Projektinhallintaohjelmisto, joka alkaa projektisuunnitelmasta
Useimmat projektinhallintaohjelmistot olettavat, että suunnitelma on sinulla jo valmiina — ne antavat tyhjän taulun ja tehtävälistan. Projektiassistentti aloittaa aiemmin: kuvailet projektin tai hankkeen omin sanoin, ja tekoäly laatii tavoitteet, toimintasuunnitelman, aikataulun, budjetin ja riskit. Vasta sitten alat johtaa niitä Gantt- tai Kanban-näkymässä. Kaikki suomeksi.
Mitä projektinhallinnan ohjelmiston pitää oikeasti kattaa
Projektinhallinnan ohjelmisto ei ole tehtävälista. Jotta projekti pääsee ideasta tulokseen, yhden järjestelmän pitää kattaa viisi asiaa yhtä aikaa — ja niiden pitää olla kytkettyinä toisiinsa, ei viidessä eri tiedostossa.
Suunnitelma ja laajuus
Tavoitteet, tulokset ja työnjako. Ilman niitä aikataulu on vain lista päivämääriä.
Aikataulu ja riippuvuudet
Välitavoitteet, kriittinen polku ja se, mitä tapahtuu, jos yksi toimenpide myöhästyy.
Budjetti ja kulut
Kulurivit nettona ja arvonlisäveroineen, vapaa saldo sekä yhteys toimenpiteisiin.
Riskit ja päätökset
Riskirekisteri hallintakeinoineen ja jälki siitä, kuka päätti mistäkin.
Tiimi ja kuormitus
Kuka tekee mitä, kuinka paljon kukin jo kantaa ja missä syntyy ylikuormaa.
Raportointi
Tilanne johdolle ja rahoittajalle — ilman että sen pitäisi joka kerta kirjoittaa käsin.
Syötät projektin kerran
Perinteisessä työkalussa syötät saman tiedon monta kertaa: kerran suunnitelmaan, kerran aikatauluun, kerran budjettiin, kerran raporttiin. Projektiassistentissa nämä ovat saman projektin eri näkymiä — muutat yhtä kohtaa ja muut liikkuvat mukana.
- Tekoäly tekee ensimmäisen version
Tyhjä mallipohja on syy siihen, miksi moni projekti ei koskaan lähde käyntiin. Sinä muokkaat etkä aloita nollasta.
- Näkymät ovat kytkettyjä
Siirrät Gantt-näkymässä määräaikaa — kriittinen polku, huomiosignaalit ja tilannekatsaus lukevat samaa tietoa. Ei viittä versiota viidessä tiedostossa.
- Päätösvalmiuden tarkistus
Huomiosignaalit nostavat esiin myöhässä olevat tehtävät, korkeat riskit ja esteet, ja välitavoitteet hyväksytään kirjatusti ennen kuin työ etenee.
- Suomeksi ja Suomen kontekstissa
Termistö, arvonlisävero ja rahoittajien logiikka ovat täkäläisiä — eivät käännettyjä.
Mihin tehtävälista tai taulukko riittää — ja mihin ei
Suurin osa projektinhallinnan ohjelmistoja koskevista hauista tehdään siinä vaiheessa, kun nykyinen tapa on juuri pettänyt: Excel-tiedostosta on kolme versiota, tai tehtävätaululla on kaikki paitsi budjetti ja päätökset. Alla on luokkatason vertailu — ei tuotevertailu, vaan kysymys siitä, minkä tyyppinen väline projektisi ylipäätään vaatii. Yksittäiset tuotevertailut ovat omilla sivuillaan.
