Resurssisuunnitelma: malli, esimerkki ja ilmainen pohja

Resurssisuunnitelma on projektisuunnitelman osa, joka kertoo, ketkä projektissa työskentelevät, kuinka paljon aikaa kullakin on projektille viikossa ja kuinka paljon työtä heille on suunniteltu. Sen tärkein tulos on kuormitusprosentti: suunnitellut tunnit jaettuna käytettävissä olevilla. Yli sadan prosentin viikko on aikatauluriski jo ennen kuin työ alkaa.

Tällä sivulla on resurssisuunnitelman malli, jonka voit kopioida, täytetty esimerkki suomalaisesta projektista ja ilmainen resurssisuunnitelmapohja (Excel-tiedosto, ei vaadi rekisteröitymistä). Jos ongelmasi on jo käsillä oleva ylikuormitus, siitä on oma artikkelinsa: projektitiimin työkuorma ja ylikuormituksen välttäminen. Tämä sivu keskittyy itse suunnitelmaan.

Mitä resurssisuunnittelu tarkoittaa?

Resurssisuunnittelu on projektin resurssien — ihmisten, laitteiden, tilojen ja rahan — sovittamista tehtäviin ja aikatauluun. Käytännössä useimmissa projekteissa niukin resurssi on ihmisten aika, joten resurssisuunnitelma on ennen kaikkea kuormitussuunnitelma: kuka tekee, milloin ja kuinka paljon.

Resurssisuunnitelma vastaa neljään kysymykseen:

1. Keitä tarvitaan? Roolit ja osaaminen, ei vain nimet.
2. Paljonko heillä on aikaa? Todellinen projektikapasiteetti viikossa, kun linjatyö, kokoukset ja lomat on vähennetty.
3. Paljonko työtä on suunniteltu? Tehtävien työmäärät tunteina, jaettuna viikoille.
4. Riittääkö aika? Kuormitus henkilöittäin ja viikoittain — ja mitä tehdään, kun ei riitä.

Aikataulu ja resurssisuunnitelma ovat saman asian kaksi puolta. Gantt-kaavio näyttää, milloin tehtävät tehdään, mutta ei sitä, ehtiikö tekijä tehdä ne. Kolme rinnakkaista palkkia näyttää kaaviossa siistiltä, vaikka samalla ihmisellä olisi niissä kaikissa 20 tuntia viikossa.

Resurssisuunnitelman malli

Toimiva resurssisuunnitelma on taulukko, jossa rivit ovat ihmisiä ja sarakkeet viikkoja. Lisäksi tarvitaan muutama perustieto jokaisesta henkilöstä:

Sarake	Mitä siihen kirjoitetaan	Huomio
Henkilö	Nimi tai, jos tekijä ei vielä ole tiedossa, rooli ("Kehittäjä 2")	Rooli riittää alussa; nimi ennen kuin työ alkaa
Rooli ja osaaminen	Mitä hän projektissa tekee	Paljastaa, jos vain yksi osaa jotain kriittistä
Projektikapasiteetti (h/vk)	Tunnit, jotka henkilö voi oikeasti antaa projektille	Ei työaika, vaan työaika miinus linjatyö, kokoukset ja muut projektit
Poissaolot	Lomat, koulutukset, tiedossa olevat poissaolot	Merkitse viikkosarakkeisiin kapasiteetin vähennyksenä
Suunnitellut tunnit / vk	Tehtäviin varatut tunnit viikoittain	Lasketaan tehtävien työmääräarvioista
Kuormitus %	Suunnitellut tunnit ÷ kapasiteetti × 100	Ehdollinen muotoilu: yli 100 % punaisella
Kustannus (valinnainen)	Tuntihinta tai kuukausikustannus	Tarvitaan, jos henkilöstökulut kuuluvat budjettiin tai rahoitukseen

Kuormitusprosentin tulkinnasta kannattaa sopia etukäteen. Yksinkertainen asteikko, jota pohjassa käytetään:

