Koulutuksen hanke ideasta valmiiseen projektiin — tekoälyn avulla
Useita rahoituksia yhtä aikaa, kumppanit eri maissa, hanketyö opetuksen ja tutkimuksen ohessa ja jokaisella rahoittajalla oma raportointiaikataulunsa — miten pysyä kärryillä siitä, missä mikin on? Projektiassistentti kokoaa korkeakoulun, oppilaitoksen tai tutkimusryhmän hankkeet yhteen ympäristöön: suunnitelma työpaketteineen, aikatauluineen, budjetteineen ja vastuuhenkilöineen valmistuu minuuteissa, hakemus syntyy samasta suunnitelmasta ja johto näkee kaikkien hankkeiden tilanteen yhdestä näkymästä.
Hanketta johdetaan opetuksen ja tutkimuksen ohessa — ja se näkyy
Koulutus- ja tutkimushankkeita vetävät usein ihmiset, joiden päätyö on opettaminen tai tutkimus. Suunnitelma on hakemuksessa, budjetti talouspalveluiden taulukossa ja kumppanien sopimukset sähköposteissa. Projektiassistentti kokoaa ne yhden hankkeen alle, jotta projektinhallinta ei syö tutkimukseen tarkoitettua aikaa.
Projektinhallinta jää iltoihin
Vastuullinen johtaja tai opettaja on samalla projektipäällikkö. Aikataulu, budjetti ja raportit jäävät viime tinkaan.
Jokainen rahoittaja haluaa oman lomakkeensa
Suomen Akatemia, Horizon Europe ja Erasmus+ pyytävät hakemuksen, kulut ja raportit eri rakenteessa — samaa tietoa kirjoitetaan moneen kertaan.
Kumppanit ovat hajallaan
Konsortiossa on organisaatioita eri maista. Kuka toimittaa mitä ja milloin, on kirjattu hakemuksen liitteeseen ja kymmeniin sähköposteihin.
Johto ei näe kokonaiskuvaa
Vararehtori, dekaani tai rehtori ei tiedä, minkä hankkeiden tuotokset ovat vaarassa tai missä omarahoitus on kattamatta — hankkeet ovat yksittäisten ihmisten päässä.
Ennen hakemusta ja käynnistystä: onko hanke oikeasti valmis?
Hyvin kirjoitettu hakemus ja toteuttamiskelpoinen hanke eivät ole sama asia. Ennen käynnistystä käyt yhdestä näkymästä läpi, ovatko tavoitteet, työpaketit, vastuuhenkilöt, budjetti, kumppanien vahvistukset ja luvat keskenään linjassa — ja näet, mitä vielä puuttuu.
- Päätösportti ennen käynnistystä
Jos kumppanin vahvistus, eettinen ennakkoarviointi tai omarahoitusosuus puuttuu, pidä hanke Luonnos-tilassa ja kirjaa puuttuvat edellytykset hyväksyttäviksi välitavoitteiksi. Hyväksyjä ja ajankohta tallentuvat.
- Työmäärä ja ihmiset linjassa
Jos työpakettien työmäärä ei mahdu vastuullisen johtajan ja tiimin todelliseen kuormaan, se näkyy ennen kuin määräajat alkavat liukua.
- ALV-eritelty budjetti
Henkilöstö-, matka- ja laitekulut omina riveinään, netto ja ALV erikseen, omarahoitus ja tuki erikseen — vapaa saldo reaaliajassa.
Mihin oppilaitokset ja tutkimusorganisaatiot Projektiassistenttia käyttävät
Lopputulos ei ole tyhjä mallipohja vaan juuri sinun hankettasi varten laadittu suunnitelma. Tekoäly ottaa huomioon alan erityispiirteet — tutkimuskysymyksen, työpaketit ja tuotokset, kumppanien roolit, lukuvuoden rytmin ja rahoittajan ehdot.
Tutkimushankkeet & -rahoitus
Tutkimusrahoitteiset hankkeet vaiheista tuotoksiin — työpaketit, vastuuhenkilöt, kulurivit ja raportoinnin määräajat samassa suunnitelmassa.
Horizon Europe -konsortiot
Monen maan kumppanien hankkeet — työpaketit, tuotokset, kumppanien roolit ja riippuvuudet yhdessä suunnitelmassa.
Erasmus+ -yhteistyöhankkeet
Koulujen ja korkeakoulujen kumppanuudet ja liikkuvuus — toimenpiteet, osapuolet, määräajat ja raportointi yhdessä paikassa.