| Mitä projekti vaatii | Tehtävälistatyökalu | Taulukkolaskenta | Projektiassistentti |
|---|---|---|---|
| Suunnitelma, jota ei vielä ole | Aloitat tyhjältä taululta | Aloitat tyhjältä välilehdeltä | Tekoäly laatii ensimmäisen version kuvauksesta |
| Aikataulu ja riippuvuudet | Rajallinen, usein lisämaksusta | Käsityötä, ei kriittistä polkua | Gantt, riippuvuudet ja kriittinen polku |
| Budjetti ja arvonlisävero | Ei kuulu välineeseen | Onnistuu, mutta irrallaan aikataulusta | ALV-eritelty budjetti samassa projektissa |
| Riskirekisteri | Ei kuulu välineeseen | Oma välilehti, jota ei päivitetä | Vakiona, hallintakeinoineen ja omistajineen |
| Raportti johdolle tai rahoittajalle | Koottava käsin | Koottava käsin | Syntyy samasta sisällöstä |
| Rahoitushakemus | Ei kuulu välineeseen | Ei kuulu välineeseen | Tekoäly kokoaa sen suunnitelmasta |
| Auditoitavuus ja päätösten jälki | Kommenttihistoria | Versio tiedostonimessä | Päätösloki; Business-paketissa myös auditointiloki ja versiohistoria |
| Suomi ja Suomen käytännöt | Osin käännetty | Oma tiedosto, oma termistö | Termistö, ALV ja rahoittajien logiikka täkäläisiä |
Onko ongelma tekeminen vai suunnittelu?
Jos tiedät jo tarkasti mitä tehdään ja missä järjestyksessä, tarvitset tehtävätaulun. Jos et vielä tiedä, tarvitset välineen, joka osaa jäsentää sen.
Liikkuvatko tiedot keskenään?
Kysy demossa yksi asia: siirrä yhtä määräaikaa ja katso, päivittyvätkö kriittinen polku, varoitukset ja tilanneraportti mukana. Useimmissa eivät päivity.
Onko rahalla oma paikkansa?
Moni projektinhallintaohjelma on rakennettu tehtäville, ei euroille. Jos hankkeessa on budjetti tai rahoittaja, budjetin pitää olla samassa järjestelmässä.
Mitä ulos pitää saada?
Tilanneraportti, ohjausryhmän aineisto, maksatushakemuksen liite. Jos ne kirjoitetaan joka kerta käsin, väline ei ole vielä tehnyt työtään.
Kuka järjestelmää oikeasti käyttää?
Jos sitä käyttää vain projektipäällikkö, se on projektipäällikön tiedosto. Käyttöönotto ratkeaa sillä, tarvitseeko muu tiimi koulutusta päästäkseen alkuun.
Missä data sijaitsee?
EU-palvelimet, GDPR ja tekoälyn käyttöehdot kannattaa tarkistaa ennen kuin hankeaineisto siirtyy järjestelmään — jälkikäteen vaihtaminen on kallista.
Mitä ohjelma tekee puolestasi
Jokainen näkymä on sama projekti eri kulmasta. Valitse se, joka kiinnostaa sinua eniten.
Projektisuunnitelman laatiminen
Kuvaile projekti omin sanoin — tekoäly laatii jäsennellyn suunnitelman.
→🛑Päätösvalmius
Päätösloki, välitavoitteiden hyväksynnät ja perustaso — päätökset näkyvinä.
→🧩Tehtävät ja työn ositus
Projekti osiin: tehtävät, alitehtävät ja WBS-rakenne.
→📊Gantt-kaavio
Aikataulu, riippuvuudet ja välitavoitteet — suomenkielinen Gantt-kaavio.
→🔀Kanban-taulu
Tehtävävirta sarakkeissa — kytkettynä suunnitelmaan, ei erillisenä listana.
→🧭Menetelmät
Scrum, Kanban, vesiputousmalli, PRINCE2, hybridi tai kevytprojekti.
→👥Resurssisuunnittelu
Kuka on ylikuormitettu ja kuka vapaana — ennen kuin määräaika liukuu.
→⚠️Riskianalyysi
Riskirekisteri, vaikutus, todennäköisyys, riskipisteet ja hallintatoimet.
→💶Projektin budjetti
Kulurivit, arvonlisävero ja vapaa saldo reaaliajassa — valmiina raportointiin.
→📊Raportointi
Tilanneraportti johdolle sekunneissa, ei tunneissa.
→🗂️Projektisalkku
Kaikki projektit yhdellä näytöllä — lintuperspektiivi, ei suurennuslasi.
