Projektipankki vai projektinhallintaohjelmisto: mikä ero ja miten vertailla?

Projektipankki on hankkeen dokumenttien ja piirustusten hallittu jakopaikka: se pitää huolen siitä, että kaikki osapuolet näkevät saman, viimeisimmän version ja että vanhat revisiot jäävät jäljitettäviksi. Projektinhallintaohjelmisto taas hallitsee itse työtä: suunnitelmaa, aikataulua, tehtäviä, budjettia ja riskejä. Projektipankki vastaa kysymykseen "mikä on voimassa oleva piirustus?", projektinhallintaohjelmisto kysymykseen "pysyykö hanke aikataulussa ja budjetissa?".

Rakennusalalla nämä sekoitetaan usein, koska molempia kutsutaan arkikielessä hankkeen järjestelmäksi. Tässä artikkelissa käydään läpi ero, annetaan tarkistuslista projektipankkien vertailuun ja kerrotaan, mihin projektinhallintatyökalu asettuu pankin rinnalla. Yksittäisiä toimittajia tai hintoja emme nimeä. Ne muuttuvat, ja vertailu kannattaa tehdä aina oman hankkeen tarpeista käsin.

Mikä on projektipankki?

Projektipankki on syntynyt rakennushankkeiden tarpeeseen. Kun samaan kohteeseen tekee suunnitelmia arkkitehti, rakennesuunnittelija, LVI-, sähkö- ja automaatiosuunnittelija, eikä yksikään piirustus pysy samana koko hankkeen ajan, sähköposti ja jaettu kansio eivät riitä. Projektipankin keskeiset tehtävät ovat:

• Revisiohallinta. Jokaisella piirustuksella on revisiotunnus, ja vanhat versiot säilyvät jäljitettävinä.
• Kansiorakenne ja metatiedot. Asiakirjat löytyvät suunnittelualan, kerroksen, rakennusosan tai muun sovitun luokittelun mukaan.
• Käyttöoikeudet. Urakoitsija näkee urakkansa asiakirjat, suunnittelija voi tallentaa oman alansa aineistoa, ja tilaaja näkee kaiken.
• Jakelu ja ilmoitukset. Kun suunnitelma päivittyy, oikeat ihmiset saavat tiedon.
• Arkistointi. Hankkeen päätyttyä aineisto luovutetaan tilaajalle tai ylläpitoon.

Projektipankki ei kuitenkaan tiedä, mitä piirustuksen viivästyminen tekee aikataululle tai budjetille. Se tietää, milloin revisio C hyväksyttiin, mutta ei sitä, että hyväksynnän myöhästyminen siirsi talotekniikan asennuksen alkua kolmella viikolla.

Projektipankki vai projektinhallintaohjelmisto: mikä ero?

	Projektipankki	Projektinhallintaohjelmisto
Ydinkysymys	Mikä on voimassa oleva versio?	Pysyykö hanke aikataulussa ja budjetissa?
Keskeinen sisältö	Piirustukset, tietomallit, asiakirjat	Vaiheet, tehtävät, aikataulu, kulut, riskit, päätökset
Muutos tarkoittaa	Uutta revisiota	Siirtynyttä määräaikaa, muuttunutta kustannusta tai uutta riskiä
Käyttäjät	Suunnittelijat, urakoitsijat, tilaaja, valvoja	Projektipäällikkö, rakennuttaja, ohjausryhmä, johto
Tuotos	Ajantasainen asiakirja-aineisto	Tilanneraportti, ennuste, päätöshistoria
Elinkaari	Suunnittelusta luovutukseen ja arkistoon	Hankkeen käynnistyksestä päättämiseen

Kumpikaan ei korvaa toista. Laajemman kuvan rakennusalan ohjelmistokategorioista, mukaan lukien tietomallikoordinointi ja työmaan laadunhallinta, löydät artikkelista rakennusalan projektinhallinta: ohjelmistot ja projektipankki. Siellä käydään läpi myös projektipankkien tyypilliset hinnoittelumallit.

Miten rakennusalan projektipankkeja kannattaa vertailla?