Opetussuunnitelma- & opetuksen kehittäminen
Uuden OPS:n, opintojakson tai moduulin kehittäminen ideasta ensimmäiseen lukuvuoteen — työryhmä, hyväksynnät ja tarkistuspisteet.
Digioppiminen & oppimisteknologia
Verkkokurssien tuottaminen ja oppimisteknologian käyttöönotto — vaiheet, opettajien koulutus ja pilotti ennen laajempaa käyttöönottoa.
Oppilaitoksen kehittämishankkeet
Kehittämissuunnitelman toimenpiteet ja Opetushallituksen avustamat kehittämishankkeet — ajoitettuna niin, ettei opetus kärsi.
TKI-yhteistyö yritysten kanssa
Ammattikorkeakoulujen ja yliopistojen soveltava tutkimus ja kehittämishankkeet yritysten kanssa — tuotokset, määräajat ja sopimukset selkeästi kirjattuina.
Tutkimusinfrastruktuuri & laboratoriot
Laitteiden hankinta, asennus ja käyttöönotto — riippuvuudet, budjetti ja vastuuhenkilöt samassa aikataulussa.
Konferenssit & tiedeviestintä
Konferenssit, kesäkoulut ja yleisötapahtumat — ohjelma, puhujat, budjetti ja tiimin tehtävät.
Miten tutkimushanke etenee ideasta raporttiin
Esimerkki: yliopiston tutkimusryhmä valmistelee kahden ulkomaisen kumppanin kanssa Horizon Europe -hanketta. Sama hanke kulkee kaikkien vaiheiden läpi yhdessä ympäristössä — kenenkään ei tarvitse kopioida tietoja hakemuksesta taulukkoon ja taulukosta raporttiin.
Idea
”Tutkimme kumppanien kanssa kaupunkien ilmastonmuutokseen sopeutumisen ratkaisuja.” Kuvaat hankkeen parilla lauseella, ja tekoäly laatii siitä suunnitelmaluonnoksen tavoitteineen, työpaketteineen ja riskeineen.
Esivalmistelu
Työpaketit, tuotokset, kumppanien roolit, tiimin kuormitus ja budjetti mietitään läpi ennen hakemuksen kirjoittamista.
Päätös
Laitoksen johtaja tai tutkimuspalvelut näkevät, paljonko hanke maksaa, kuinka paljon omarahoitusta ja henkilöiden aikaa se vaatii ja mitä vielä puuttuu.
Hakemus
Samasta suunnitelmasta tekoäly laatii englanninkielisen hakemuksen ohjelman rakenteen mukaisesti — työpaketit, budjetti ja riskianalyysi ovat jo valmiina.
Toteutus
Työpaketit Gantt-näkymässä, tuotokset välitavoitteina, kumppanit kutsuttuina hankkeeseen omilla oikeuksillaan. Jos yksi tuotos myöhästyy, vaikutus seuraaviin näkyy heti.
Raportointi
Edistyminen, budjetin käyttö, tehdyt päätökset ja riskit — tilanneraportti rahoittajan väliraportin pohjaksi ja katsaus johdolle samoista tiedoista.
Yksi organisaatio, kymmeniä hankkeita ja rahoituksia — kaikki yhdessä näkymässä
Projektiassistentti ei ole vain yhden hankkeen hallintaan. Tutkimusrahoitukset, kansainväliset yhteistyöhankkeet, opetuksen kehittäminen ja organisaation sisäiset hankkeet kootaan salkkuun, jossa jokaisella hankkeella on terveysindikaattori. Projektisalkku ja resurssisuunnittelu kuuluvat Business-pakettiin.
Vararehtori, dekaani, rehtori tai tutkimuspalveluiden johtaja saa yhdellä silmäyksellä vastaukset:
- Mitkä hankkeet ja rahoitukset meillä on nyt käynnissä?
- Missä tuotosten tai raporttien määräajat lähestyvät?
- Missä budjetin käyttö on suunnitelmasta jäljessä tai edellä?
- Kuka on ylikuormitettu usean hankkeen ja opetuksen välissä?
- Mitkä hankkeet tarvitsevat minun väliintuloani?
Mitä tapahtuu, jos hanke muuttuu?
Monivuotisessa hankkeessa jokin muuttuu aina: kumppani myöhästyy, rekrytointi venyy tai avainhenkilö lähtee. Business-paketin what-if-simulaatio näyttää, miten yhden tehtävän viivästyminen siirtää hankkeen päättymistä — ennen päätöstä, ei vasta raporttia kirjoitettaessa.
