Projektiassistentti – jokaisen projektipäällikön työkalu, jolla voitat tunteja työviikossa

Jokainen projektipäällikkö tuntee tämän tunteen: viikko on täynnä kokouksia, tilanneraportteja, sähköposteja ja tulipalojen sammuttamista. Varsinaiseen projektinhallintaan jää yhä vähemmän aikaa. Entä jos suuren osan tästä toistuvasta työstä — raporttien laatimisen, toimenpiteiden kirjaamisen, tiimi-ilmoitukset — tekisi puolestasi yksi fiksu työkalu?

Projektiassistentti on juuri se — kokonaisvaltainen projektinhallinnan alusta, joka on rakennettu siihen, että saat työviikostasi tunteja takaisin.

Kaikki projektit, yksi paikka

Projektiassistentissa voit luoda projekteja joko käsin tai mallipohjista, arkistoida päättyneitä projekteja ja katsoa kaikkien aktiivisten projektien tilaa kerralla salkkunäkymästä. Alustan salkunhallinta näyttää automaattiset terveysindikaattorit, tunnistaa myöhässä olevat projektit ja nostaa esiin projektien väliset riippuvuudet — yhdellä silmäyksellä on selvää, missä palaa ja missä kaikki on kunnossa.

Kun projekti muuttuu, voit käyttää skenaarioanalyysiä (what-if) mallintaaksesi eri vaihtoehtoja ja vertaillaksesi niiden vaikutusta aikatauluun ja resursseihin ennen lopullista päätöstä.

Suunnittelu, joka oikeasti toimii

Projektiassistentin suunnittelutyökalut on tehty projektipäällikölle, ei vain olemassa:

• Gantt-kaavio raahaa ja pudota -toiminnolla — raahaa tehtäviä ja aikataulu päivittyy automaattisesti
• Kriittisen polun laskenta — järjestelmä näyttää, mitkä tehtävät vaikuttavat projektin lopulliseen määräaikaan
• Tehtävien riippuvuudet — muutos yhdessä tehtävässä heijastuu koko ketjuun
• Perustason tallennus ja vertailu — kiinnitä alkuperäinen suunnitelma ja katso, kuinka kaukana todellisuus on siitä

Resurssisuunnittelu on oma näkymänsä, jossa näet jokaisen tiimin jäsenen työkuorman kaikkien projektien osalta, voit tunnistaa ylikuorman ennen kuin ihminen palaa loppuun ja suunnitella realistisesti lomat ja muu saatavuus huomioiden.

Tekoäly, joka hoitaa rutiinit puolestasi

Tässä Projektiassistentti todella erottuu. Sisäänrakennettu tekoäly auttaa säästämään aikaa joka vaiheessa:

Tilanneraportit sekunneissa. Tekoäly luo projektin tilannekatsauksen automaattisesti kaikkien projektitietojen pohjalta. Työ, joka aiemmin vei tunnin, on tehty yhdellä painalluksella.

Kokousmuistiinpanojen käsittely. Lataa kokousmuistiinpanot, ja tekoäly poimii automaattisesti toimenpiteet, riskit ja päätökset — ja luo ne heti järjestelmään. Yksikään kokouksessa sovittu asia ei jää huomaamatta.

Uuden projektin aloitus minuuteissa. Kirjoita projektin kuvaus, ja tekoäly luo ensimmäisen tehtävärakenteen. Et enää aloita tyhjältä sivulta.

Henkilökohtaiset suositukset. Tekoäly analysoi projektiasi ja antaa konkreettisia suosituksia — kuin kokenut kollega, joka käy projektisi läpi ja kertoo rehellisesti, mitä huomaa.

Riskit ja päätökset kirjattuina, ei muistissa

Hyvä projektinhallinta tarkoittaa, etteivät tärkeät päätökset ja riskit elä vain pääsi sisällä tai hajallaan sähköposteissa. Projektiassistentissa niille on selkeä paikka:

Riskirekisteri pitää kaikki projektin riskit todennäköisyyksineen, vaikutuksineen ja hallintakeinoineen yhdessä paikassa. Jokaiselle riskille voi nimetä vastuuhenkilön, joka seuraa sitä aktiivisesti.

Päätösloki kirjaa merkittävät päätökset kontekstin ja perustelujen kanssa. Jos puolen vuoden päästä kysytään, miksi jokin valinta tehtiin — vastaus löytyy aina.

Välitavoitteet luovat selkeät tarkistuspisteet projektin etenemiseen, ja niihin voi liittää hyväksyntätyönkulun, jotta jokainen vaihe läpäisee vaaditun laadunvarmistuksen.

Tiimi pysyy ajan tasalla automaattisesti

Suuri osa projektipäällikön työstä on viestintää — tiedottamista, tilanteen jakamista, tiimin pitämistä synkronissa. Projektiassistentti auttaa automatisoimaan tämän:

• Slack- ja Microsoft Teams -integraatio — merkittävät muutokset (tila, riskit, välitavoitteet) tavoittavat tiimin automaattisesti siellä, missä he jo työskentelevät
• Kalenteri-integraatio — kaikki määräajat synkronoituvat automaattisesti Outlookiin, Google Calendariin tai Apple-kalenteriin
• Projektien jakaminen joustavilla käyttöoikeustasoilla — jokainen saa täsmälleen sen verran pääsyä kuin tarvitsee

Raportointi, joka näyttää ammattimaiselta

Kun johto pyytää yleiskuvaa tai asiakas haluaa tilanneraportin, voit viedä Projektiassistentista projektin tiedot PDF- tai HTML-muotoon. Voit valita, mitkä tiedot otetaan mukaan, ja katsoa esikatselun ennen lähetystä. Lopputulos on siisti, ammattimainen dokumentti — ei kiireessä koottuja kalvoja.

Yrityksille suunnatut ominaisuudet

Suuremmille organisaatioille Projektiassistentti tarjoaa vielä enemmän:

• Työtilat eri osastoille tai tiimeille
• Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta moduulitasolla — kirjanpitäjällä on pääsy tarkastuslokiin muttei tekoälytoimintoihin
• Työnkulut ja lomakkeet hyväksyntäprosessien automatisointiin SLA-seurannan kanssa
• Tarkastusloki, joka tallentaa automaattisesti kaikki toimenpiteet aikaleimoineen ja käyttäjineen
• REST API ja webhookit Projektiassistentin liittämiseksi muihin yrityksen järjestelmiin

Ole ensimmäisten joukossa

Projektiassistentti avautuu Suomessa pian. Kokeilujakso on 14 päivää maksutta — kaikilla Pro-ominaisuuksilla, ilman luottokorttia. Kun se sopii, valinta on yksinkertainen: Pro-paketti (29 €/kk) sopii yksittäisille projektipäälliköille ja pienille tiimeille, Business-paketti (99 €/kk) kattaa suuret tiimit ja organisaatiot enintään 100 aktiivisella projektilla.

Jos olet väsynyt siihen, että projektinhallinta tarkoittaa pääasiassa sähköposteja, taulukoita ja kokouksia — on aika kokeilla työkalua, joka on rakennettu helpottamaan työtäsi eikä monimutkaistamaan sitä.

Liity jonotuslistalle — työviikkosi kiittää sinua.