Projektin vaiheet: viisi vaihetta aloituksesta päättämiseen

Projekti ei yleensä epäonnistu siksi, ettei kukaan osannut tehdä työtä. Se epäonnistuu siksi, että siirryttiin vaiheesta toiseen ilman että edellinen olisi oikeasti viety loppuun: toteutus alkoi ennen suunnitelman hyväksyntää tai projekti julistettiin valmiiksi, kun laskut olivat vielä maksamatta. Projektin vaiheet ovat juuri se järjestelmä, joka estää tämän — jokainen vaihe päättyy päätökseen eikä hiljaiseen hiipumiseen.

Miksi projekti ylipäätään jaetaan vaiheisiin?

• Päätöspisteet. Jokaisen vaiheen lopussa kysytään: menemmekö eteenpäin, muutammeko jotain vai lopetammeko? Ilman niitä ainoa päätöspiste on se, kun raha loppuu.
• Odotukset. Tilaaja tietää, milloin hän näkee jotain ja milloin hänen pitää vahvistaa jotain.
• Riskit ajassa. Aikaisin tehty virhe on halpa, myöhään tehty kallis. Vaiheet antavat paikan, jossa etsiä virheitä ennen kuin ne käyvät kalliiksi.

Projektin vaiheet kaaviona

Kaaviossa jokainen vaihe on laatikko, jolla on kaksi asiaa: tuotos, joka vaiheesta jää käteen, ja päätösportti, jossa joku päättää siirtymisestä seuraavaan vaiheeseen.

1. 1. Aloitus
   Tuotos: Projektin peruskirja
   Päätösportti: Suunnitellaanko?
   →
2. 2. Suunnittelu
   Tuotos: Suunnitelma, budjetti, riskit
   Päätösportti: Hyväksytäänkö suunnitelma?
   →
3. 3. Toteutus
   Tuotos: Sovitut tuotokset
   Päätösportti: Hyväksytäänkö tuotos?
   →
4. 4. Seuranta ja ohjaus
   Tuotos: Tilanneraportit, muutospäätökset
   Päätösportti: Mitä teemme poikkeamalle?
   →
5. 5. Päättäminen
   Tuotos: Luovutus, loppuraportti, opitut asiat
   Päätösportti: Suljetaanko projekti?

Kaavio lukee vasemmalta oikealle, mutta yksi vaihe poikkeaa järjestyksestä: seuranta ja ohjaus ei ala toteutuksen jälkeen vaan kulkee sen rinnalla koko toteutuksen ajan. Jos piirrät kaavion projektisuunnitelmaasi, merkitse seuranta toteutuksen alle kulkevaksi palkiksi ja päätösportit vaiheiden väliin — silloin näkyy heti, missä kohdassa projekti odottaa päätöstä.

1. Aloitus

Tässä vaiheessa vastataan yhteen kysymykseen: kannattaako tätä projektia ylipäätään tehdä? Kuvataan ongelma, odotettu hyöty, alustava suuruusluokka ajassa ja rahassa sekä nimetään projektipäällikkö ja tilaaja.

Tuotos: lyhyt projektin aloitusdokumentti tai projektisuunnitelman peruskirja. Päätöspiste: annammeko vihreää valoa suunnittelulle? Yleisin virhe on ohittaa tämä vaihe — silloin puolen vuoden päästä selviää, ettei kukaan osannut sanoa milloin projekti on onnistunut.

2. Suunnittelu

Työläin vaihe, jonka aikana syntyy projektisuunnitelma: laajuus, työn ositus, aikataulu riippuvuuksineen, budjetti, tiimin roolit ja riskirekisteri.

Tuotos: hyväksytty suunnitelma ja perustaso (baseline), jota vasten todellisuutta myöhemmin verrataan. Päätöspiste: onko suunnitelma puolustettavissa — pystymmekö perustelemaan, miksi juuri näin? Jos projekti tarvitsee rahoitusta, tässä valmistuu myös hakemus.

3. Toteutus

Täällä tehdään varsinainen työ: tilataan, kehitetään, rakennetaan, koulutetaan. Projektipäällikön työ tässä vaiheessa ei ole tehdä itse vaan poistaa esteitä ja pitää toimintasuunnitelma ajan tasalla.

Tuotos: sovitut tuotokset. Päätöspiste: jokainen välitavoite — hyväksytäänkö tämä tuotos?

4. Seuranta ja ohjaus

Tämä vaihe ei tule toteutuksen jälkeen vaan kulkee sen rinnalla. Verrataan suunnitelmaa ja todellisuutta: kuinka paljon on käytetty, mikä on myöhässä, mitkä riskit ovat toteutumassa, onko laajuus hiipinyt huomaamatta.

Tuotos: tilanneraportit ja muutospäätökset. Päätöspiste: jokaisen poikkeaman kohdalla — pienennämmekö laajuutta, lisäämmekö resurssia, siirrämmekö määräaikaa vai hyväksymmekö poikkeaman?

