Työkuorma ja resurssisuunnittelu projektissa

Aikataulu voi olla moitteeton ja silti mahdoton. Riittää, että kolmella rinnakkaisella tehtävällä on sama tekijä. Gantt-kaaviossa nuo rivit näyttävät kauniisti vierekkäin — todellisuudessa ne tarkoittavat, että yhden ihmisen pitäisi työskennellä kolminkertaisella kuormalla. Resurssisuunnittelu on se osa suunnittelua, joka tuo tämän ristiriidan esiin.

Todellinen kapasiteetti ei ole 40 tuntia viikossa

Yleisin suunnitteluvirhe on olettaa, että kokoaikainen työntekijä antaa projektille 40 tuntia viikossa. Todellisuudessa tunnit katoavat jo ennen kuin projektityö edes alkaa:

Mihin aika kuluu	Tyypillinen määrä viikossa
Kokoukset ja sisäinen viestintä	4–8 h
Päivittäinen linjatyö, joka ei katoa projektin ajaksi	5–15 h
Keskeytykset, kontekstin vaihdot, odottaminen	3–5 h
Lomat, sairauspäivät, koulutus (vuositasolla)	~10 % vuodesta

Käytännön nyrkkisääntö: suunnittele kokoaikaiselle ihmiselle projektityötä 25–30 tuntia viikossa, ei 40. Jos suunnitelma olettaa enemmän, se ei ole kunnianhimoinen — se on jo myöhässä.

Neljä asiaa, jotka resurssinäkymä kertoo

Ylikuorma. Kenellä on kerralla enemmän työtä kuin hän fyysisesti ehtii.
Alikäyttö. Kuka odottaa työtä, jota kukaan ei ole valmistellut.
Pullonkaula. Yksi ihminen, jonka kautta kulkee liian suuri osa projektista — yleensä se, joka "tietää kaiken".
Projektien välinen ristiriita. Kaksi projektipäällikköä suunnittelee saman ihmisen samalle viikolle, kumpikaan toisistaan tietämättä.

Neljäs kohta on ainoa, jota yhden projektin näkymästä ei voi lainkaan nähdä. Siihen tarvitaan salkkunäkymää — kaikki projektit kerralla, ihmisittäin.

Miten ylikuorma ratkaistaan

Kun ylikuorma on tunnistettu, ratkaisuja on neljä — ja niistä vain yksi ei ole kompromissi:

Tasaa kuorma. Siirrä myöhemmäksi tehtävät, joilla on pelivaraa. Se ei muuta määräaikaa, jos siirrettävä työ ei ole kriittisellä polulla.
Lisää resurssia. Tuo mukanaan kustannuksen ja perehtymisajan — uusi ihminen ei ole heti täydessä vauhdissa.
Pienennä laajuutta. Nopein ja epäsuosituin. Vaatii tilaajan päätöksen.
Pidennä määräaikaa. Rehellinen ratkaisu, jos kolme muuta eivät toimi.

Ainoa vaihtoehto, joka ei ole ratkaisu, on olettaa että tiimi kuittaa sen ylitöillä. Se toimii kuukauden, ei neljännestä.

Osaaminen ei ole vaihdettavissa

Resurssisuunnittelu ei ole vain tuntien jakamista. Kaksi ihmistä samalla tehtävänimikkeellä ei ole sama resurssi. Jos suunnittelet vain kuormaa ja sivuutat osaamisen, saat suunnitelman, joka on taulukossa tasapainossa ja käytännössä jumissa.

Sama koskee kriittistä tietoa: jos yksi ihminen on ainoa, joka osaa jotain, hän on yhtä aikaa pullonkaula ja riski. Se kuuluu riskirekisteriin, ei vain resurssisuunnitelmaan.

Viikoittainen rutiini, joka pitää kuorman hallinnassa

Katso seuraavan kahden viikon kuormaa ihmisittäin — ei koko projektin osalta.
Etsi rivit, joilla suunnitellut tunnit ylittävät todellisen kapasiteetin.
Tarkista, onko ylikuormitettu tehtävä kriittisellä polulla. Jos ei ole, siirrä.
Jos on, tee päätös heti: resurssi, laajuus vai määräaika.
Käy tämä läpi tiimin kanssa. Ihminen, joka tietää että hänen kuormaansa seurataan, kertoo ongelmasta aiemmin.

Miten Projektiassistentti auttaa

Projektiassistentissa tehtävillä on omistajat ja arviot, joten työkuorma ei ole erillinen taulukko vaan tulee suoraan projektisuunnitelmasta. Kanban-taulu näyttää, kuinka paljon työtä on kerralla käynnissä, ja Gantt-näkymä sen, missä tehtävät menevät päällekkäin. Salkkunäkymä nostaa esiin, missä sama ihminen on suunniteltu useaan projektiin kerralla — ennen kuin se näkyy viikkosuunnitelmassa.

Yhteenveto

Resurssisuunnittelu alkaa rehellisestä kapasiteetista: 25–30 tuntia projektityötä viikossa, ei 40. Katso kuormaa ihmisittäin, älä tehtävittäin, etsi pullonkauloja ja projektien välisiä ristiriitoja, ja kun ylikuorma syntyy, tee päätös — tasaa, lisää, pienennä tai pidennä. Kaikki neljä ovat parempia kuin hiljainen toivo.

Projektiassistentti avautuu Suomessa pian. Jos haluat nähdä, kuka on todella ylikuormitettu, liity jonotuslistalle.