Tiimin työkuorma yhdellä näytöllä
Projekti ei yleensä myöhästy siksi, ettei kukaan tietäisi mitä tehdä. Se myöhästyy siksi, ettei se yksi ihminen, joka kantaa kolmea tehtävää, ehdi. Business-paketin resurssisuunnittelu kertoo, kuka on ylikuormitettu ja kuka vapaana — ennen kuin määräaika liukuu.
Kuorma, ei kalenteri
Kalenteri näyttää, mitä on suunniteltu. Kuormanäkymä näyttää, onko se ylipäätään mahdollista — kuinka monta tuntia ihmiselle on osoitettu verrattuna siihen, kuinka paljon hänellä todellisuudessa on.
Tiimin kuormitus
Jokaisesta henkilöstä projektit, avoimet tehtävät, suunnitellut ja toteutuneet tunnit sekä kuormitus-%. Yli kapasiteetin olevat erottuvat heti.
Viikkokapasiteetti
Jokainen tiimin jäsen syöttää oman viikkokapasiteettinsa tunteina — osa-aikaisuus näkyy suunnittelussa eikä tule yllätyksenä.
Ennen uuden työn jakamista
Tehtävien vastuuhenkilöt ja suunnitellut tunnit näyttävät, kenelle kuorma kasautuu — niin ettei kenellekään kasaudu koko kriittinen polku.
Kuorman tasapaino
Yli- ja alikuormitettujen resurssien tunnistaminen antaa mahdollisuuden jakaa työtä uudelleen ennen kuin joku palaa loppuun.
Kuorma tulee tehtävistä, ei erillisestä taulukosta
Resurssinäkymä lukee saman projektin tehtävien suunnitellut ja toteutuneet tunnit. Kuormaa ei tarvitse ylläpitää erikseen — se päivittyy, kun työ muuttuu.
- Arvio ja toteuma rinnakkain
Suunnitellut tunnit toteutuneen kulutuksen rinnalla kertovat, ovatko arviot ylipäätään realistisia.
- Muutos kulkee mukana
Kun osoitat tehtävän uudelleen tai muutat suunniteltuja tunteja, kuormakuva muuttuu.
- Käyttöoikeuksien mukaisesti
Näet kuorman niiden projektien osalta, joiden omistaja olet tai jotka on jaettu kanssasi — et koko organisaation kuormaa.
Realistinen suunnitelma ottaa ihmiset huomioon
Sadan prosentin kuormitus ei ole tavoite. Puskuri on se, mikä antaa projektin selvitä yllätyksistä ilman että koko aikataulu romahtaa heti.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on resurssisuunnittelulla ja resurssisuunnitelmalla?
Resurssisuunnitelma on dokumentti: kuka tekee mitä ja millä työmäärällä. Resurssisuunnittelu on se jatkuva työ, jolla suunnitelma pidetään totuudenmukaisena, kun tehtävät ja määräajat muuttuvat. Sama koskee kuormitussuunnitelmaa — Projektiassistentissa se ei ole erillinen tiedosto vaan näkymä, joka lasketaan tehtävien tunneista ja päivittyy itsestään.
Mistä järjestelmä tietää, kuinka kuormitettu joku on?
Kuorma lasketaan tehtäville osoitetuista tunneista suhteessa ihmisen viikkokapasiteettiin. Mitä tarkempia aika-arviot ovat, sitä luotettavampi kuva on.
Pitääkö jokaisen ihmisen kapasiteetti asettaa erikseen?
Kyllä: jokainen tiimin jäsen syöttää oman viikkokapasiteettinsa tunteina resurssisuunnittelun sivulla. Osa-aikaisten ja pidempien poissaolojen kohdalla sitä kannattaa päivittää — muuten näkymä antaa optimistisen kuvan.
Kattaako resurssinäkymä useita projekteja kerralla?
Kyllä — kuorma lasketaan yhteen kaikkien niiden projektien osalta, joihin sinulla on pääsy. Vain yhden projektin katsominen piilottaa juuri sen ongelman, jonka takia ihmiset ovat ylikuormitettuja.
Varoittaako tekoäly ylikuormasta?
Kyllä. Business-paketin tekoälysuositukset tuovat esiin ylikuormituksen merkit, puuttuvat toimenpiteet ja riskikohdat.
Miten tämä tehdään sovelluksessa?
Vaiheittaiset ohjeet painikkeiden ja kenttien nimineen löytyvät käyttöoppaasta.
Mitä Projektiassistentti tekee puolestasi
Projektisuunnitelman laatiminen
Kuvaile projekti omin sanoin — tekoäly laatii jäsennellyn suunnitelman.
→🛑Päätösvalmius
Päätösloki, välitavoitteiden hyväksynnät ja perustaso — päätökset näkyvinä.
→🧩Tehtävät ja työn ositus
Projekti osiin: tehtävät, alitehtävät ja WBS-rakenne.
→📊Gantt-kaavio
Aikataulu, riippuvuudet ja välitavoitteet — suomenkielinen Gantt-kaavio.
→🔀Kanban-taulu
Tehtävävirta sarakkeissa — kytkettynä suunnitelmaan, ei erillisenä listana.
→🧭Menetelmät
Scrum, Kanban, vesiputousmalli, PRINCE2, hybridi tai kevytprojekti.
→⚠️Riskianalyysi
Riskirekisteri, vaikutus, todennäköisyys, riskipisteet ja hallintatoimet.
→💶Projektin budjetti
Kulurivit, arvonlisävero ja vapaa saldo reaaliajassa — valmiina raportointiin.
→📊Raportointi
Tilanneraportti johdolle sekunneissa, ei tunneissa.
→🗂️Projektisalkku
Kaikki projektit yhdellä näytöllä — lintuperspektiivi, ei suurennuslasi.
→🤝Tiimityö ja käyttöoikeudet
Jaa projekti, määritä oikeudet, pidä tiedot erillään.
→🧠AI-projektipäällikkö
Tilannekatsaus, suositukset, what-if ja kokousmuistiinpanot yhdessä.
→🔌Integraatiot
API-tunnisteet, webhookit, Slack, Teams ja kalenterisyöte (Business).
→🔒Tietoturva ja GDPR
Monikerroksinen pääsynhallinta, EU-palvelimet ja GDPR-vaatimustenmukaisuus.
→Katso tiimisi todellinen kuorma
Resurssisuunnittelu kuuluu Business-pakettiin. Aloita maksuttomalla 14 päivän kokeilulla ja siirry Businessiin, kun tarvitset sen — korttia ei tarvita.
Aloita ilmaiseksi →