Julkisen sektorin hanke ideasta valmiiseen projektiin — tekoälyn avulla
Strategia, useita ohjelmia, EU-rahoituksen aikataulut ja raportit johdolle, ministeriölle ja rahoittajalle — miten näet, eteneekö strategia oikeasti? Projektiassistentti kokoaa ministeriön, viraston, laitoksen tai valtionyhtiön hankkeet yhteen ympäristöön: suunnitelma aikatauluineen, budjetteineen, riskeineen ja vastuuhenkilöineen valmistuu minuuteissa, jokainen päätös pysyy jäljitettävänä ja johto näkee koko salkun tilanteen yhdestä näkymästä.
Strategia on hyväksytty. Eteneekö se myös?
Julkisella sektorilla ei ole pulaa suunnitelmista vaan yhteydestä suunnitelman ja arkityön välillä. Strategia on yhdessä asiakirjassa, hankkeet toisissa tiedostoissa ja raportti kirjoitetaan joka kerta uudelleen. Projektiassistentti pitää tavoitteen, hankkeen, budjetin ja päätökset yhdessä paikassa.
Strategia ja hankkeet ovat erillään
Strategian ja ohjelman tavoitteet on kirjattu, mutta mitkä hankkeet niitä oikeasti toteuttavat ja kuinka pitkällä ne ovat — sen jokainen tietää vain osittain.
Monta organisaatiota, yksi tulos
Ministeriö, virasto ja kumppanit tekevät työtä saman tavoitteen eteen. Lausunnot ja hyväksynnät kulkevat sähköpostissa, ja jonkun viivästys selviää vasta kokouksessa.
Sama tieto moneen raporttiin
Johto, ministeriö, rahoittaja ja hallitus haluavat kaikki raportin — kukin omassa muodossaan. Projektipäällikkö kirjoittaa enemmän kuin johtaa.
Tarkastus kysyy jälkikäteen
Miksi näin päätettiin ja kuka sen hyväksyi? Kun henkilöstö on vaihtunut ja sovitut asiat ovat postilaatikoissa, vastausta on vaikea löytää.
Ennen käynnistystä: onko hanke oikeasti valmis?
Hyväksytty hankesuunnitelma ja päätösvalmis hanke eivät ole sama asia. Ennen käynnistystä käyt yhdestä näkymästä läpi, ovatko tavoite, toimenpiteet, vastuuhenkilöt, budjetti, lausunnot ja hyväksynnät sekä rahoitusehdot keskenään johdonmukaisia — ja näet, mitä vielä puuttuu.
- Päätösportti ennen aloitusta
Jos budjetti, kumppaneiden hyväksynnät tai rahoitusehdot ovat kesken, pidä hanke Luonnos-tilassa ja kirjaa puuttuvat edellytykset hyväksyttäviksi välitavoitteiksi. Hyväksyjä ja ajankohta tallentuvat.
- Ristiriidat näkyviin
Jos aikataulu ei mahdu rahoituskauteen tai budjetti ei kata suunniteltua työtä, se näkyy ennen johdon päätöstä — ei vasta raporttia laadittaessa.
- ALV-eritelty budjetti
Kulurivit nettona ja arvonlisävero erikseen, vapaa saldo reaaliajassa — tärkeää, kun arvonlisävero on osittain vähennyskelpoinen tai tukikelpoisuus riippuu kululajista.
Mihin julkinen sektori käyttää Projektiassistenttia
Lopputulos ei ole tyhjä mallipohja vaan juuri sinun hankettasi varten laadittu suunnitelma. Tekoäly ottaa huomioon alan erityispiirteet — kytkennän strategiaan ja ohjelmaan, mitattavat tulokset, yhteensovittamisen muiden organisaatioiden kanssa ja rahoitusehdot.
Ohjelmat & strategiset hankkeet
Strategian ja tulostavoitteiden toimeenpano konkreettisina hankkeina — vastuuhenkilöt, mittarit ja seurattava eteneminen.
Digipalvelut & tietojärjestelmät
Tietojärjestelmien uudistukset ja sähköisten palvelujen kehitys — vaiheet, testaus, riippuvuudet muihin järjestelmiin ja käyttöönotto.
Lainsäädännön toimeenpano
Uuden sääntelyn voimaanpano — valmistelevat toimet, viestintä, koulutus ja siirtymäaika samassa aikataulussa.