Budjetti on haettua pienempi
Budjetti ja kulurivit näyttävät heti, paljonko vapaata saldoa jää; työsuunnitelman muutokset kirjataan päätöslokiin perusteluineen.
Kumppani myöhästyy tuotoksesta
Syötä kumppanin tuotokselle viive päivinä ja näe, siirtyykö hankkeen päättyminen ja onko raportoinnin määräaika vaarassa.
Avainhenkilö lähtee
Resurssisuunnittelu näyttää, kenellä on kapasiteettia ottaa tehtävät vastaan, ja simulaatio kertoo, mitä rekrytoinnin viive tekee aikataululle.
Tutkimuskysymyksestä raporttiin rahoittajalle
Hakemuksessa luvattu tuotos ei synny, jos se ei päädy konkreettiseen työpakettiin, budjettiriviin ja vastuuhenkilölle. Projektiassistentissa tämä ketju on yhdessä paikassa — joten kysymykseen ”missä olemme tämän tuotoksen kanssa?” on vastaus myös hankkeen kolmantena vuonna.
- Tutkimuskysymys
- Tavoitteet
- Työpaketit
- Toimenpiteet
- Vastuuhenkilöt
- Budjetti
- Tuotokset
- Vaikuttavuus
- Raportti rahoittajalle
- Raportti rahoittajalle ja johdolle
Tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta. Projektidokumentin voi esikatsella ja viedä PDF- tai DOCX-muodossa — pohjaksi väli- tai loppuraportille.
- Kulukooste rahoituslähteittäin
Budjetin käyttö, vapaa saldo sekä omarahoitus ja tuki erikseen — raportointiin tarvittava kulukooste syntyy tiedoista, ei käsin.
- Päätökset ja versiot
Työsuunnitelman muutokset perusteluineen ovat päätöslokissa ja Business-paketissa suunnitelman aiemmat versiot palautettavissa — jälkikäteen näkyy, mikä muuttui ja miksi.
Koulutuksen ja tutkimuksen rahoitus — hakemus samasta suunnitelmasta
Tekoäly kokoaa hankkeen tavoitteet, työpaketit, budjetin, riskit ja tiimin jäsennellyksi hakemukseksi, joka on mukautettu kyseisen ohjelman vaatimuksiin ja termistöön. Yhdelle hankkeelle voi laatia useita hakemuksia — myös suomen- ja englanninkielisen version samasta suunnitelmasta. Tekoälyn rahoitushakemus sisältyy Standard-pakettiin (3 kpl/kk) ja Business-pakettiin (rajoittamaton).
Suomen Akatemia
Tutkimusrahoituksen hakemukset — tavoitteet, tutkimusryhmä ja budjetti suunnitelmasta, ei tyhjältä sivulta.
Horizon Europe
Kansainvälisen tutkimus- ja innovaatiorahoituksen hakemukset englanniksi — työpaketit, tuotokset ja kumppanien roolit jäsenneltyinä.
Erasmus+
Koulutuksen ja yhteistyön hankkeet, joiden kansallisena toimistona Suomessa toimii Opetushallitus — toimenpiteet, kumppanit ja budjetti yhdestä suunnitelmasta.
Tekoäly nostaa esiin ohjelman ehdot, puuttuvat tiedot ja mahdolliset ristiriidat, jotta voit tarkistaa vaatimustenmukaisuuden ennen hakemuksen jättämistä. Rahoituksesta ja kulujen tukikelpoisuudesta päättää aina rahoittaja, esimerkiksi Suomen Akatemia, Opetushallitus tai Euroopan komissio.
Excel sopii taulukoksi. Rahoitettu hanke tarvitsee järjestelmän.