→🤝Tiimityö ja käyttöoikeudet
Jaa projekti, määritä oikeudet, pidä tiedot erillään.
→🧠AI-projektipäällikkö
Tilannekatsaus, suositukset, what-if ja kokousmuistiinpanot yhdessä.
→🔌Integraatiot
API-tunnisteet, webhookit, Slack, Teams ja kalenterisyöte (Business).
→🔒Tietoturva ja GDPR
Monikerroksinen pääsynhallinta, EU-palvelimet ja GDPR-vaatimustenmukaisuus.
→Sinun toimialasi projektit
Rakennusprojekti, IT-kehitys, kunnan investointi ja yhdistyksen hanke käyttäytyvät eri tavoin. Katso, miten alusta toimii sinun toimialallasi.
Julkinen sektori
Ohjelmat, digipalvelut ja EU-hankkeet — tilannekuva johdolle, raportit ja auditointijälki.
→🏘️Kunnat & hyvinvointialueet
Investoinnit, strategian toimeenpano ja hankesalkku — tilannekuva johdolle ja valtuustolle, auditoitavuus mukana.
→🏗️Rakentaminen & kiinteistöt
Kohteet, aliurakoitsijat ja lisä- ja muutostyöt — kriittinen polku, budjetti ja tilannekuva johdolle.
→💻IT & teknologia
Kehitys, integraatiot ja julkaisut — CTO:lle ja tuotepäällikölle kuva, jota backlog ei anna.
→🤝Järjestöt & yhdistykset
Avustushankkeet, vapaaehtoiset ja tiukka budjetti — tilannekuva hallitukselle, loppuselvitys rahoittajalle.
→🧭Konsultit & toimistot
Monta asiakasta kerralla — asiakkaat omissa työtiloissaan, raportit ja rahoitushakemukset samasta suunnitelmasta.
→Kun projekti tarvitsee myös rahaa
Saman projektin pohjalta tekoäly laatii jäsennellyn rahoitushakemuksen. Business Finland, ELY-keskukset, maaseuturahoitus ja Leader sekä EU-ohjelmat.
Rahoitushakemuksen kirjoittaminen
Projektisuunnitelmasta jäsennellyksi hakemukseksi — yhdestä projektista useita hakemuksia.
→🚀Business Finland -rahoitus
Innovaatio, TKI ja kansainvälistyminen — hakemus projektisuunnitelmasta.
→🏢ELY-keskuksen yritystuet
Kehittämisavustus ja investoinnit — perusteltu tarve, mitattava tulos.
→🏦Finnvera-rahoitus
Lainat, takaukset ja vientitakuut — perustelut ja luvut kuntoon.
→🌾Maaseuturahoitus ja Leader
Maaseudun yritys- ja hanketuet — vaikutus alueeseen kirjoitettuna auki.
→🔬Suomen Akatemian rahoitus
Tutkimushankkeet: työpaketit, vaikuttavuus ja aineistonhallinta.
→🇪🇺Euroopan unionin rahoitus
Indikaattorit, työpaketit ja kumppanuudet — vaativa rakenne hallussa.
→Miten eroamme suurista työkaluista
Trello, Asana, MS Project ja Jira ovat hyviä tehtävien hallintaan. Katso rehellinen vertailu — myös se, milloin ne ovat sinulle parempi valinta.
Excel-vaihtoehto
Taulukko ei tiedä, että siirretty määräaika siirtää myös projektin päättymistä.
→💬ChatGPT projektinhallinnassa
Kielimalli kirjoittaa suunnitelman tekstinä — projekti tarvitsee sen rakenteena.
→🗂️Trello-vaihtoehto
Kanban on hyvä — mutta suunnitelma, budjetti ja hakemus jäävät Trellosta pois.
→🧭Asana-vaihtoehto
Vahva työnohjaus — mutta rahoitus ja hakemukset jäävät pois.
→📐MS Project -vaihtoehto
Aikataulun voima ilman oppimiskäyrää — plus rahoitus ja tekoäly.
