Rahoitussuunnitelma: pohja, rakenne ja laatiminen askel askeleelta

Rahoitussuunnitelma kertoo, mistä hankkeen rahat tulevat: haettava tuki, omarahoitus, muu julkinen rahoitus ja yksityinen rahoitus, eriteltynä niin, että yhteissumma vastaa kustannusarviota euron tarkkuudella. Kustannusarvio vastaa kysymykseen "mihin rahaa tarvitaan", rahoitussuunnitelma kysymykseen "kuka sen maksaa". Yhdessä ne muodostavat projektilaskelman, jonka lähes jokainen rahoittaja pyytää hakemuksen liitteeksi.

Tämä opas näyttää, miten rahoitussuunnitelma rakennetaan, mitä siihen kuuluu ja missä tavallisimmat virheet syntyvät. Mukana on ilmainen rahoitussuunnitelma-pohja Excel-tiedostona — sen voi ladata ilman rekisteröitymistä.

Kustannusarvio, rahoitussuunnitelma ja projektilaskelma — mikä ero?

Termejä käytetään sekaisin, mutta ne tarkoittavat eri asioita:

Käsite	Vastaa kysymykseen	Sisältö
Kustannusarvio	Mihin rahaa tarvitaan?	Kulut kustannuslajeittain: henkilöstö, ostopalvelut, matkat, laitteet, investoinnit, välilliset kulut
Rahoitussuunnitelma	Kuka sen maksaa?	Rahoituslähteet: tuki, omarahoitus, muu julkinen ja yksityinen rahoitus
Projektilaskelma	Riittääkö raha koko ajan?	Kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma yhdessä, usein myös kassavirta: milloin kulut syntyvät ja milloin rahoitus tulee
Budjetti	Mitä seurataan toteutuksessa?	Hyväksytty kustannusarvio, johon toteutuneita kuluja verrataan

Rahoittajan lomakkeessa nämä voivat olla yhdellä sivulla tai eri välilehdillä, mutta logiikka on sama: kustannukset yhteensä = rahoitus yhteensä. Jos summat eivät täsmää, hakemus palautuu täydennettäväksi tai saa heikon arvion taloudellisesta toteutettavuudesta.

Rahoitussuunnitelman rakenne

Hyvä rahoitussuunnitelma-pohja on kaksiosainen taulukko. Yläosassa ovat kustannukset, alaosassa rahoitus. Vaikka rahoittajien lomakkeet eroavat toisistaan, nämä rivit toistuvat lähes kaikissa.

Kustannuslajit

• Henkilöstökulut — palkat ja sivukulut hankkeelle tehdyn työajan mukaan.
• Ostopalvelut — asiantuntijat, koulutus, suunnittelu, ohjelmistokehitys.
• Matkat ja tilaisuudet — matkakulut, majoitus, tilavuokrat.
• Laitteet, materiaalit ja investoinnit — hankinnat, joita ilman toimenpiteitä ei voi toteuttaa.
• Muut kulut — viestintä, tarvikkeet, vakuutukset.
• Välilliset kulut — yleiskulut, jos rahoittaja hyväksyy ne, usein laskennallisena osuutena välittömistä kuluista.

Rahoituslähteet

• Haettava tuki — se rahoittaja, jolle hakemus tehdään.
• Omarahoitus — hakijan omat varat. Joissain tukimuodoissa myös työpanos tai talkootyö, jos rahoittaja sen hyväksyy ja laskentatapa on sovittu.
• Muu julkinen rahoitus — esimerkiksi kunnan osuus tai toisen julkisen rahoittajan tuki. Huomioidaan erikseen, koska julkisen tuen kokonaismäärää rajoitetaan usein.
• Yksityinen rahoitus — yritysten, säätiöiden tai yksityishenkilöiden osuudet, sponsorit, osallistumismaksut.
• Hankkeen tulot — jos hanke tuottaa tuloja (esim. pääsymaksuja), ne vähentävät usein tuen tarvetta ja pitää ilmoittaa.

Tukikelpoisista kustannuksista ja omarahoituksen lähteistä kerrotaan tarkemmin artikkelissa tukikelpoiset kustannukset ja omarahoitus.

Kumpi ensin: kustannusarvio vai rahoitussuunnitelma?

Aina kustannusarvio. Moni aloittaa väärästä päästä: rahoittajan sivulla mainittu enimmäistuki otetaan lähtökohdaksi, ja kulut keksitään täyttämään se. Arvioija huomaa tämän heti, koska kulut eivät nouse toimenpiteistä vaan summasta. Lisäksi tällainen budjetti hajoaa toteutuksessa, kun todelliset hinnat eivät vastaa arvauksia.

Oikea järjestys on: toimenpiteet → kustannusarvio → rahoitussuunnitelma → tarkistus rahoittajan ehtoja vasten. Jos laskettu tuen tarve ylittää sen, mitä rahoittaja voi myöntää, vaihtoehtoja on kolme: rajata hanketta, vaiheistaa se tai koota lisää muuta rahoitusta. Kaikki kolme ovat parempia kuin keinotekoisesti pienennetty kustannusarvio.

Esimerkki: rahoitussuunnitelma kulttuuritapahtuman kehittämishankkeelle

Huom. Esimerkin luvut ovat keksittyjä ja pyöristettyjä. Ne havainnollistavat rakennetta eivätkä kuvaa minkään rahoittajan tukitasoa tai omarahoitusvaatimusta.

Kuvitteellinen kulttuuriyhdistys Pohjois-Savossa kehittää kesätapahtumaansa ympärivuotiseksi tapahtumasarjaksi. Hanke kestää kaksi vuotta.

