Kunnan hanke ideasta valmiiseen projektiin — tekoälyn avulla
Kymmeniä hankkeita, muutama projektipäällikkö ja tiukka talousarvio — mistä tiedät, mitkä niistä ovat oikeasti hallinnassa? Projektiassistentti kokoaa kunnan tai hyvinvointialueen investoinnit, strategian toimenpiteet ja tukihankkeet yhteen ympäristöön: suunnitelma aikatauluineen, budjetteineen, riskeineen ja vastuuhenkilöineen valmistuu minuuteissa, ja johto näkee koko hankesalkun tilanteen yhdestä näkymästä.
Kunnan hankkeiden ei pitäisi elää Excelissä, Wordissa ja sähköposteissa
Hanketiedot, päätökset, budjetti, määräajat ja riskit ovat usein eri tiedostoissa ja ihmisten postilaatikoissa. Projektiassistentti kokoaa ne yhden hankkeen alle ja auttaa arvioimaan toteutettavuuden jo ennen kuin rahaa kuluu.
Tieto on hajallaan
Budjetti Excelissä, toimintasuunnitelma Wordissa, sovitut asiat sähköposteissa ja kokousmuistioissa. Kokonaiskuvaa ei ole kenelläkään.
Suunnittelu vie liikaa aikaa
Jokainen uusi hanke alkaa pitkälti tyhjästä, vaikka edellinen samankaltainen on jossain kansiossa valmiina.
Ongelmat paljastuvat liian myöhään
Puuttuva lupa, epärealistinen aikataulu tai resurssipula tulee esiin vasta toteutusvaiheessa — kun muuttaminen on jo kallista.
Vastuut ovat epäselviä
Kuka päättää, kuka tekee ja kuka vastaa? Ja missä vaiheessa hanke oikeasti on — eikä vain sen mukaan, mitä kokouksessa sanottiin?
Ennen kuin rahaa käytetään: onko hanke oikeasti valmis?
Siisti dokumentti ja päätösvalmis hanke eivät ole sama asia. Ennen käynnistystä käyt yhdestä näkymästä läpi, ovatko tavoite, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, budjetti, luvat ja rahoitusehdot keskenään johdonmukaisia — ja näet, mitä vielä puuttuu.
- Päätösportti ennen aloitusta
Jos talousarvio, luvat tai rahoitusehdot ovat kesken, pidä hanke Luonnos-tilassa ja kirjaa puuttuvat edellytykset hyväksyttäviksi välitavoitteiksi. Hyväksyjä ja ajankohta tallentuvat.
- Ristiriidat näkyviin
Jos budjetti ei kata suunniteltua työtä tai määräaika ei mahdu riippuvuuksien väliin, se näkyy ennen päätöstä eikä vasta sen jälkeen.
- ALV-eritelty budjetti
Kulurivit nettona ja arvonlisävero erikseen, vapaa saldo reaaliajassa — tarkka kuva talousarvion toteutumisen seurantaan.
Mihin kunnat ja hyvinvointialueet käyttävät Projektiassistenttia
Lopputulos ei ole tyhjä mallipohja vaan juuri sinun hankettasi varten laadittu suunnitelma. Tekoäly ottaa huomioon alan erityispiirteet — kytkennän strategiaan, talousarvion, luvat, riippuvuudet ja rahoitusehdot.
Investoinnit & infrastruktuuri
Kadut, katuvalaistus, vesihuolto ja palveluverkon toimitilat — vaiheet, luvat, riippuvuudet ja budjetti yhdessä näkymässä.
Koulut & päiväkodit
Peruskorjaukset ja uudet tilat — rakennustyöt ja väistötilat sovitettuina lukuvuoden aikatauluun.
Energiatehokkuus & ympäristö
Kiinteistöjen energiaremontit, jätehuolto ja ilmastotoimet — tekniset vaiheet ja rahoittajan vaatimukset samassa suunnitelmassa.
Viheralueet & julkinen tila
Puistot, torit ja leikkipaikat suunnittelusta ylläpitoon — tarkistuspisteet ja budjetti.
Digikehitys & sähköinen asiointi
Tietojärjestelmät, asiointipalvelut ja organisaation digitalisaatio — vaiheet, testaus ja käyttöönotto.
Strategian toimeenpano
Kunta- tai hyvinvointialuestrategian tavoitteet mitattaviksi toimenpiteiksi — vastuuhenkilöt, mittarit ja seurattava eteneminen.
Kulttuuri & liikunta
Kulttuuritalot, liikuntapaikat ja suurtapahtumat — rakennushanke ja sisältö samassa suunnitelmassa.
Varautuminen & jatkuvuudenhallinta
Valmiussuunnitelmat, harjoitukset ja elintärkeiden palvelujen jatkuvuus — tehtävät ja vastuut kirjattuina ennen häiriötilannetta.