→🧰Jira-vaihtoehto
Jira on kehitystiimille — projektipäällikkö tarvitsee muuta.
→Mitä projektinhallintaohjelmisto maksaa
Kokeilujakso on 14 päivää maksutta, eikä luottokorttia kysytä: siinä on 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, mutta ei rahoitushakemusta eikä Business-ominaisuuksia. Pysyvää ilmaisversiota ei ole: kokeilun jälkeen Standard on 29 €/kk ja Business 99 €/kk. Paketti määrää aktiivisten projektien ja tekoälykyselyjen määrän, ja projektin voi jakaa kollegoille sähköpostikutsulla.
- 3 aktiivista projektia
- 20 tekoälykyselyä yhteensä
- Tekoälyn projektisuunnitelma, Gantt, Kanban, riskit ja budjetti
- Ei rahoitushakemusta eikä Business-ominaisuuksia
- Luottokorttia ei kysytä
- Enintään 20 aktiivista projektia
- 100 tekoälykyselyä kuukaudessa
- Tekoälyn rahoitushakemus (3 kpl/kk)
- Gantt, Kanban, riskit, budjetti ja kriittinen polku
- Jakaminen tiimille, PDF- ja DOCX-vienti
- Enintään 100 aktiivista projektia
- 500 tekoälykyselyä kuukaudessa
- Rajaton tekoälyn rahoitushakemus
- Projektisalkku, resurssisuunnittelu ja auditointi
- Tekoälysuositukset, what-if ja kokousmuistiinpanot
- Integraatiot, työnkulut ja SLA, työtilat ja rooliprofiilit
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on projektinhallintaohjelmisto?
Projektinhallintaohjelmisto on ohjelma, jossa projektin suunnitelma, aikataulu, budjetti, riskit, tiimi ja raportointi elävät yhdessä paikassa ja ovat kytkettyinä toisiinsa. Toisin kuin tehtävienhallinnassa, tavoite ei ole vain tehtävien kirjaaminen vaan se, että projektin tilanteesta voi milloin tahansa tehdä päätöksen.
Mitä eroa on projektinhallintaohjelmistolla, -järjestelmällä ja -työkalulla?
Käytännössä niillä tarkoitetaan samaa asiaa, mutta painotus vaihtelee. Projektinhallintatyökalu viittaa usein yhteen näkymään, kuten Gantt-kaavioon tai Kanban-tauluun. Projektinhallintajärjestelmä korostaa sitä, että tiedot, käyttöoikeudet ja raportointi ovat samassa kokonaisuudessa. Projektinhallintaohjelma ja projektinhallintasovellus ovat arkikielisempiä muotoja samasta asiasta, ja projektinhallintaohjelmisto on näistä yleisin termi. Projektiassistentti on niitä kaikkia: yksittäiset näkymät ovat mukana, mutta ne on kytketty samaan suunnitelmaan.
Miten tämä eroaa Excelistä?
Excel ei tiedä, että määräajan siirtäminen vaikuttaa seuraaviin tehtäviin ja projektin päättymiseen — sinun pitää korjata se kaikkialle käsin perässä. Projektiassistentissa kriittinen polku ja huomiosignaalit päivittyvät, perustasoon voi verrata siirtymiä ja tilannekatsauksen saa samasta sisällöstä.
Pitääkö minun osata projektinhallintaa?
Ei. Kuvaile omin sanoin, mitä haluat tehdä ja milloin sen pitää olla valmis — tekoäly laatii siitä rakenteen. Menetelmän (vesiputousmalli, Scrum, Kanban, hybridi, PRINCE2 tai kevytprojekti) valitset luonnin yhteydessä — jos et ole varma, kevytprojekti riittää alkuun.
Onko ohjelmisto suomeksi?
Kyllä. Käyttöliittymä on suomeksi (sen voi vaihtaa myös englanniksi tai venäjäksi), ja tekoälyn laatimien dokumenttien kieli valitaan jokaiselle projektille erikseen — esimerkiksi englanti kansainvälistä rahoittajaa varten.
Mitä se maksaa?