Organisaatiomuutokset & yhdistymiset
Virastojen yhdistäminen, rakennemuutos tai palvelun uudelleenorganisointi — vaiheet, tarkistuspisteet ja selkeät vastuut.
Säätiöiden ja erityistehtäväyhtiöiden ohjelmat
Toimeksiannosta toteutettavat ohjelmat ja toimenpiteet — tavoitteet, budjetti ja raportti hallitukselle samoista tiedoista.
Valtionyhtiöiden investoinnit
Infrastruktuuri-, kiinteistö- ja kehitysinvestoinnit — vaiheet, ALV-eritelty budjetti ja riskit samassa suunnitelmassa.
EU-rahoitteiset hankkeet
Alue- ja rakennepolitiikan ohjelman ja muiden EU-ohjelmien toimet — ehdot, tukikelpoisuusaika ja raportointi suunnitelmassa alusta alkaen.
Kansainvälinen yhteistyö
Rajat ylittävät ja kumppanimaiden kanssa toteutettavat hankkeet — työpaketit, kumppanien roolit ja englanninkielinen suunnitelma.
Varautuminen & jatkuvuudenhallinta
Palvelujen jatkuvuussuunnitelmat, valmiusharjoitukset ja varautumisen kehittäminen — tehtävät ja vastuut kirjattuina ennen kuin niitä tarvitaan.
Näin julkisen sektorin hanke etenee ideasta raporttiin
Esimerkki: virasto haluaa siirtää paperisten hakemusten käsittelyn sähköiseen asiointiin osin EU-rahoituksella. Sama hanke kulkee kaikkien vaiheiden läpi yhdessä ympäristössä — kenenkään ei tarvitse kopioida tietoja tiedostosta toiseen.
Idea
”Siirretään hakemusten käsittely sähköiseen asiointiin.” Kuvaat hankkeen parilla lauseella, ja tekoäly laatii siitä jäsennellyn suunnitelmaluonnoksen vaiheineen, budjetteineen ja riskeineen.
Esiselvitys
Kytkentä ohjelmaan, mittarit, riippuvuudet muihin tietojärjestelmiin, tarvittavat lausunnot ja hyväksynnät sekä riskit käydään läpi ennen kuin hanke hyväksytään.
Johdon päätös
Pääjohtaja tai johtoryhmä näkee, onko hanke realistinen, mitä se maksaa, keitä se tarvitsee ja mitä vielä puuttuu. Päätös tallentuu lokiin perusteluineen.
Rahoitus
Samasta suunnitelmasta tekoäly laatii jäsennellyn hakemuksen ohjelman vaatimusten mukaan — tavoitteita, toimenpiteitä ja budjettia ei tarvitse kirjoittaa uudelleen.
Toteutus
Kehitysvaiheet Scrumina tai Gantt-näkymässä, tehtävät, vastuuhenkilöt ja riskirekisteri. Jos kumppaniviraston työ viivästyy, vaikutus seuraaviin vaiheisiin näkyy heti.
Raportointi
Tilanne, budjetin käyttö, tehdyt päätökset ja tulokset — raportti johdolle, ministeriölle tai rahoittajalle samoista tiedoista.
Yksi organisaatio, useita ohjelmia — kaikki yhdessä näkymässä
Projektiassistentti ei ole vain yhden hankkeen johtamiseen. Ohjelmien toimenpiteet, kehittämishankkeet, EU-rahoitteiset hankkeet ja organisaation sisäiset muutokset kokoontuvat salkkuun, jossa jokaisella hankkeella on terveysindikaattori ja hankkeiden väliset riippuvuudet näkyvät. Projektisalkku ja resurssisuunnittelu kuuluvat Business-pakettiin.
Kansliapäällikkö, pääjohtaja, toimitusjohtaja tai ohjelmajohtaja saa vastaukset yhdellä silmäyksellä:
- Miten ohjelman hankkeet etenevät kokonaisuutena?
- Mitkä hankkeet ovat myöhässä tai ylittämässä budjettia?
- Missä hanke riippuu toisesta — ja mihin viivästys siirtyy?
- Mitä päätöksiä johto tai hallitus odottaa?
- Mitkä hankkeet vaativat minun puuttumistani?
Mitä tapahtuu, kun olosuhteet muuttuvat?
