Projektin budjetti ja vapaa saldo reaaliajassa
Excelissä oleva budjetti on täsmällinen täsmälleen siihen asti, kun joku lähettää siitä kopion. Projektiassistentissa budjetti on osa projektia: kulurivillä on kululaji, tila, netto ja ALV-kanta, ALV ja brutto lasketaan automaattisesti ja vapaa saldo päivittyy jokaisen kirjauksen jälkeen — juuri niin kuin rahoituksen raportoinnissa tarvitaan.
Kulurivit, joista näkee mihin raha meni
Kulurivi ei ole pelkkä summa: siinä on kuvaus, kululaji, tila, päivämäärä, toimittaja ja laskun numero. Näin raportissa voi myöhemmin selittää, mihin raha meni.
Netto ja arvonlisävero erikseen
Kulurivit nettona ja arvonlisäveroineen erikseen — useimmat rahoittajat kysyvät molempia, ja sekaisin laskeminen on yleisin virhe.
Vapaa saldo reaaliajassa
Jokainen kulukirjaus pienentää saldoa heti. Näet, paljonko on todella vapaana, ei paljonko budjetissa oli suunniteltu.
Tila ja toimittaja
Suunniteltu, sidottu, laskutettu tai maksettu — sekä toimittaja, laskun numero ja muistiinpanot. Varattu ja Käytetty lasketaan tiloista.
Tunnusluvut
Kokonaisbudjetti, Varattu, Käytetty ja Käytettävissä oleva saldo yhdellä silmäyksellä — ja tilannekatsaus ottaa budjettitilanteen huomioon.
Budjetti, joka ei anna ylittyä huomaamatta
Ylitys ei tule yllättäen — se tulee siitä, ettei kukaan nähnyt sitä ajoissa. Järjestelmä näyttää varatut ja käytetyt varat erikseen ja varoittaa, jos kulut ylittävät budjetin.
- Varoitus ylityksestä
Jos aktiiviset kulut ylittävät kokonaisbudjetin, budjettiosio näyttää varoituksen heti.
- Sitoumukset näkyvät ajoissa
Suunnitellut ja sidotut kulut näkyvät varattuina jo ennen kuin lasku tulee — vapaa saldo kertoo todellisen liikkumavaran.
- Auditoitava historia
Kulurivillä on päivämäärä, toimittaja ja laskun numero; Business-paketissa auditointiloki ja versiohistoria näyttävät muutokset tekijöineen.
Mitä kulurivillä seurataan
Rahoittajien raportointivaatimukset vaihtelevat, mutta perustiedot toistuvat. Ne ovat jokaisella kulurivillä alusta alkaen.
Usein kysytyt kysymykset budjetista
Miten laadin projektin budjettitaulukon?
Aloita toimenpiteistä: jokaiseen toimenpiteeseen liittyy kuluja. Tekoäly kirjoittaa suunnitelmaan budjettiosion kokonaisbudjetin ja toimenpiteiden pohjalta; seurantaa varten kirjaat kulurivit, joilla ALV ja brutto lasketaan automaattisesti. Näin yksikään toimenpide ei jää katteetta eikä yksikään kulurivi perusteluitta.
Lasketaanko arvonlisävero erikseen?
Kyllä. Kulurivit pidetään nettona ja arvonlisävero erikseen, koska osa rahoittajista kattaa arvonlisäveron ja osa ei. Sekaisin laskeminen on rahoitusraporttien yleisin virhe.
Mitä vapaa saldo tarkoittaa?
Vapaa saldo on se osa budjetista, jota ei ole vielä käytetty eikä sidottu. Se päivittyy jokaisen kirjauksen jälkeen, joten näet todellisen etkä suunnitellun tilanteen.
Sopiiko budjetti rahoituksen raportointiin?
Kyllä, pohjaksi. Kulurivit tiloineen, toimittajineen ja laskunumeroineen ovat se aineisto, josta rahoittajan kuluselvitys kootaan; itse maksatushakemus tehdään rahoittajan omassa asiointipalvelussa.
Voinko muuttaa budjettia myöhemmin?
Kyllä. Kokonaisbudjetti muutetaan projektin perustiedoista ja kulurivejä voi muokata. Business-paketissa auditointiloki ja versiohistoria kirjaavat muutokset tekijöineen.
Miten tämä tehdään sovelluksessa?
Vaiheittaiset ohjeet painikkeiden ja kenttien nimineen löytyvät käyttöoppaasta.
Mitä Projektiassistentti tekee puolestasi
Projektisuunnitelman laatiminen
Kuvaile projekti omin sanoin — tekoäly laatii jäsennellyn suunnitelman.
→🛑Päätösvalmius
Päätösloki, välitavoitteiden hyväksynnät ja perustaso — päätökset näkyvinä.
→🧩Tehtävät ja työn ositus
Projekti osiin: tehtävät, alitehtävät ja WBS-rakenne.
→📊Gantt-kaavio
Aikataulu, riippuvuudet ja välitavoitteet — suomenkielinen Gantt-kaavio.
→🔀Kanban-taulu
Tehtävävirta sarakkeissa — kytkettynä suunnitelmaan, ei erillisenä listana.
→🧭Menetelmät
Scrum, Kanban, vesiputousmalli, PRINCE2, hybridi tai kevytprojekti.
→👥Resurssisuunnittelu
Kuka on ylikuormitettu ja kuka vapaana — ennen kuin määräaika liukuu.
→⚠️Riskianalyysi
Riskirekisteri, vaikutus, todennäköisyys, riskipisteet ja hallintatoimet.
→📊Raportointi
Tilanneraportti johdolle sekunneissa, ei tunneissa.
→🗂️Projektisalkku
Kaikki projektit yhdellä näytöllä — lintuperspektiivi, ei suurennuslasi.
→🤝Tiimityö ja käyttöoikeudet
Jaa projekti, määritä oikeudet, pidä tiedot erillään.
→🧠AI-projektipäällikkö
Tilannekatsaus, suositukset, what-if ja kokousmuistiinpanot yhdessä.
→🔌Integraatiot
API-tunnisteet, webhookit, Slack, Teams ja kalenterisyöte (Business).
→🔒Tietoturva ja GDPR
Monikerroksinen pääsynhallinta, EU-palvelimet ja GDPR-vaatimustenmukaisuus.
→Ota projektisi budjetti hallintaan
14 päivää maksutta — 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, korttia ei tarvita.
Aloita ilmaiseksi →