat versiot ovat palautettavissa. Näet ja voit näyttää rahoittajalle, miten hanke muuttui hakemuksesta toteutukseen ja miksi.
Järjestöjen avustukset — hakemus samasta suunnitelmasta
Tekoäly kokoaa hankkeen tavoitteet, toimintasuunnitelman, budjetin, riskit ja tiimin jäsennellyksi hakemukseksi, joka on mukautettu kyseisen ohjelman vaatimuksiin. Yhdelle hankkeelle voi laatia useita hakemuksia eri rahoittajille. Tekoälyn rahoitushakemus sisältyy Standard-pakettiin (3 kpl/kk) ja Business-pakettiin (rajoittamaton).
STEA
Sosiaali- ja terveysjärjestöjen avustuskeskuksen hanke- ja toiminta-avustukset — hakemus suunnitelmasta, ei tyhjältä sivulta.
Leader
Paikallisten Leader-ryhmien hanketuki kylä- ja yhteisöhankkeille — vaikutus alueeseen ja jatkuvuus selkeästi kirjattuina.
Kunnat, säätiöt & EU-ohjelmat
Kuntien avustukset, säätiöiden apurahat ja esimerkiksi Erasmus+ — yksi suunnitelma, useita hakemuksia eri ehdoin.
Tekoäly nostaa esiin ohjelman ehdot, puuttuvat tiedot ja mahdolliset ristiriidat, jotta voit tarkistaa hakemuksen ennen sen jättämistä. Avustuksen myöntämisestä ja kulujen hyväksyttävyydestä päättää aina rahoittaja — STEA, Leader-ryhmä, kunta tai säätiö.
Excel sopii listaksi. Useat avustukset ja vapaaehtoisten tiimi tarvitsevat järjestelmän.
Excel ei ole huono työkalu — sitä ei vain ole tehty useiden avustusten, vapaaehtoisten tehtävien, riippuvuuksien ja hallituksen päätösten hallintaan. Tässä on raja, jonka jälkeen se ei enää riitä.
| Projektiassistentti | Excel | |
|---|---|---|
| Hankkeen tilanne | Elävä hanke, päivittyy työn mukana | Staattinen taulukko, päivitetään käsin |
| Vapaaehtoisten tehtävät | Vastuuhenkilö ja määräaika jokaisella tehtävällä | Lista, jota joku päivittää käsin |
| Budjetti | Tuki ja omarahoitus erikseen, vapaa saldo reaaliajassa | Kaavat, jotka erkanevat kopioiden myötä |
| Raportti rahoittajalle | Tekoälyn tilanneraportti samoista tiedoista | Koottu käsin |
| Tiedon sijainti | Yksi projektiympäristö | Tiedostot, sähköpostit ja ihmisten koneet |
| Hallituksen päätökset | Päätösloki perusteluineen | Pöytäkirjoissa ja sähköposteissa |
| Useita hankkeita | Salkkunäkymä koko yhdistykselle | Yksi tiedosto kerrallaan |
Vapaaehtoiset tulevat ja menevät — pääsy pysyy hallinnassa
Yhdistyksen hankkeisiin osallistuu vapaaehtoisia, kumppaneita ja hallituksen jäseniä, joiden kokoonpano vaihtuu. Kaikilla ei tarvitse olla pääsyä kaikkeen, ja kun ihminen lähtee, pääsyn on päätyttävä heti. Oikeudet tarkistetaan jokaisessa pyynnössä, ja Business-paketissa merkittävät muutokset jäävät auditointilokiin.
Roolipohjaiset oikeudet
Neljä oikeustasoa: katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja. Vapaaehtoinen saa muokkausoikeuden, kumppani tai hallituksen jäsen katseluoikeuden.
Kutsut ja peruminen
Vapaaehtoiset kutsutaan sähköpostilla, ja he päättävät itse, liittyvätkö. Kun joku lähtee, pääsyn voi perua välittömästi.
Työtilat
Keskusjärjestön jäsenyhdistykset tai eri ohjelmat omina ympäristöinään, tiedot tiukasti erillään (Business-paketti).
Auditointiloki
Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.
Salattu yhteys ja EU-palvelimet
Kaikki liikenne HTTPS:n ja HSTS:n kautta, tiedot EU:n alueella ja pääsy tarkistettuna usealla tasolla.
Tietojen vienti ja GDPR
Henkilötietojen vienti koneluettavassa muodossa, tilin poistaminen sekä projektidokumentin vienti PDF- ja DOCX-muodossa.
Jos yhdistyksellänne on tietosuojakysymyksiä, jotka haluatte käydä läpi ennen käyttöönottoa, kirjoittakaa meille — vastaamme kysymys kerrallaan. Yhteystiedot →
Sopiva menetelmä yhdistyksen hankkeelle
Pienempiin tapahtumiin ja kampanjoihin Kevytprojekti mahdollisimman vähällä hallinnolla; jatkuvaan toimintaan Kanban-virta; avustushankkeisiin välitavoitteet ja Gantt, jotka näyttävät rahoittajan kannalta tärkeät määräajat. Menetelmän vaihto ei muuta hankkeen sisältöä.
Aloita yhdestä oikeasta hankkeesta, ei koko yhdistyksestä
Uutta työkalua ei tarvitse ottaa käyttöön koko yhdistyksessä kerralla. Hyödyn näkee nopeimmin, kun valitsee yhden käynnissä olevan tai suunnitteilla olevan hankkeen ja vie sen läpi Projektiassistentissa.
Yksi hanke
Valitse seuraava avustushanke tai tapahtuma ja laadi siitä suunnitelma. Kokeilujakso kestää 14 päivää, eikä luottokorttia kysytä.
