Projekti ei yleensä epäonnistu siksi, ettei kukaan osannut tehdä työtä. Se epäonnistuu siksi, että siirryttiin vaiheesta toiseen ilman että edellinen olisi oikeasti viety loppuun: toteutus alkoi ennen suunnitelman hyväksyntää tai projekti julistettiin valmiiksi, kun laskut olivat vielä maksamatta. Projektin vaiheet ovat juuri se järjestelmä, joka estää tämän — jokainen vaihe päättyy päätökseen eikä hiljaiseen hiipumiseen.
Miksi projekti ylipäätään jaetaan vaiheisiin?
- Päätöspisteet. Jokaisen vaiheen lopussa kysytään: menemmekö eteenpäin, muutammeko jotain vai lopetammeko? Ilman niitä ainoa päätöspiste on se, kun raha loppuu.
- Odotukset. Tilaaja tietää, milloin hän näkee jotain ja milloin hänen pitää vahvistaa jotain.
- Riskit ajassa. Aikaisin tehty virhe on halpa, myöhään tehty kallis. Vaiheet antavat paikan, jossa etsiä virheitä ennen kuin ne käyvät kalliiksi.
1. Aloitus
Tässä vaiheessa vastataan yhteen kysymykseen: kannattaako tätä projektia ylipäätään tehdä? Kuvataan ongelma, odotettu hyöty, alustava suuruusluokka ajassa ja rahassa sekä nimetään projektipäällikkö ja tilaaja.
Tuotos: lyhyt projektin aloitusdokumentti tai projektisuunnitelman peruskirja. Päätöspiste: annammeko vihreää valoa suunnittelulle? Yleisin virhe on ohittaa tämä vaihe — silloin puolen vuoden päästä selviää, ettei kukaan osannut sanoa milloin projekti on onnistunut.
2. Suunnittelu
Työläin vaihe, jonka aikana syntyy projektisuunnitelma: laajuus, työn ositus, aikataulu riippuvuuksineen, budjetti, tiimin roolit ja riskirekisteri.
Tuotos: hyväksytty suunnitelma ja perustaso (baseline), jota vasten todellisuutta myöhemmin verrataan. Päätöspiste: onko suunnitelma puolustettavissa — pystymmekö perustelemaan, miksi juuri näin? Jos projekti tarvitsee rahoitusta, tässä valmistuu myös hakemus.
3. Toteutus
Täällä tehdään varsinainen työ: tilataan, kehitetään, rakennetaan, koulutetaan. Projektipäällikön työ tässä vaiheessa ei ole tehdä itse vaan poistaa esteitä ja pitää toimintasuunnitelma ajan tasalla.
Tuotos: sovitut tuotokset. Päätöspiste: jokainen välitavoite — hyväksytäänkö tämä tuotos?
4. Seuranta ja ohjaus
Tämä vaihe ei tule toteutuksen jälkeen vaan kulkee sen rinnalla. Verrataan suunnitelmaa ja todellisuutta: kuinka paljon on käytetty, mikä on myöhässä, mitkä riskit ovat toteutumassa, onko laajuus hiipinyt huomaamatta.
Tuotos: tilanneraportit ja muutospäätökset. Päätöspiste: jokaisen poikkeaman kohdalla — pienennämmekö laajuutta, lisäämmekö resurssia, siirrämmekö määräaikaa vai hyväksymmekö poikkeaman?
5. Päättäminen
Projekti ei pääty siihen, että työ on tehty. Se päättyy silloin, kun tuotos on luovutettu, laskut maksettu, asiakirjat arkistoitu ja opitut asiat kirjattu. Rahoitetussa hankkeessa mukaan tulevat loppuraportti ja jäljitysketju.
Tuotos: vastaanottotodistus, loppuraportti, opitut asiat. Päätöspiste: onko projekti virallisesti suljettu?
Viisi vaihetta yhdessä taulukossa
| Vaihe | Pääkysymys | Tuotos | Päätös lopussa |
|---|---|---|---|
| Aloitus | Kannattaako tehdä? | Projektin peruskirja | Suunnittelemmeko? |
| Suunnittelu | Miten teemme? | Suunnitelma, budjetti, riskit | Hyväksytäänkö suunnitelma? |
| Toteutus | Saammeko tehtyä? | Tuotokset | Hyväksytäänkö tuotos? |
| Seuranta | Olemmeko kurssissa? | Tilanne, muutokset | Mitä teemme poikkeamalle? |
| Päättäminen | Olemmeko valmiit? | Luovutus, opitut asiat | Suljetaanko projekti? |
Missä projektit oikeasti jäävät jumiin
- Aloituksen ja suunnittelun välissä. Idea on olemassa, mutta kukaan ei kirjoita sitä puolustettavaksi suunnitelmaksi — projekti jää kuukausiksi "valmisteluun".
- Suunnittelun lopussa. Suunnitelma on olemassa, mutta päättäjä ei ymmärrä, onko se valmis. Näin syntyy hyväksymättömiä suunnitelmia, joiden mukaan jo tehdään töitä.
- Päättämisen edessä. Tuotos on luovutettu, mutta muodollinen sulkeminen venyy. Opitut asiat jäävät kirjaamatta ja seuraava projekti toistaa samat virheet.
Käyvätkö kaikki projektit läpi kaikki viisi?
Kyllä, mutta eri rytmissä. Vesiputousmallissa vaiheet käydään kerran peräkkäin. Ketterässä työssä suunnittelu, toteutus ja seuranta toistuvat joka sprintissä, kun taas aloitus ja päättäminen ovat kertaluonteisia. Kumpi sopii sinun projektiisi riippuu siitä, kuinka paljon on etukäteen tiedossa — katso menetelmien vertailu.
Miten Projektiassistentti asettaa vaiheet paikoilleen
Projektiassistentti laatii projektikuvauksesta heti vaihepohjaisen rakenteen: vaiheet, välitavoitteet, tehtävät ja niiden riippuvuudet. Kunkin vaiheen tilanne näkyy Gantt-näkymässä, juokseva työ Kanban-taululla. Päätösportti ei anna hyväksyä projektia ennen kuin edellytykset täyttyvät — näin toteutus ei ala vahingossa puolittain suunnitellussa projektissa.
Yhteenveto
Projektin viisi vaihetta — aloitus, suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen — eivät ole byrokratiaa vaan sarja päätöspisteitä. Jokainen vaihe päättyy kysymykseen, johon jonkun pitää vastata. Jos vastausta ei tule, projekti ei ole edennyt, se vain kuluttaa aikaa edelleen.
Projektiassistentti avautuu Suomessa pian — liity jonotuslistalle.
Tee tämä Projektiassistentissa
Teoria on yksi asia. Katso, miten Projektiassistentti tekee sen sinun projektissasi.
Lue lisää samasta aiheesta
Projektitiimin työkuorma ja resurssisuunnittelu: miten välttää ylikuormitus
Aikataulu voi olla moitteeton ja silti mahdoton. Riittää, että kolmella rinnakkaisella tehtävällä on sama tekijä.…
Projektin tilanneraportti: mitä johto oikeasti haluaa tietää
Useimmat tilanneraportit on kirjoitettu siksi, että projektipäällikkö voisi sanoa "minä tiedotin". Niitä ei lueta. Hyvä…
Projektin laajuuden hiipiminen (scope creep): miten tunnistaa ja pysäyttää se
Yksikään projekti ei kaadu yhteen suureen päätökseen. Se kaatuu kahteenkymmeneen pieneen: "lisätään vielä yksi näkymä",…