Tuki- & EU-hankkeet
Valtionavustukset, Leader ja EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelma — rahoitusehdot suunnitelmassa alusta alkaen.
Näin kunnan hanke etenee ideasta raporttiin
Esimerkki: kunta haluaa peruskorjata kulttuuritalonsa. Sama hanke kulkee kaikkien vaiheiden läpi yhdessä ympäristössä — kenenkään ei tarvitse kopioida tietoja tiedostosta toiseen.
Idea
”Haluamme peruskorjata kunnan kulttuuritalon.” Kuvaat hankkeen parilla lauseella, ja tekoäly laatii siitä jäsennellyn suunnitelmaluonnoksen.
Esiselvitys
Tavoitteet, toimenpiteet, budjetti, aikataulu, riskit, luvat ja riippuvuudet käydään läpi ennen kuin hanke hyväksytään.
Päätös
Johto ja luottamushenkilöt näkevät, onko hanke realistinen, mitä se maksaa, keitä se tarvitsee ja mitä riskejä siihen liittyy.
Rahoitus
Samasta suunnitelmasta tekoäly laatii jäsennellyn hakemuksen kyseisen tuen vaatimusten mukaan — mitään ei kirjoiteta uudelleen.
Toteutus
Gantt, tehtävät, vastuuhenkilöt ja riskirekisteri. Kun yksi toimenpide siirtyy, vaikutus seuraaviin näkyy heti.
Raportointi
Tilanne, budjetin käyttö, tehdyt päätökset ja tulokset — raportti johdolle, valtuustolle tai rahoittajalle samoista tiedoista.
Yksi kunta, kymmeniä hankkeita — kaikki yhdessä näkymässä
Projektiassistentti ei ole vain yhden hankkeen johtamiseen. Investoinnit, kehittämishankkeet, tukihankkeet ja organisaation sisäiset projektit kokoontuvat salkkuun, jossa jokaisella hankkeella on terveysindikaattori. Projektisalkku ja resurssisuunnittelu kuuluvat Business-pakettiin.
Kunnanjohtaja, kaupunginjohtaja, hyvinvointialuejohtaja tai kehittämis- ja talousjohtaja saa vastaukset yhdellä silmäyksellä:
- Mitkä hankkeet ovat nyt käynnissä?
- Mitkä ovat myöhässä aikataulusta?
- Missä on riskejä tai budjetin ylitysvaara?
- Mitä päätöksiä tarvitaan — ja kuka vastaa mistäkin?
- Mitkä hankkeet vaativat minun puuttumistani?
Mitä tapahtuu, kun hanke muuttuu?
Kunnan hankkeessa jokin muuttuu aina: urakoitsija myöhästyy, rahoituspäätös viipyy tai vastuuhenkilö vaihtuu. Business-paketin what-if-simulaatio näyttää, miten yhden tehtävän viivästyminen siirtää koko hankkeen päättymistä — ennen päätöstä, ei kuukautta myöhemmin.
Määräaika siirtyy
Syötä yhdelle toimenpiteelle viive päivinä ja näe, miten se siirtää hankkeen valmistumista — tulos tallentuu simulaatiohistoriaan.
Urakoitsija myöhästyy
Mallinna urakan viivästyminen viiveenä ja näe ennen päätöstä, pysyykö hanke valtuustolle luvatussa aikataulussa.
Vastuuhenkilö vaihtuu
Resurssisuunnittelu näyttää, kenellä tiimissä on kapasiteettia ottaa tehtävät vastaan, ja simulaatio kertoo, mitä mahdollinen viive tekee valmistumiselle.
Rahoituspäätös viivästyy
Syötä viive tuesta riippuvalle tehtävälle ja näe vaikutus valmistumiseen — ja mitä voi valmistella sillä välin omalla rahoituksella.
Strategiasta oikeiksi toimenpiteiksi — ja takaisin valtuustolle
Kunta- tai hyvinvointialuestrategian tavoite ei toteuta mitään, ellei se päädy konkreettiseen hankkeeseen, budjettiin ja vastuuhenkilölle. Projektiassistentissa tämä ketju on yhdessä paikassa — joten kysymykseen ”mitä tämän tavoitteen eteen on tehty?” on vastaus valmiina.
- Strategia
- Strateginen tavoite
- Toimenpideohjelma
- Hanke
- Toimenpiteet
- Vastuuhenkilöt
- Budjetti
- Mittarit
- Tulos
- Raportti valtuustolle tai lautakunnalle
Tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta. Projektidokumentin voi esikatsella ja viedä PDF- tai DOCX-muotoon — ilman tuntien kirjoitustyötä.