Projektipankkien esittelyt näyttävät usein samalta: kansiot, versiot, käyttöoikeudet. Erot löytyvät yksityiskohdista, ja ne paljastuvat vasta, kun hanke on käynnissä. Käytä tätä tarkistuslistaa vertailun runkona:

Kriteeri	Mitä kysyä	Mistä ero tunnistaa
Tekninen dokumentaatio	Mitä tiedostomuotoja pankki esikatselee selaimessa (PDF, DWG, IFC)? Voiko asiakirjoihin liittää metatietoja ja hakea niillä?	Pystyykö työmaan työnjohtaja avaamaan piirustuksen puhelimella ilman erillistä ohjelmaa
Piirustusversiot	Miten revisiot numeroidaan? Näkyykö edellinen versio vertailtavana? Merkitäänkö korvattu piirustus selvästi vanhentuneeksi?	Voiko vanhan revision tulostaa vahingossa ilman varoitusta
Käyttöoikeudet	Voiko oikeudet antaa kansio-, urakka- tai roolikohtaisesti? Miten ulkopuolinen käyttäjä kutsutaan ja poistetaan?	Kuinka monella klikkauksella aliurakoitsijan oikeudet poistetaan urakan päätyttyä
Käyttöönotto	Kuka perustaa kansiorakenteen? Saako valmiin hankepohjan? Paljonko koulutusta osapuolet tarvitsevat?	Pääseekö uusi suunnittelija tallentamaan aineistoa ensimmäisenä päivänä ilman tukipuhelua
Hinnoittelumalli	Maksetaanko hankkeen, käyttäjän vai tallennustilan mukaan? Maksavatko ulkopuoliset osapuolet?	Mitä arkistointi ja aineiston vienti maksavat hankkeen päätyttyä
Integraatiot	Onko pankissa rajapinta (API) tai tapahtumailmoitukset? Liittyykö se tietomallityökaluihin, tulostuspalveluun tai muihin hankkeen järjestelmiin?	Saako revision hyväksynnästä tiedon muihin järjestelmiin ilman käsin kopiointia

Testaa demossa oikealla aineistolla

Pyydä toimittajalta koeympäristö ja vie sinne osa oikean hankkeen aineistosta. Tee viisi testiä:

1. Tallenna piirustuksesta uusi revisio ja tarkista, näkevätkö kaikki osapuolet sen heti ja onko vanha merkitty korvatuksi.
2. Kutsu ulkopuolinen käyttäjä, rajaa hänet yhteen kansioon ja poista oikeus.
3. Hae asiakirja pelkillä metatiedoilla, esimerkiksi rakennusosan ja suunnittelualan mukaan.
4. Avaa piirustus puhelimella työmaalla.
5. Pyydä koko aineiston vienti ja katso, missä muodossa se tulee ulos.

Viimeinen testi on tärkein. Rakennushankkeen aineisto on käytössä vuosikymmeniä hankkeen jälkeen, ja sen pitää olla luettavissa myös silloin, kun projektipankkisopimus on päättynyt.

Kuka projektipankin valitsee ja omistaa?

Rakennusalan projektipankki on usein tilaajan tai rakennuttajan päätös, ja se kannattaa tehdä ennen suunnittelun alkua. Jos pankki valitaan vasta, kun suunnittelijat ovat jo jakaneet aineistoa sähköpostilla ja omissa kansioissaan, ensimmäinen kuukausi kuluu vanhan aineiston siirtämiseen ja siihen, että selvitetään, mikä versio on oikea.

Sovi ennen käyttöönottoa ainakin nämä:

• Pääkäyttäjä. Kuka perustaa kansiot, antaa ja poistaa oikeudet ja vastaa siitä, että rakenne pysyy siistinä? Ilman nimettyä vastuuhenkilöä pankki muuttuu nopeasti uudeksi jaetuksi kansioksi.
• Nimeämis- ja revisiokäytäntö. Sovi tiedostojen nimeäminen ja revisiotunnukset kaikkien suunnittelualojen kesken. Tämän voi kirjata suunnitteluohjeeseen tai suunnittelusopimuksen liitteeseen.
• Hyväksymiskäytäntö. Kuka merkitsee piirustuksen rakentamiskelpoiseksi, ja miten se näkyy pankissa?
• Luovutus. Missä muodossa ja kenelle aineisto luovutetaan hankkeen päätyttyä, ja kuka maksaa arkistoinnin?