Julkisen sektorin hankkeessa kehys muuttuu usein ulkoapäin: määrärahoja leikataan, painopisteet siirtyvät tai kumppanivirasto viivästyy. Business-paketin what-if-simulaatio näyttää, miten yhden tehtävän viivästyminen siirtää hankkeen päättymistä — ennen johdon päätöstä, ei vasta seuraavassa raportissa.
Määrärahoja leikataan
Budjetti ja kulurivit näyttävät heti, paljonko vapaata saldoa jää; toimenpiteiden karsinta tai siirto kirjataan päätöslokiin perusteluineen.
Painopiste siirtyy
Uusi päätös nostaa yhden toimenpiteen etusijalle. Resurssisuunnittelu näyttää, kuka ylikuormittuu, ja simulaatio kertoo, mitä siirretyn tehtävän viive tekee hankkeen päättymiselle.
Kumppanivirasto viivästyy
Jos lausunto tai toisen viraston kehitystyö myöhästyy, syötä viive ja näe, mahtuuko hanke yhä rahoituskauteen.
Strategiasta mitattavaan tulokseen
Strategian tavoite ja ohjelman toimenpide eivät toteuta mitään, elleivät ne päädy konkreettiseen hankkeeseen, budjettiin ja vastuuhenkilölle. Projektiassistentissa tämä ketju on yhdessä paikassa — joten kysymykseen ”mitä tämän toimenpiteen puitteissa on oikeasti tehty?” on vastaus valmiina.
- Strategia
- Ohjelma
- Toimenpide
- Hanke
- Tehtävät
- Vastuuhenkilöt
- Budjetti
- Mittarit
- Tulosraportti
- Raportti johdolle ja hallitukselle
Tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta. Projektidokumentin voi esikatsella ja viedä PDF- tai DOCX-muotoon — johdolle, hallitukselle tai ministeriölle.
- Päätösloki
Jokainen merkittävä päätös tallentuu perustelun, päättäjän ja aikaleiman kanssa — vastaus säilyy, vaikka tiimi vaihtuisi.
- Auditoitavuus
Business-paketissa suunnitelman aiemmat versiot ovat palautettavissa ja merkittävät muutokset auditointilokissa. Kun sisäinen tarkastus tai Valtiontalouden tarkastusvirasto kysyy, miten hanke kehittyi, sen voi näyttää.
EU-rahoitus ja ohjelmat — hakemus samasta suunnitelmasta
Tekoäly kokoaa hankkeen tavoitteet, toimintasuunnitelman, budjetin, riskit ja tiimin jäsennellyksi hakemukseksi, joka on mukautettu kyseisen ohjelman vaatimuksiin ja termistöön. Yhdelle hankkeelle voit luoda useita hakemuksia. Tekoälyn rahoitushakemus sisältyy Standard-pakettiin (3 kpl/kk) ja Business-pakettiin (rajoittamaton).
EU:n alue- ja rakennepolitiikan ohjelma
Koheesiopolitiikan rahastojen toimenpiteet — ehdot, indikaattorit ja kululajit suunnitelmassa alusta alkaen.
Interreg ja komission ohjelmat
Rajat ylittävät ohjelmat ja Euroopan komission suoraan hallinnoimat ohjelmat — samasta suunnitelmasta suomen- ja englanninkielinen hakemus.
Valtionavustukset
Ministeriöiden ja virastojen ohjelmien ja avustusten hakemukset asianmukaisella budjetilla.
Tekoäly nostaa esiin ohjelman ehdot, puuttuvat tiedot ja mahdolliset ristiriidat, jotta voit tarkistaa ne ennen hakemuksen jättämistä. Lopullisen tukikelpoisuuden ratkaisee aina rahoittaja tai välittävä toimielin.
Excel sopii taulukoksi. Ohjelma tarvitsee järjestelmän.