• alle 70 % — tilaa on; tarkista, odottaako henkilö työtä, jota kukaan ei ole valmistellut
• 70–100 % — tavoitealue
• yli 100 % — ylikuorma; jokin muuttuu: tehtävä siirtyy, työ jaetaan toiselle tai määräaika joustaa

Esimerkki: täytetty resurssisuunnitelma

Jyväskyläläinen ohjelmistoyritys toteuttaa asiakkaalleen ajanvarauspalvelun. Projekti kestää kahdeksan viikkoa, ja alla on suunnitelma sen neljälle ensimmäiselle viikolle. Projektikapasiteetti on arvioitu jokaisen kanssa erikseen: esimerkiksi projektipäällikkö Annalla on kaksi muuta projektia, ja asiantuntija Sari on mukana osa-aikaisesti.

Henkilö (rooli)	Kapasiteetti h/vk	vk 41	vk 42	vk 43	vk 44
Anna (projektipäällikkö)	20	18 h · 90 %	20 h · 100 %	22 h · 110 %	16 h · 80 %
Mikko (kehittäjä)	30	30 h · 100 %	36 h · 120 %	24 h · 80 %	30 h · 100 %
Laura (UX-suunnittelija)	15	15 h · 100 %	9 h · 60 %	6 h · 40 %	0 h · 0 %
Jussi (testaaja)	25	5 h · 20 %	10 h · 40 %	25 h · 100 %	30 h · 120 %
Sari (integraatioasiantuntija)	10	4 h · 40 %	8 h · 80 %	8 h · 80 %	12 h · 120 %
Tiimi yhteensä	100	72 h · 72 %	83 h · 83 %	85 h · 85 %	88 h · 88 %

Mitä taulukosta luetaan?

• Tiimitasolla kaikki näyttää hyvältä. Kuormitus pysyy 72–88 prosentissa joka viikko. Jos katsoisit vain yhteissummaa, et näkisi ongelmaa.
• Henkilötasolla viikoilla 42–44 on neljä ylikuormaa. Mikko on 120 prosentissa viikolla 42, koska toteutus ja suunnittelupalaverit osuvat samalle viikolle. Viikolla 44 sekä testaaja että integraatioasiantuntija ovat ylikuormitettuja.
• Lauralla on tilaa viikoilla 43–44. Hän voisi ottaa käytettävyystestauksen Jussilta, jolloin testauksen kuorma tasoittuu.
• Annan 110 % viikolla 43 johtuu ohjausryhmän kokouksen valmistelusta. Se on lyhyt piikki, jonka voi hyväksyä tietoisesti — kunhan se on päätös eikä yllätys.

Huomaa myös, että esimerkin kapasiteetit vaihtelevat 10 ja 30 tunnin välillä, vaikka kaikki ovat kokoaikaisia työntekijöitä. Ero syntyy muista projekteista, linjatehtävistä ja osa-aikaisesta osallistumisesta. Siksi kapasiteetti kysytään jokaiselta erikseen eikä oleteta.

Ratkaisut ovat tavallisesti yksinkertaisia, kun ne tehdään ajoissa: osa Mikon työstä siirretään viikolle 43, käytettävyystestaus siirtyy Lauralle ja Sarin integraatiotyöstä osa aikaistetaan viikolle 42. Kaikki tämä on helppoa suunnitteluvaiheessa ja vaikeaa viikolla 44.