Yleisimmät virheet

Kolme virhettä toistuu hankkeesta toiseen. Ensimmäinen: projektipankista yritetään tehdä projektinhallinnan työkalu lisäämällä sinne aikataulutaulukko ja pöytäkirjat, jolloin kukaan ei tiedä, mikä aikataulu on voimassa. Toinen: urakoitsijoiden oikeuksia ei poisteta urakan päätyttyä. Kolmas: vientimahdollisuus tarkistetaan vasta, kun sopimus on päättymässä.

Projektipankin hinta: mistä se muodostuu?

Haku "projektipankki hinta" ei tuota vertailukelpoista lukua, koska hinnoittelumallit poikkeavat toisistaan. Hinta voi määräytyä hankkeen, käyttäjien tai tallennustilan mukaan, ja sama pankki voi olla pienessä hankkeessa edullinen ja suuressa kallis. Vertaa siksi kokonaiskustannusta koko hankkeen elinkaaren ajalta: käyttöönotto, käyttäjät mukaan lukien ulkopuoliset, tallennustilan kasvu tietomallien ja revisioiden myötä sekä arkistointi ja aineiston luovutus. Tarkemmin hinnoittelumalleista kerrotaan rakennusalan ohjelmistoja käsittelevässä artikkelissa.

Huomaa myös, mitä hintaan ei sisälly. Projektipankki ei hoida aikataulua, budjettia eikä riskejä. Ne tehdään erikseen, usein taulukkolaskennassa projektipäällikön omalla ajalla.

Mihin projektinhallintaohjelmisto asettuu projektipankin rinnalla?

Käytännössä tehtävät jakautuvat näin:

• Projektipankissa ovat piirustukset, tietomallit, työselitykset ja muut suunnitelma-asiakirjat versioineen.
• Projektinhallintaohjelmistossa ovat hankkeen vaiheet, välitavoitteet, tehtävät vastuuhenkilöineen, budjetti kuluriveineen, riskirekisteri ja päätösloki.

Raja kulkee siinä, onko kyse asiakirjasta vai työstä. "Rakennesuunnitelmat, revisio B" on asiakirja ja kuuluu pankkiin. "Rakennesuunnitelmien hyväksyntä ennen runkourakan alkua, vastuuhenkilö rakennuttajan projektipäällikkö, määräaika viikko 14" on työtä ja kuuluu projektinhallintaan.

Miten kaksi järjestelmää pysyvät yhdessä?

Kahden järjestelmän riski on, että sama tieto kirjataan kahteen kertaan ja versiot alkavat erota. Sen välttämiseksi riittää kolme sääntöä:

• Älä kopioi asiakirjoja, viittaa niihin. Kirjaa tehtävään tai päätökseen piirustuksen tunnus ja revisio, älä tiedostoa itseään.
• Aikataulu on vain yhdessä paikassa. Jos pankkiin tallennetaan aikataulu, se on tuloste projektinhallintatyökalusta päivämäärineen, ei muokattava versio.
• Päätös kirjataan sinne, missä sen vaikutus näkyy. Suunnitelmamuutoksen hyväksyntä vaikuttaa aikatauluun ja budjettiin, joten se kirjataan projektinhallintaan, ja uusi revisio pankkiin.

Esimerkki: taloyhtiön linjasaneeraus

Tamperelainen taloyhtiö käynnistää linjasaneerauksen. Suunnitelmat, urakkaohjelma ja työmaan asiakirjat ovat isännöitsijän valitsemassa projektipankissa, jonne suunnittelijat ja urakoitsija tallentavat aineistonsa. Rakennuttajakonsultti pitää rinnalla projektinhallintaohjelmistoa, jossa ovat hankkeen vaiheet hallituksen päätöksestä vastaanottoon, osakkaiden tiedotustilaisuudet, ALV-eritelty budjetti ja riskit, kuten asbestikartoituksen tulokset ja väistöasuntojen saatavuus.

Kun LVI-suunnitelmiin tulee muutos, uusi revisio tallennetaan pankkiin. Projektinhallinnan puolella kirjataan päätös siitä, mitä muutos tarkoittaa: siirtyykö porraskohtainen aloitus, kasvaako kustannus ja kuka hyväksyi. Hallituksen kokoukseen tilannekatsaus otetaan projektinhallintatyökalusta, piirustukset pankista. Kumpikaan ei yritä tehdä toisen työtä.

Onko Projektiassistentti projektipankki?