- Päätösloki
Jokainen merkittävä päätös tallentuu perustelun, päättäjän ja aikaleiman kanssa — selkeä vastaus kysymykseen kuka, mitä ja milloin.
- Auditoitavuus
Business-paketissa suunnitelman aiemmat versiot ovat palautettavissa. Tarkastuksessa voi näyttää, miten hanke kehittyi ja miksi.
Kunnan rahoitus — hakemus samasta suunnitelmasta
Tekoäly kokoaa hankkeen tavoitteet, toimintasuunnitelman, budjetin, riskit ja tiimin jäsennellyksi hakemukseksi, joka on mukautettu kyseisen tuen vaatimuksiin. Yhdelle hankkeelle voit luoda useita hakemuksia. Tekoälyn rahoitushakemus sisältyy Standard-pakettiin (3 kpl/kk) ja Business-pakettiin (rajoittamaton).
ELY-keskus ja ympäristöavustukset
Alueellisten kehittämis- ja ympäristöhankkeiden tuet.
Leader
Paikallisten Leader-ryhmien hanketuet — hakemus suunnitelmasta, ei tyhjältä sivulta.
EU:n rakennerahastot
Alue- ja rakennepolitiikan toimenpiteet — ehdot suunnitelman sisällä.
Tekoäly nostaa esiin rahoituksen ehdot, puuttuvat tiedot ja mahdolliset ristiriidat, jotta voit tarkistaa ne ennen hakemuksen jättämistä. Lopullisen tukikelpoisuuden ratkaisee aina rahoittaja.
Excel sopii taulukoksi. Kunnan hanke tarvitsee järjestelmän.
Excel ei ole huono työkalu — sitä ei vain ole tehty kymmenien hankkeiden, riippuvuuksien ja päätösten hallintaan. Tässä on raja, jossa se ei enää riitä.
| Projektiassistentti | Excel | |
|---|---|---|
| Hankkeen tilanne | Elävä projekti, päivittyy työn mukana | Staattinen taulukko, päivitetään käsin |
| Riippuvuudet | Toimenpiteiden riippuvuudet ja vaikutus seuraaviin | Rajalliset tai puuttuvat |
| Raportointi | Tekoälyn tilanneraportti samoista tiedoista | Kirjoitetaan käsin |
| Tiedon sijainti | Yksi projektiympäristö | Tiedostot, kansiot ja sähköpostit |
| Päätökset | Päätösloki perusteluineen | Sähköposteissa ja pöytäkirjoissa |
| Riskit | Riskirekisteri hankkeen sisällä | Erillinen välilehti, jos joku sen tekee |
| Useita hankkeita | Salkkunäkymä koko kunnalle | Yksi tiedosto kerrallaan |
Kuka näkee, kuka muuttaa ja mitä on tehty — aina jäljitettävissä
Kunnan hankkeissa on budjetteja, sopimuskumppaneita ja päätöksiä, joita ei ole vielä julkistettu. Pääsy tarkistetaan jokaisella pyynnöllä, ja Business-paketissa merkittävät muutokset jäävät auditointilokiin.
Roolipohjaiset oikeudet
Neljä oikeustasoa: katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja. Johto tai luottamushenkilö voi saada katseluoikeuden ilman muokkausmahdollisuutta.
Työtilat
Toimialat, liikelaitokset tai tytäryhteisöt omissa ympäristöissään, tiedot tiukasti eriytettyinä (Business-paketti).
Auditointiloki
Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.
Päätökset ja versiot
Päätösloki sekä Business-paketissa palautettavat suunnitelmaversiot — näet, miten suunnitelma kehittyi ja miksi.
Salattu yhteys
Kaikki liikenne HTTPS:n ja HSTS:n kautta; jokainen pyyntö tarkistaa, että tiedot kuuluvat ympäristöön, johon käyttäjällä on pääsy.
Tietojen vienti ja GDPR
Henkilötietojen vienti koneluettavassa muodossa, tilin poistaminen sekä projektidokumentin vienti PDF- ja DOCX-muodossa.
Jos organisaatiollanne on tietosuoja- tai tietoturvavaatimuksia, jotka haluatte käydä läpi ennen käyttöönottoa, kirjoita meille — vastaamme kysymys kerrallaan. Yhteystiedot →
Sopiva menetelmä kunnan hankkeelle
Investointi- ja monivaiheisiin hankkeisiin PRINCE2 tai vaihepohjainen vesiputousmalli selkein vaihein; välitavoitteet ja Gantt antavat luottamushenkilöille jäljitettävyyden. Menetelmän vaihto ei muuta hankkeen sisältöä.
Aloita yhdestä oikeasta hankkeesta, ei koko organisaatiosta
Uutta ohjelmistoa ei tarvitse ottaa käyttöön koko organisaatiossa kerralla. Hyödyn näkee nopeimmin, kun yksi käynnissä oleva tai suunniteltu hanke viedään läpi Projektiassistentissa.