Miten teet resurssisuunnitelman? Kuusi vaihetta

1. Aloita työn osituksesta. Resurssit suunnitellaan tehtäville, joten tarvitset ensin tehtävälistan. Katso ohje: työn ositus (WBS).
2. Arvioi työmäärä tunteina. Kesto (kalenteriaika) ja työmäärä (tunnit) ovat eri asioita. Kahden viikon tehtävä voi olla 10 tai 70 tuntia työtä.
3. Nimeä tekijät. Jokaiselle tehtävälle yksi vastuuhenkilö. Jos tekijää ei vielä tiedetä, käytä roolia.
4. Selvitä todellinen kapasiteetti. Kysy jokaiselta, paljonko hänellä on aikaa tälle projektille. Nyrkkisääntö: kokoaikaiselle, projektiin kokonaan nimetylle ihmiselle 25–30 tuntia viikossa, ei 40. Muille vähemmän.
5. Jaa tunnit viikoille ja laske kuormitus. Pohja laskee prosentin automaattisesti.
6. Tasoita ja hyväksytä. Siirrä, jaa tai venytä ylikuormitettuja kohtia. Käy lopputulos läpi tiimin ja niiden esihenkilöiden kanssa, joiden ihmisiä projekti käyttää — resurssisuunnitelma on sopimus, ei toive.

Kuinka usein resurssisuunnitelma päivitetään?

Resurssisuunnitelma ei ole kertaluonteinen liite, joka tehdään projektisuunnitelmaan ja unohdetaan. Se on hyödyllinen vain, jos se kuvaa tilannetta, joka on vielä totta. Käytännössä hyvä rytmi on:

• Suunnitteluvaiheessa koko projektin kesto karkealla tasolla — kuukausittain tai vaiheittain. Tavoite on varmistaa, että tarvittavat ihmiset ylipäätään ovat saatavilla.
• Toteutusvaiheessa tarkasti seuraavat 4–6 viikkoa ja karkeasti loput. Kauempana olevaa ei kannata suunnitella tunnin tarkkuudella, koska se muuttuu joka tapauksessa.
• Viikoittain lyhyt tarkistus: mitkä tehtävät siirtyivät ja mihin kuormitus siirtyi niiden mukana?
• Aina muutoksen jälkeen: kun tehtävä lisätään, määräaika siirtyy tai joku jää pois, katso kuormitus uudelleen ennen kuin lupaat uutta päivämäärää.

Vertaa myös suunniteltuja ja toteutuneita tunteja. Jos tehtävät vievät järjestelmällisesti 30 % enemmän aikaa kuin arvioitiin, ongelma ei ole yksittäisessä viikossa vaan arviointitavassa — ja se kannattaa korjata seuraavaan projektiin.

Projektin resurssit muutenkin kuin ihmisinä

Kun puhutaan projektin resursseista, tarkoitetaan useimmiten ihmisiä. Joissakin projekteissa kuitenkin pullonkaula on muualla, ja silloin se kuuluu samaan suunnitelmaan:

Resurssityyppi	Esimerkki	Miten suunnitellaan
Ihmiset	Projektitiimi, asiantuntijat, alihankkijat	Tunnit viikossa, kuormitus %
Laitteet ja koneet	Testiympäristö, nosturi, laboratoriolaite	Varauskalenteri, päällekkäisyyksien tarkistus
Tilat	Koulutustila, työmaa-alue	Varaukset viikoittain
Raha	Budjetti kuluriveittäin	Kassavirta kuukausittain, ks. budjetin seuranta

Rahoitetussa hankkeessa henkilöstökulut ovat usein budjetin suurin erä, ja resurssisuunnitelma toimii samalla perusteena tuntikirjanpidolle. Tarkista hyväksyttävien henkilöstökulujen ehdot aina rahoittajan omista ohjeista; yleiskatsaus on artikkelissa tukikelpoiset kustannukset ja omarahoitus.