Excel ei ole huono työkalu — sitä ei vain ole tehty työpakettien, kumppanien, kulurivien ja usean rahoittajan raportoinnin hallintaan. Tässä on raja, jonka jälkeen se ei enää riitä.
| Projektiassistentti | Excel | |
|---|---|---|
| Hankkeen tilanne | Elävä hanke, päivittyy työn mukana | Staattinen taulukko, päivitetään käsin |
| Työpaketit ja riippuvuudet | Tuotokset, välitavoitteet ja vaikutus seuraaviin | Rajallisesti tai ei lainkaan |
| Kumppanit | Samassa hankkeessa, kukin omilla oikeuksillaan | Tiedostot kulkevat sähköpostilla, versiot erkanevat |
| Budjetti | Netto, ALV sekä omarahoitus ja tuki erikseen | Kaavat, jotka rikkoutuvat ensimmäisessä kopiossa |
| Raportointi | Tekoälyn tilanneraportti samoista tiedoista | Koottu käsin |
| Henkilöiden kuormitus | Kuorma hankkeittain yhdessä näkymässä | Jokainen hanke erikseen, kukaan ei laske yhteen |
| Useita hankkeita | Salkkunäkymä koko organisaatiolle | Yksi tiedosto kerrallaan |
Kumppanit näkevät oman hankkeensa — eivät kaikkea
Koulutus- ja tutkimushankkeissa työskentelee eri organisaatioiden ihmisiä, ja tiimi vaihtuu hankkeen aikana. Pääsy tarkistetaan jokaisessa pyynnössä, Business-paketissa merkittävät muutokset jäävät auditointilokiin ja pääsyn voi perua heti.
Roolipohjaiset oikeudet
Neljä oikeustasoa: katselu, muokkaus, ylläpitäjä ja omistaja. Ulkomainen kumppani näkee vain hankkeen, johon hänet kutsuttiin; johto saa katseluoikeuden.
Työtilat
Laitokset, tiedekunnat tai koulut omina ympäristöinään, tiedot tiukasti erillään (Business-paketti).
Kutsut ja peruminen
Kumppani kutsutaan sähköpostilla. Kun yhteistyö päättyy tai henkilö lähtee, pääsyn voi perua välittömästi.
Auditointiloki
Business-paketissa projektin merkittävät muutokset, päätökset ja hyväksynnät tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa.
Salattu yhteys ja EU-palvelimet
Kaikki liikenne HTTPS:n ja HSTS:n kautta, tiedot EU:n alueella ja pääsy tarkistettuna usealla tasolla.
Tietojen vienti ja GDPR
Henkilötietojen vienti koneluettavassa muodossa, tilin poistaminen sekä projektidokumentin vienti PDF- ja DOCX-muodossa.
Projektiassistentti on hankkeiden johtamiseen, ei tutkimusaineistojen säilyttämiseen — tutkittavien tiedot pysyvät aineistonhallintasuunnitelmassa määritellyssä ympäristössä. Jos haluatte käydä tietosuojavaatimukset läpi ennen käyttöönottoa, kirjoittakaa meille — vastaamme kysymys kerrallaan. Yhteystiedot →
Sopiva menetelmä koulutus- ja tutkimushankkeelle
Monivuotisiin tutkimus- ja konsortiohankkeisiin vaiheittainen vesiputousmalli tai hybridi työpaketteineen ja välitavoitteineen; jatkuvaan opetuksen ja sisältöjen kehittämiseen Kanban; pienempiin hankkeisiin Kevytprojekti mahdollisimman vähällä hallinnolla. Menetelmän vaihto ei muuta hankkeen sisältöä.
Aloita yhdestä oikeasta hankkeesta, ei koko organisaatiosta
Uutta ohjelmistoa ei tarvitse ottaa käyttöön koko yliopistossa tai oppilaitoksessa kerralla. Hyödyn näkee nopeimmin, kun valitsee yhden käynnissä olevan rahoituksen tai seuraavan hakemuksen ja vie sen läpi Projektiassistentissa.
Yksi hanke
Valitse seuraava hakemus tai käynnissä oleva hanke ja laadi siitä suunnitelma. Kokeilujakso kestää 14 päivää, eikä luottokorttia kysytä.
Pilotti ryhmän kanssa
Kutsu vastuullinen johtaja, koordinaattori, talousasiantuntija ja kumppanit — kukin omilla oikeuksillaan. Ensimmäinen tilanneraportti näyttää, säästääkö järjestelmä aikaa.
Koko organisaatio
Kun pilotti onnistuu, tuo loput hankkeet salkkuun ja erota laitokset tai koulut omiin työtiloihinsa.
Usein kysytyt kysymykset oppilaitoksilta ja tutkimusorganisaatioilta
Sopiiko Projektiassistentti pienelle koululle tai yhdelle tutkimusryhmälle?
Kyllä. Aloittaa voi yhdestä hankkeesta ja muutamalla käyttäjällä — Standard-paketti sisältää Ganttin, Kanbanin, riskit, budjetin ja tekoälyn enintään 20 aktiiviselle projektille. Kun laitoksia, tiedekuntia tai kouluja on enemmän, Business-paketti tuo työtilat, roolit ja työnkulut, PMO-näkymän sekä enintään 100 aktiivista projektia.