Ei ole. Projektiassistentti on projektinhallintaohjelmisto. Projektiin voi liittää tiedostoja (PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG ja TXT, yhteensä enintään 25 Mt projektia kohden), ja niitä voi ladata ja poistaa. Liitteet sopivat esimerkiksi sopimukselle, päätöspöytäkirjalle tai kustannusarviolle. Revisiohallintaa, piirustusten esikatselua, DWG- tai IFC-tiedostoja ja kansiokohtaisia käyttöoikeuksia siinä ei ole, eikä sitä ole tarkoitettu piirustusaineiston säilytykseen. Siihen tarvitset projektipankin.

Projektiassistentti hoitaa pankin rinnalla sen osan, joka jää yleensä taulukkoon. Kuvailet hankkeen omin sanoin, ja tekoäly laatii siitä vaiheet, aikataulun riippuvuuksineen, ALV-eritellyn budjetin ja riskirekisterin. Gantt-näkymän kriittinen polku näyttää, mitkä vaiheet siirtävät valmistumista. Suunnitelmien, rakennusluvan ja rahoituksen kaltaiset edellytykset voi kirjata hyväksyttäviksi välitavoitteiksi, ja päätösloki kertoo jälkikäteen, kuka päätti ja milloin. Projektin voi jakaa katselijoille, muokkaajille ja ylläpitäjille.

Jos haluat ensin kirjata hankkeen riskit ilman ohjelmistoa, voit ladata riskirekisteripohjan. Se on ilmainen Excel-tiedosto, jossa on mukana 5×5-riskimatriisi, eikä lataaminen vaadi rekisteröitymistä. Rakennushankkeen tyypilliset riskit, kuten lupaviive, pohjaolosuhteet ja materiaalitoimitukset, kannattaa kirjata siihen heti alussa.

Business-tilauksessa on lisäksi integraatioita: API-tunnisteet, projektin webhookit, Slack- ja Teams-ilmoitukset sekä kalenterisyöte. Valmista liitosta tiettyyn projektipankkiin ei ole, mutta jos pankissa on oma rajapinta, tietoja voi yhdistää näiden avulla. Tarkista tällöin pankin toimittajalta, mitä sen rajapinta tukee. Rakennus- ja kiinteistöhankkeiden käyttötavoista kerrotaan tarkemmin sivulla rakentaminen ja kiinteistöt.

Usein kysyttyä

Tarvitaanko projektipankkia, jos käytössä on projektinhallintaohjelmisto?

Jos hankkeessa on useita suunnittelualoja ja ulkopuolisia osapuolia, kyllä. Projektinhallintaohjelmisto ei hoida piirustusten revisiohallintaa. Pienessä remontissa jaettu kansio voi riittää asiakirjoille, mutta aikataulu ja budjetti tarvitsevat silti oman paikkansa.

Mitä projektipankkien vertailussa kannattaa painottaa?

Piirustusversioiden hallintaa, käyttöoikeuksia ulkopuolisille osapuolille, käyttöönoton vaivattomuutta ja sitä, saako aineiston ulos hankkeen päätyttyä. Hinnoittelussa kannattaa verrata koko elinkaaren kustannusta, ei kuukausimaksua.

Voiko projektinhallintaohjelmistoon tallentaa piirustukset?

Liitteitä voi yleensä tallentaa, mutta se ei korvaa revisiohallintaa. Projektiassistentissa liitteitä voi olla enintään 25 Mt projektia kohden, ja ne on tarkoitettu hankkeen hallinnon asiakirjoille, ei piirustusaineistolle.

Onko projektipankki sama kuin dokumenttienhallintajärjestelmä?

Läheistä sukua. Projektipankki on hankekohtainen dokumenttienhallinta, jossa korostuvat usean organisaation yhteiskäyttö, piirustusten revisiot ja aineiston luovutus hankkeen päätyttyä.

Yhteenveto

Projektipankki hallitsee asiakirjoja, projektinhallintaohjelmisto työtä. Rakennushankkeessa tarvitaan yleensä molempia. Vertaa projektipankkeja oikealla aineistolla ja kuuden kriteerin avulla: dokumentaatio, piirustusversiot, käyttöoikeudet, käyttöönotto, hinnoittelumalli ja integraatiot. Valitse rinnalle työkalu, joka pitää aikataulun, budjetin, riskit ja päätökset samassa paikassa.

Jos aikataulu ja budjetti ovat nyt taulukossa projektipankin vieressä, kokeile Projektiassistenttia 14 päivää maksutta. Luottokorttia ei tarvita.