Resurssisuunnitelman yleisimmät virheet

• 40 tunnin viikko. Kukaan ei tee projektityötä koko työaikaansa. Suunnitelma, joka olettaa niin, on myöhässä jo ensimmäisenä päivänä.
• Vain tiimin yhteissumma. Kuten esimerkissä, tiimi voi olla 80 prosentissa samaan aikaan kun kaksi ihmistä on ylikuormitettuja.
• Muita projekteja ei huomioida. Sama asiantuntija on nimetty kolmeen projektiin, ja jokainen projektipäällikkö olettaa saavansa hänet kokonaan.
• Suunnitelma ei päivity. Kun aikataulu siirtyy, myös kuormitus siirtyy. Excel-pohjassa se on tehtävä käsin.
• Lomat unohtuvat. Suomessa heinäkuu ja hiihtolomaviikot kannattaa merkitä pohjaan ensimmäisenä.

Miten Projektiassistentti auttaa

Excel-pohja toimii hyvin yhdessä projektissa. Kun samat ihmiset ovat useassa projektissa, kuormitus pitäisi laskea kaikista yhtä aikaa, ja silloin taulukko vanhenee nopeasti.

Projektiassistentin resurssisuunnittelu kuuluu Business-pakettiin (99 €/kk + alv). Siinä jokainen tiimin jäsen syöttää oman viikkokapasiteettinsa tunteina, ja Tiimin kuormitus -näkymä näyttää jokaisesta henkilöstä projektit, avoimet tehtävät, suunnitellut ja toteutuneet tunnit sekä kuormitusprosentin. Yhteenvedossa näkyy, montako henkilöä on yli kapasiteetin. Tiedot tulevat suoraan tehtävistä: kun tehtävällä on vastuuhenkilö ja suunniteltu työmäärä, se näkyy kuormituksessa ilman erillistä taulukkoa. Ohje löytyy käyttöoppaan luvusta portfolio, resurssisuunnittelu ja auditointi, ja samassa paketissa on myös Projektisalkku, joka kokoaa kaikki projektit yhteen näkymään.

Standard-paketissa ja kokeilujaksossa resurssisuunnittelua ei ole, mutta tehtäville voi silti merkitä vastuuhenkilön sekä suunnitellun ja toteutuneen työmäärän. Laajempi katsaus työkaluvaihtoehtoihin on sivulla projektinhallintaohjelmisto.

Usein kysyttyä

Mitä resurssisuunnitelmaan kuuluu?

Vähintään henkilöt ja roolit, kunkin todellinen projektikapasiteetti viikossa, tehtäviin suunnitellut tunnit viikoittain ja niistä laskettu kuormitusprosentti. Tarvittaessa myös poissaolot, kustannukset ja muut resurssit, kuten laitteet ja tilat.

Miten kuormitusprosentti lasketaan?

Suunnitellut tunnit jaetaan käytettävissä olevalla kapasiteetilla ja kerrotaan sadalla. Jos henkilöllä on projektille 25 tuntia viikossa ja hänelle on suunniteltu 30 tuntia, kuormitus on 120 %.

Mikä ero on resurssisuunnitelmalla ja aikataululla?

Aikataulu kertoo, milloin tehtävät tehdään. Resurssisuunnitelma kertoo, ehtiikö tekijä tehdä ne. Aikataulu voi olla looginen ja silti mahdoton, jos samalla ihmisellä on kolme rinnakkaista tehtävää.

Onko resurssisuunnitelmaan valmista pohjaa?

On: resurssisuunnitelmapohja on ilmainen Excel-tiedosto, joka laskee kuormitusprosentit ja värittää ylikuormitetut viikot. Lataus ei vaadi rekisteröitymistä.

Yhteenveto

Resurssisuunnitelma on taulukko ihmisistä ja viikoista: kapasiteetti, suunnitellut tunnit ja kuormitusprosentti. Laske kapasiteetti rehellisesti, katso kuormitus henkilöittäin eikä vain tiimitasolla ja tasoita ylikuormat ennen kuin työ alkaa. Silloin aikataulu on paitsi looginen myös toteutettavissa.

Jos haluat nähdä tiimisi kuormituksen kaikista projekteista yhdellä näkymällä, aloita maksuton kokeilu ja tutustu tuotteeseen. Resurssisuunnittelu on käytössä Business-paketissa.