Yksi hanke
Valitse seuraava investointi- tai tukihanke ja laadi siitä suunnitelma. Kokeilujakso kestää 14 päivää, eikä luottokorttia kysytä.
Pilotti tiimin kanssa
Kutsu projektipäällikkö, talousjohtaja ja johto — kukin omilla oikeuksillaan. Ensimmäinen tilanneraportti näyttää, säästääkö järjestelmä aikaa.
Koko organisaatio
Kun pilotti onnistuu, tuo loput hankkeet salkkuun ja erota toimialat tai liikelaitokset omiin työtiloihinsa.
Usein kysytyt kysymykset kunnilta ja hyvinvointialueilta
Sopiiko Projektiassistentti pienelle kunnalle?
Sopii. Alkuun pääsee yhdellä hankkeella ja parilla käyttäjällä — Standard-paketti kattaa Gantt-näkymän, Kanbanin, riskit, budjetin ja tekoälyn laatiman suunnitelman enintään 20 aktiiviselle projektille. Kun hankkeita ja toimialoja on enemmän, Business-paketti tuo työtilat, roolit ja suuremman projektimäärän. Ratkaisevaa ei ole koko vaan se, että hankkeita on enemmän kuin yhden ihmisen muisti kantaa.
Voiko samassa ympäristössä johtaa useita hankkeita yhtä aikaa?
Voi. Business-paketin salkkunäkymä näyttää kaikki hankkeet yhdellä näytöllä: jokaisella on terveysindikaattori (aikataulussa, seurannassa, vaarassa), viiveet tunnistetaan automaattisesti ja hankkeiden väliset riippuvuudet on kartoitettu — yhden hankkeen viivästys ei tule muissa yllätyksenä.
Sopiiko se tukihankkeisiin?
Sopii. Rahoitusehdot lisätään suunnitelmaan, hanke voi odottaa Luonnos-tilassa, kunnes ne täyttyvät, ja tekoäly laatii samasta suunnitelmasta jäsennellyn hakemuksen. Budjetissa arvonlisävero ja omarahoitusosuus ovat erikseen. Lopullisen tukikelpoisuuden ratkaisee aina rahoittaja.
Saavatko johto ja valtuusto tilannekuvan ilman järjestelmän opettelua?
Saavat. Johdolle voi antaa katseluoikeuden, jolla salkun ja hankkeet näkee mutta mitään ei voi muuttaa. Valtuustolle tai lautakunnalle tekoäly laatii tilanneraportin, jonka voi jakaa PDF- tai DOCX-muodossa.
Voiko eri käyttäjille antaa eri oikeudet?
Voi. Projektissa on neljä oikeustasoa: katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja. Business-paketissa mukaan tulevat työtilat toimialoittain tai liikelaitoksittain sekä roolit täsmällisin oikeuksin. Pääsyn voi perua välittömästi milloin tahansa.
Korvaako Projektiassistentti asianhallinnan tai taloushallinnon?
Ei. Se on hankkeiden suunnittelun ja johtamisen ympäristö — suunnitelma, aikataulu, budjetti, riskit, päätökset ja raportit. Viralliset asiakirjat ja kirjanpito pysyvät omissa järjestelmissään. Olemassa oleviin järjestelmiin Projektiassistentin voi liittää Business-paketin API-tunnisteiden ja webhookien kautta, ilmoitukset voi lähettää Slackiin tai Teamsiin ja määräajat kalenteriin.
Miten tiedot on suojattu?
Kaikki liikenne on salattua (HTTPS ja HSTS), pääsy tarkistetaan jokaisella pyynnöllä ja Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa. Palvelun tiedot sijaitsevat EU:n alueella. Käyttäjä voi ladata henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja poistaa tilinsä. Tarkempi kuvaus tietojenkäsittelystä on tietosuojakäytännössä.
Voimmeko aloittaa yhdellä hankkeella?
Voitte, ja se on järkevin tapa. Kokeilujakso kestää 14 päivää eikä vaadi luottokorttia. Siinä voi pitää 3 projektia ja käyttää yhteensä 20 tekoälykyselyä; rahoitushakemus ja Business-paketin toiminnot eivät kuulu kokeilujaksoon. Jos haluat ensin nähdä, miltä oma hankkeesi näyttää Projektiassistentissa, pyydä esittely yhteystietosivun kautta.
Tee seuraavasta hankkeestasi päätösvalmis
Kokeile 14 päivää maksutta — 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, luottokorttia ei kysytä. Haluatko ensin nähdä, miltä se näyttää oman hankkeesi kanssa? Pyydä esittely.