Kokeilujakso on 14 päivää maksutta ilman luottokorttia (3 projektia, 20 tekoälykyselyä). Sen jälkeen Standard 29 €/kk tai Business 99 €/kk; arvonlisävero lisätään hintaan.
Voinko tuoda tiedot muista työkaluista?
Suoraa tuontia muista projektityökaluista ei ole. Käynnissä olevan projektin aineistot — esimerkiksi nykyisen suunnitelman PDF- tai DOCX-tiedoston tai XLSX-taulukon — voi liittää projektia luodessa, ja tekoäly käyttää niiden sisältöä suunnitelman pohjana. Business-paketissa API, webhookit, Slack, Teams ja kalenterisyöte liittävät alustan nykyiseen työnkulkuun.
Mitä projektinhallinta oikeastaan on?
Projektinhallinta on työtä, jolla kertaluonteinen kokonaisuus viedään tavoitteesta tulokseen sovitussa ajassa ja sovitulla budjetilla. Käytännössä se on viisi vaihetta — aloitus, suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen — sekä ne päätökset, joita vaiheiden välissä tehdään. Ohjelmisto ei tee tätä työtä puolestasi, mutta se ratkaisee sen osan, joka muuten kuluu tietojen siirtämiseen tiedostosta toiseen.
Onko projektinhallintaohjelmistoa saatavilla ilmaiseksi?
Markkinoilla on ilmaisohjelmia, ja pieneen projektiin ne riittävät usein hyvin. Rajat tulevat vastaan siinä, että ilmaisversiot kattavat yleensä tehtävät mutta eivät budjettia, riskirekisteriä eivätkä raportointia. Projektiassistentissa ei ole pysyvää ilmaisversiota, vaan 14 päivän kokeilujakso ilman luottokorttia: 3 projektia, 20 tekoälykyselyä ja perustoiminnot budjetista riskirekisteriin. Kokeilun aikana laaditut projektit säilyvät.
Mikä on paras projektinhallintaohjelma?
Ei ole yhtä parasta, koska valinta riippuu siitä, mikä työssä on nyt rikki. Jos tehtävät katoavat, paras on tehtävätaulu. Jos aikataulu ei pidä, paras on Gantt-pohjainen väline. Jos suunnitelmaa ei ole vielä olemassa tai raportit kirjoitetaan käsin, tarvitset välineen, joka laatii ja kokoaa ne. Vertailimme yleisimmät työkalut avoimesti — myös ne tapaukset, joissa kilpailija on parempi valinta.
Korvaako tämä rakennusalan projektipankin?
Ei korvaa. Piirustukset, revisiot, IFC-mallit ja tietomallikoordinointi kuuluvat projektipankkiin ja pysyvät siellä. Projektiassistentti hoitaa sen osan, joka rakennus- ja kiinteistöhankkeissa jää yleensä taulukkoon: hankkeen vaiheet, aikataulun riippuvuuksineen, budjetin, riskit ja päätökset. Ne kaksi elävät rinnakkain.
Sopiiko se hankkeisiin, joissa on julkista rahoitusta?
Kyllä, ja se on yksi syy alustan olemassaoloon. Rahoitetussa hankkeessa ratkaisee se, pystytkö osoittamaan jälkikäteen mitä päätettiin, milloin ja millä perusteella. Päätösloki, välitavoitteiden hyväksynnät ja ALV-eritelty budjetti ovat mukana kaikissa paketeissa, Business-paketissa lisäksi auditointiloki ja versiohistoria. Standard- ja Business-paketeissa tekoäly kokoaa saman hankkeen pohjalta myös rahoitushakemuksen.
Miten pääsen kokeilemaan?
Palvelu on käytössä osoitteessa projekti.projektiassistentti.fi. Luot tunnuksen itse muutamassa minuutissa, ja 14 päivän kokeilujakso alkaa heti — luottokorttia ei kysytä.
Kokeile omalla projektillasi
Luo tunnus ja kuvaile ensimmäinen projektisi — 14 päivää maksutta, luottokorttia ei kysytä.
Aloita ilmaiseksi →