Voiko kaikkia organisaation rahoituksia ja hankkeita hallita samassa ympäristössä?
Kyllä. Business-paketin salkkunäkymä näyttää tutkimusrahoitukset, yhteistyöhankkeet ja opetuksen kehittämisen yhdellä näytöllä: jokaisella hankkeella on terveysindikaattori (aikataulussa, seurannassa, vaarassa), ja menneet määräajat tunnistetaan automaattisesti. Resurssisuunnittelu kertoo, kuka on ylikuormitettu usean hankkeen välissä, ennen kuin määräajat alkavat liukua.
Auttaako se Suomen Akatemian, Horizon Europen tai Erasmus+:n hakemuksessa ja raportoinnissa?
Kyllä. Tekoäly laatii samasta projektisuunnitelmasta jäsennellyn hakemuksen ohjelman rakenteen mukaisesti — suomeksi tai englanniksi — ja budjetissa omarahoitus, tuki ja ALV ovat erikseen. Tilanneraportti ja kulukooste ovat pohja rahoittajan väli- tai loppuraportille, eivät sen korvike. Rahoituksesta ja kulujen tukikelpoisuudesta päättää aina rahoittaja.
Saako vararehtori, rehtori tai rahoittaja kokonaiskuvan opettelematta järjestelmää?
Kyllä. Johdolle voi antaa katseluoikeuden, jolla salkun ja hankkeet näkee mutta mitään ei voi muuttaa. Rahoittajalle, ohjausryhmälle tai hallitukselle tekoäly laatii tilanneraportin tehtävien, riskien, edistymisen ja budjetin pohjalta, ja projektidokumentin voi viedä PDF- tai DOCX-muodossa.
Voiko ulkomaisia kumppaneita ottaa mukaan hankkeeseen?
Kyllä. Kumppanin edustaja kutsutaan hankkeeseen sähköpostilla, ja hänelle annetaan sopiva oikeustaso — katselu, muokkaus, ylläpitäjä tai omistaja. Kumppani näkee vain hänen kanssaan jaetun hankkeen, ei organisaationne muita hankkeita. Kun yhteistyö päättyy tai henkilö lähtee, pääsyn voi perua heti.
Korvaako Projektiassistentti opintohallintojärjestelmän tai tutkimusaineistojen säilytyksen?
Ei. Se on hankkeiden suunnittelun ja johtamisen ympäristö — suunnitelma, työpaketit, budjetti, riskit, päätökset ja raportit. Opintohallinto, kirjanpito ja tutkimusaineistot pysyvät niille tarkoitetuissa järjestelmissä, eikä ympäristöä ole tarkoitettu tutkittavien tietojen säilyttämiseen. Olemassa oleviin järjestelmiin Projektiassistentin voi liittää Business-paketin API-tunnisteiden ja webhookien kautta, ilmoitukset voi ohjata Slackiin tai Teamsiin ja määräajat kalenteriin.
Miten tiedot on suojattu?
Kaikki liikenne on salattu (HTTPS ja HSTS), tiedot sijaitsevat EU:n alueella, pääsy tarkistetaan jokaisessa pyynnössä ja Business-paketissa projektin merkittävät muutokset tallentuvat auditointilokiin tekijän ja ajankohdan kanssa. Käyttäjä voi ladata henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja poistaa tilinsä. Tarkempi kuvaus tietojen käsittelystä on tietosuojaselosteessa.
Voimmeko aloittaa yhdellä rahoituksella tai hakemuksella?
Kyllä, ja se on järkevin tapa. Kokeilujakso kestää 14 päivää eikä vaadi luottokorttia. Siinä voi pitää 3 projektia ja käyttää yhteensä 20 tekoälykyselyä; rahoitushakemus ja Business-paketin toiminnot eivät kuulu kokeilujaksoon. Jos haluatte ensin nähdä, miltä oma hankkeenne näyttää Projektiassistentissa, pyytäkää esittely yhteystietosivun kautta.
Tehdään seuraavasta tutkimus- tai koulutushankkeestanne päätösvalmis
Kokeile 14 päivää maksutta — 3 projektia ja 20 tekoälykyselyä, luottokorttia ei kysytä. Haluatko ensin nähdä, miltä se näyttää teidän hankkeellanne? Pyydä esittely.