5. Päättäminen

Projekti ei pääty siihen, että työ on tehty. Se päättyy silloin, kun tuotos on luovutettu, laskut maksettu, asiakirjat arkistoitu ja opitut asiat kirjattu. Rahoitetussa hankkeessa mukaan tulevat loppuraportti ja jäljitysketju.

Tuotos: vastaanottotodistus, loppuraportti, opitut asiat. Päätöspiste: onko projekti virallisesti suljettu?

Viisi vaihetta yhdessä taulukossa

Vaihe	Pääkysymys	Tuotos	Päätös lopussa
Aloitus	Kannattaako tehdä?	Projektin peruskirja	Suunnittelemmeko?
Suunnittelu	Miten teemme?	Suunnitelma, budjetti, riskit	Hyväksytäänkö suunnitelma?
Toteutus	Saammeko tehtyä?	Tuotokset	Hyväksytäänkö tuotos?
Seuranta	Olemmeko kurssissa?	Tilanne, muutokset	Mitä teemme poikkeamalle?
Päättäminen	Olemmeko valmiit?	Luovutus, opitut asiat	Suljetaanko projekti?

Missä projektit oikeasti jäävät jumiin

• Aloituksen ja suunnittelun välissä. Idea on olemassa, mutta kukaan ei kirjoita sitä puolustettavaksi suunnitelmaksi — projekti jää kuukausiksi "valmisteluun".
• Suunnittelun lopussa. Suunnitelma on olemassa, mutta päättäjä ei ymmärrä, onko se valmis. Näin syntyy hyväksymättömiä suunnitelmia, joiden mukaan jo tehdään töitä.
• Päättämisen edessä. Tuotos on luovutettu, mutta muodollinen sulkeminen venyy. Opitut asiat jäävät kirjaamatta ja seuraava projekti toistaa samat virheet.

Käyvätkö kaikki projektit läpi kaikki viisi?

Kyllä, mutta eri rytmissä. Vesiputousmallissa vaiheet käydään kerran peräkkäin. Ketterässä työssä suunnittelu, toteutus ja seuranta toistuvat joka sprintissä, kun taas aloitus ja päättäminen ovat kertaluonteisia. Kumpi sopii sinun projektiisi riippuu siitä, kuinka paljon on etukäteen tiedossa — katso menetelmien vertailu.

Projektin elinkaari ja vaiheistus

Projektin elinkaari tarkoittaa koko matkaa ideasta projektin sulkemiseen — käytännössä samoja viittä vaihetta katsottuna kokonaisuutena. Vaiheistus taas on päätös siitä, miten juuri tämä projekti jaetaan vaiheisiin: kuinka monta vaihetta, mitä kunkin lopussa pitää olla valmiina ja kuka päättää siirtymisestä seuraavaan.

Viisi vaihetta ovat yleinen malli, eivät pakko. Vaiheistus kannattaa sovittaa projektin luonteeseen:

• Rakennushanke: hankesuunnittelu, rakennussuunnittelu, rakentaminen, vastaanotto ja takuuaika.
• Ohjelmistoprojekti: esiselvitys, määrittely, suunnittelu, toteutus sprintteinä, testaus ja käyttöönotto. Ohjelmistoprojektin vaiheista ja tyypillisistä sudenkuopista tarkemmin: IT-projektin hallinta: vaiheet ja sudenkuopat.
• Rahoitettu hanke: hakemus, käynnistys, toteutus sekä väli- ja loppuraportointi — rahoittajan raportointikaudet määräävät usein vaiheiden rajat.

Tärkeintä on, että jokaisella vaiheella on tuotos ja päätösportti. Vaihe ilman päätöstä lopussa on pelkkä ajanjakso.

Miten Projektiassistentti asettaa vaiheet paikoilleen

Projektiassistentti laatii projektikuvauksesta heti vaihepohjaisen rakenteen: vaiheet, välitavoitteet, tehtävät ja niiden riippuvuudet. Kunkin vaiheen tilanne näkyy Gantt-näkymässä, juokseva työ Kanban-taululla. Kun edellytykset kirjataan hyväksyttäviksi välitavoitteiksi ja projekti pidetään Luonnos-tilassa siihen asti, toteutus ei ala vahingossa puolittain suunnitellussa projektissa.

Yhteenveto

Projektin viisi vaihetta — aloitus, suunnittelu, toteutus, seuranta ja päättäminen — eivät ole byrokratiaa vaan sarja päätöspisteitä. Jokainen vaihe päättyy kysymykseen, johon jonkun pitää vastata. Jos vastausta ei tule, projekti ei ole edennyt, se vain kuluttaa aikaa edelleen.

Projektiassistentti on käytettävissä nyt — aloita maksuton kokeilu.