Pilotti tiimin kanssa
Kutsu projektipäällikkö, taloudenhoitaja, pari aktiivista vapaaehtoista ja hallitus — kukin omilla oikeuksillaan. Ensimmäinen tilanneraportti näyttää, säästääkö järjestelmä aikaa.
Koko yhdistys
Kun pilotti onnistuu, tuo loput hankkeet salkkuun; keskusjärjestö voi erottaa jäsenyhdistykset omiin työtiloihinsa.
Usein kysytyt kysymykset järjestöiltä ja yhdistyksiltä
Sopiiko Projektiassistentti pienelle yhdistykselle, jossa ei ole palkattua projektipäällikköä?
Kyllä. Aloittaa voi yhdestä hankkeesta ja muutamalla käyttäjällä — Standard-paketti sisältää Ganttin, Kanbanin, riskit, budjetin ja tekoälyn enintään 20 aktiiviselle projektille. Suunnitelma valmistuu parin lauseen kuvauksesta, ja jokaisella tehtävällä on vastuuhenkilö ja määräaika, joten iltaisin toimivatkin vapaaehtoiset tietävät, mitä heiltä odotetaan. Keskusjärjestölle Business-paketti tuo työtilat, roolit ja enintään 100 aktiivista projektia.
Voiko useaa hanketta ja avustusta seurata yhtä aikaa?
Kyllä. Business-paketin salkkunäkymä näyttää kaikki yhdistyksen hankkeet yhdellä näytöllä: jokaisella hankkeella on terveysindikaattori (aikataulussa, seurannassa, vaarassa), ja viiveet tunnistetaan automaattisesti. Selvitysten määräajat voi lisätä välitavoitteiksi, jolloin väli- tai loppuselvityksen määräaika ei tule yllätyksenä.
Auttaako se STEA:n, Leader-ryhmän tai kunnan avustuksen hakemisessa ja selvityksessä?
Kyllä. Tekoäly laatii samasta projektisuunnitelmasta jäsennellyn hakemuksen kyseisen ohjelman vaatimusten mukaan, ja yhdelle hankkeelle voi laatia useita hakemuksia eri rahoittajille. Selvityksen sisältö — toteutuneet toimenpiteet, budjetin käyttö ja tulokset — syntyy hankkeen tiedoista eikä kansioita penkomalla. Avustuksen myöntämisestä ja kulujen hyväksyttävyydestä päättää aina rahoittaja.
Miten useat avustukset ja omarahoitus pidetään budjetissa erillään?
Jokaisella kulurivillä on kululaji, tila ja muistiinpanot, joten tuen ja omarahoituksen osuudet voi pitää erillään, ja arvonlisävero lasketaan automaattisesti erikseen. Vapaa saldo päivittyy jokaisen kirjauksen jälkeen. Kunnes omarahoitus on katettu, hanke voi odottaa Luonnos-tilassa — ennen kuin rahaa on käytetty.
Saavatko vapaaehtoiset, kumppanit ja hallitus eri oikeudet?
Kyllä. Hankkeessa on neljä oikeustasoa — katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja —, joten vapaaehtoinen voi päivittää omia tehtäviään, hallitus tai kumppani näkee tilanteen katseluoikeudella mitään muuttamatta, ja yhdistyksen kokoukselle tai rahoittajalle voi toimittaa tekoälyn tilanneraportin PDF- tai DOCX-muodossa. Vapaaehtoiset kutsutaan sähköpostilla, ja kun joku lähtee, pääsyn voi perua heti. Business-paketissa mukaan tulevat työtilat, esimerkiksi keskusjärjestön jäsenyhdistyksittäin, sekä roolit täsmällisin oikeuksin.
Korvaako Projektiassistentti kirjanpidon tai jäsenrekisterin?
Ei. Se on hankkeiden suunnittelun ja johtamisen ympäristö — suunnitelma, aikataulu, budjetti, riskit, päätökset ja raportit. Kirjanpito, tilinpäätös ja jäsentiedot pysyvät omissa järjestelmissään; hankkeen budjetti on avustuksen kulujen seurantaan ja rahoittajalle raportointiin. Olemassa oleviin järjestelmiin Projektiassistentin voi tarvittaessa liittää Business-paketin API-tunnisteiden ja webhookien kautta.
Miten tiedot on suojattu, kun vapaaehtoiset tulevat ja menevät?
Oikeudet tarkistetaan jokaisessa pyynnössä, ja lähteneen vapaaehtoisen pääsyn voi perua heti. Kaikki liikenne on salattu (HTTPS ja HSTS), tiedot sijaitsevat EU:n alueella ja Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa. Käyttäjä voi ladata henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja poistaa tilinsä. Tarkempi kuvaus tietojen käsittelystä on tietosuojaselosteessa.
Voimmeko aloittaa yhdellä hankkeella?
Kyllä, ja se on järkevin tapa — esimerkiksi seuraavalla avustushankkeella tai tapahtumalla. Kokeilujakso kestää 14 päivää eikä vaadi luottokorttia. Siinä voi pitää 3 projektia ja käyttää yhteensä 20 tekoälykyselyä; rahoitushakemus ja Business-paketin toiminnot eivät kuulu kokeilujaksoon. Jos haluatte ensin nähdä, miltä oma hankkeenne näyttää Projektiassistentissa, pyytäkää esittely yhteystietosivun kautta.
Tehdään yhdistyksenne seuraavasta hankkeesta päätösvalmis
Kokeile 14 päivää maksutta — 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, luottokorttia ei kysytä. Haluatko ensin nähdä, miltä se näyttää teidän hankkeellanne? Pyydä esittely.