Excel ei ole huono työkalu — sitä ei vain ole tehty ohjelman, useiden organisaatioiden, riippuvuuksien ja auditoitavien päätösten hallintaan. Tässä on raja, jossa se ei enää riitä.
| Projektiassistentti | Excel | |
|---|---|---|
| Ohjelman tilanne | Elävät hankkeet, päivittyvät työn mukana | Koontitaulukko, jota joku päivittää käsin |
| Riippuvuudet | Toimenpiteiden ja hankkeiden väliset riippuvuudet | Rajalliset tai puuttuvat |
| Raportointi | Tekoälyn raportti eri lukijoille samoista tiedoista | Jokainen raportti kirjoitetaan erikseen |
| Päätökset | Päätösloki perusteluineen ja päättäjineen | Pöytäkirjoissa ja sähköposteissa |
| Versiot | Palautettavat suunnitelmaversiot ja auditointiloki (Business) | Tiedostonimiä kuten ”suunnitelma_lopullinen_v7” |
| Riskit | Riskirekisteri hankkeen sisällä, riskipisteineen | Erillinen välilehti, jos joku sen tekee |
| Useita hankkeita | Salkkunäkymä organisaatiolle tai ohjelmalle | Yksi tiedosto kerrallaan |
Kuka näkee, kuka muuttaa ja mitä on tehty — aina jäljitettävissä
Julkisen sektorin hankkeissa on budjetteja, sopimuskumppaneita ja päätöksiä, joita ei ole vielä julkistettu. Pääsy tarkistetaan jokaisella pyynnöllä, Business-paketissa merkittävät muutokset jäävät auditointilokiin ja eri yksiköiden tiedot pysyvät erillään.
Roolipohjaiset oikeudet
Neljä oikeustasoa: katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja. Hallituksen jäsen tai kumppaniviraston edustaja voi saada katseluoikeuden ilman muokkausmahdollisuutta.
Työtilat
Osastot, alaiset virastot tai ohjelmat omissa ympäristöissään, tiedot tiukasti eriytettyinä (Business-paketti).
Auditointiloki
Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.
Päätökset ja versiot
Päätösloki sekä Business-paketissa palautettavat suunnitelmaversiot — näet, miten suunnitelma kehittyi ja kuka päätti mitäkin.
Salattu yhteys
Kaikki liikenne HTTPS:n ja HSTS:n kautta; jokainen pyyntö tarkistaa, että tiedot kuuluvat ympäristöön, johon käyttäjällä on pääsy.
Tietojen vienti ja GDPR
Henkilötietojen vienti koneluettavassa muodossa, tilin poistaminen sekä projektidokumentin vienti PDF- ja DOCX-muodossa.
Jos organisaationne haluaa käydä tietoturva- tai tietosuojavaatimukset läpi ennen käyttöönottoa (esimerkiksi oman riskiarvionsa osana), kirjoita meille — vastaamme kysymys kerrallaan. Yhteystiedot →
Sopiva menetelmä julkisen sektorin hankkeelle
Ohjelmiin ja monivaiheisiin hankkeisiin PRINCE2 selkeine vaiheineen ja päätöspisteineen tai vaihepohjainen vesiputousmalli; digipalvelujen kehitykseen Scrum, kun vaatimukset tarkentuvat matkalla. Välitavoitteet ja Gantt antavat johdolle jäljitettävyyden. Menetelmän vaihto ei muuta hankkeen sisältöä.
Aloita yhdestä oikeasta hankkeesta, ei koko organisaatiosta
Uutta ohjelmistoa ei tarvitse ottaa käyttöön koko organisaatiossa kerralla. Hyödyn näkee nopeimmin, kun yksi käynnissä oleva tai suunniteltu hanke viedään läpi Projektiassistentissa.
Yksi hanke
Valitse seuraava kehittämis- tai EU-rahoitteinen hanke ja laadi siitä suunnitelma. Kokeilujakso kestää 14 päivää, eikä luottokorttia kysytä.
Pilotti yksikön kanssa
Kutsu projektipäällikkö, talousasiantuntija ja johto — kukin omilla oikeuksillaan. Ensimmäinen tilanneraportti näyttää, säästääkö järjestelmä aikaa.
Koko organisaatio
Kun pilotti onnistuu, tuo ohjelman muut hankkeet salkkuun ja erota osastot tai alaiset virastot omiin työtiloihinsa.
Usein kysytyt kysymykset julkisen sektorin organisaatioilta
Sopiiko Projektiassistentti pienelle virastolle tai säätiölle?
Sopii. Alkuun pääsee yhdellä hankkeella ja parilla käyttäjällä — Standard-paketti sisältää Gantt-näkymän, Kanbanin, riskirekisterin, budjetin ja tekoälyn enintään 20 aktiiviselle projektille. Kun osastoja, alaisia virastoja tai ohjelmia on enemmän, Business-paketti tuo työtilat, roolit ja työnkulut, PMO-näkymän sekä enintään 100 aktiivista projektia.
Voiko yhdessä ympäristössä johtaa koko ohjelman hankkeita?
Voi. Business-paketin salkkunäkymä näyttää ohjelman tai organisaation kaikki hankkeet yhdellä näytöllä: jokaisella on terveysindikaattori (aikataulussa, seurannassa, vaarassa), viiveet tunnistetaan automaattisesti ja kaikkien hankkeiden riskit ovat koontinäkymässä. Hankkeiden väliset riippuvuudet on kartoitettu, joten yhden hankkeen viivästyksen vaikutus muihin näkyy heti.
Sopiiko se EU-rahoitteisiin hankkeisiin?
Sopii. Ohjelman ehdot lisätään suunnitelmaan, ja hanke voi odottaa Luonnos-tilassa, kunnes ne täyttyvät. Budjetissa arvonlisävero ja omarahoitusosuus ovat erikseen, ja tekoäly laatii samasta suunnitelmasta jäsennellyn hakemuksen — tarvittaessa myös englanniksi. Lopullisen tukikelpoisuuden ratkaisee aina rahoittaja tai välittävä toimielin.
Saako kansliapäällikkö, pääjohtaja tai hallitus tilannekuvan ilman järjestelmän opettelua?
Saa. Johdolle voi antaa katseluoikeuden, jolla salkun ja hankkeet näkee mutta mitään ei voi muuttaa. Hallitukselle tai ministeriölle tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta, ja projektidokumentin voi viedä PDF- tai DOCX-muodossa.
Voiko muiden organisaatioiden edustajia ottaa mukaan hankkeeseen?
Voi. Kumppaniviraston edustaja kutsutaan hankkeeseen sähköpostilla, ja hänelle annetaan yksi neljästä oikeustasosta: katselu, muokkaus, ylläpitäjä tai omistaja. Hän näkee vain ne projektit, jotka on jaettu hänen kanssaan, ja pääsyn voi perua välittömästi milloin tahansa. Business-paketissa osastot tai alaiset virastot voi pitää omissa työtiloissaan.
Korvaako Projektiassistentti asianhallintajärjestelmän tai taloushallinnon?
Ei. Se on hankkeiden suunnittelun ja johtamisen ympäristö — suunnitelma, aikataulu, budjetti, riskit, päätökset ja raportit. Virallinen asianhallinta ja kirjanpito pysyvät organisaation nykyisissä järjestelmissä. Niihin Projektiassistentin voi liittää Business-paketin API-tunnisteiden ja webhookien kautta, ilmoitukset voi lähettää Slackiin tai Teamsiin ja määräajat kalenteriin.
Miten tiedot on suojattu, ja ovatko toimenpiteet jälkikäteen todennettavissa?
Kaikki liikenne on salattua (HTTPS ja HSTS), ja pääsy tarkistetaan jokaisella pyynnöllä. Merkittävät päätökset tallentuvat päätöslokiin perusteluineen ja päättäjineen; Business-paketissa projektin muutokset näkyvät lisäksi auditointilokissa ja suunnitelman aiemmat versiot ovat palautettavissa — sisäiselle tarkastukselle voi näyttää, miten hanke kehittyi. Palvelun tiedot sijaitsevat EU:n alueella. Käyttäjä voi ladata henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja poistaa tilinsä; tarkempi kuvaus tietojenkäsittelystä on tietosuojakäytännössä.
Voimmeko aloittaa yhdellä hankkeella ennen kuin koko organisaatio tulee mukaan?
Voitte, ja se on järkevin tapa. Kokeilujakso kestää 14 päivää eikä vaadi luottokorttia. Siinä voi pitää 3 projektia ja käyttää yhteensä 20 tekoälykyselyä; rahoitushakemus ja Business-paketin toiminnot eivät kuulu kokeilujaksoon. Jos haluat ensin nähdä, miltä oma hankkeesi näyttää Projektiassistentissa, pyydä esittely yhteystietosivun kautta.
Tee seuraavasta ohjelmastasi tai hankkeestasi päätösvalmis
Kokeile 14 päivää maksutta — 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, luottokorttia ei kysytä. Haluatko ensin nähdä, miltä se näyttää oman hankkeesi kanssa? Pyydä esittely.