Kustannukset	€ (esimerkki)
Henkilöstökulut (osa-aikainen koordinaattori)	40 000
Ostopalvelut (esiintyjät, tekniikka, markkinointi)	30 000
Matkat ja tilavuokrat	10 000
Laitteet (äänitekniikka)	15 000
Muut kulut	5 000
Kustannukset yhteensä	100 000

Rahoitus	€ (esimerkki)
Haettava tuki	60 000
Kunnan avustus (muu julkinen)	15 000
Yhdistyksen omat varat (omarahoitus)	10 000
Yritysten yhteistyösopimukset (yksityinen)	10 000
Lipputulot (hankkeen tulot)	5 000
Rahoitus yhteensä	100 000

Kolme asiaa, jotka esimerkki näyttää:

1. Summat täsmäävät. Kustannukset ja rahoitus ovat yhtä suuret.
2. Julkinen rahoitus on eritelty. Haettava tuki ja kunnan avustus ovat omilla riveillään, koska rahoittaja tarkistaa julkisen rahoituksen kokonaisosuuden.
3. Tulot on ilmoitettu. Lipputulot ovat mukana rahoituksessa, eivät piilossa.

Mitä esimerkistä puuttuu, on aika. Jos haettava tuki maksetaan jälkikäteen maksuhakemuksilla, yhdistyksen pitää maksaa koordinaattorin palkka ja ensimmäiset esiintyjät ennen kuin tukea tulee. Siksi projektilaskelmaan kannattaa lisätä kassavirta kuukausittain tai neljännesvuosittain.

Rahoitussuunnitelman laatiminen askel askeleelta

1. Lähde toimenpiteistä, älä summasta. Listaa ensin, mitä hankkeessa tehdään. Jokainen kustannus johdetaan jostakin toimenpiteestä.
2. Laske jokainen rivi auki. Ei "markkinointi 8 000 €", vaan määrä × yksikköhinta. Laskutapa vakuuttaa arvioijan ja helpottaa myöhempää seurantaa.
3. Perustele hinnat. Tarjous, hinnasto tai aiempi vastaava kulu. Isommista hankinnoista pyydä useampi tarjous.
4. Päätä arvonlisäveron käsittely ennen kuin aloitat. Jos voit vähentää arvonlisäveron, budjetoi verottomin hinnoin. Jos et voi, vero voi olla tukikelpoinen kulu. Koko suunnitelma tehdään samalla periaatteella.
5. Tarkista rahoittajan rajat. Tukitaso, omarahoituksen vähimmäisosuus, julkisen rahoituksen enimmäisosuus ja tukikelpoiset kulut tarkistetaan rahoittajan omilta sivuilta — ne vaihtelevat tukimuodoittain.
6. Vahvista muut rahoituslähteet. Kunnan avustus tai yrityksen osuus kirjataan vasta, kun siitä on päätös tai aiesopimus.
7. Laske kassavirta. Milloin kulut syntyvät, milloin maksuhakemukset voi jättää ja milloin tuki realistisesti tulee tilille.
8. Täsmäytä. Kustannukset yhteensä = rahoitus yhteensä. Tarkista sama luku hakemuksen tekstistä, lomakkeesta ja liitteistä.

Yleisimmät virheet projektin budjetoinnissa

Virhe	Seuraus	Korjaus
Kustannukset ja rahoitus eivät täsmää	Hakemus palautuu tai saa heikon arvion	Täsmäytä aina viimeisenä vaiheena
Omarahoitus on oletus, ei päätös	Hanke ei käynnisty, vaikka tuki myönnetään	Hallituksen päätös tai sopimus ennen hakemista
Arvonlisävero sekaisin	Tuettavaksi merkitty kulu, joka ei ole kustannus	Yksi periaate koko suunnitelmaan
Kulut irrallaan toimenpiteistä	Arvioija ei näe, mihin raha menee	Jokainen rivi kytketään toimenpiteeseen
Kassavirta unohtuu	Maksuvalmius loppuu kesken hankkeen	Kassavirtalaskelma osaksi projektilaskelmaa
Varausrivi "ennakoimattomat kulut"	Usein ei tukikelpoinen	Riskit hoidetaan riskienhallinnalla, ei piilovarauksella

Kassavirta: projektilaskelman unohdettu osa

Rahoitussuunnitelma kertoo, että raha riittää yhteensä. Kassavirtalaskelma kertoo, riittääkö se joka hetki. Ero on suuri, koska tuki maksetaan useimmiten jälkikäteen toteutuneista kuluista, kun taas palkat ja laskut erääntyvät heti.

Jatkoa edelliselle esimerkille, luvut keksittyjä:

Jakso	Kulut	Tuloja ja rahoitusta tilille	Kassan muutos
1. vuosipuolisko	30 000	15 000 (omat varat, kunnan avustus)	−15 000
2. vuosipuolisko	25 000	25 000 (ensimmäinen maksuerä, yritysosuudet)	0
3. vuosipuolisko	25 000	25 000 (toinen maksuerä, lipputulot)	0
4. vuosipuolisko	20 000	35 000 (loppumaksu)	+15 000

Rahoitus riittää koko hankkeelle, mutta yhdistyksen pitää kantaa ensimmäisen puolen vuoden vaje itse. Jos maksuerä viivästyy, vaje kasvaa. Kun tämä näkyy laskelmassa etukäteen, siihen voi varautua: hakea maksua useammassa erässä, jos tukimuoto sen sallii, selvittää ennakon mahdollisuus tai sopia väliaikaisesta rahoituksesta.

Mitä eri rahoittajat rahoitussuunnitelmalta kysyvät?

Rakenne on sama, mutta painotukset vaihtelevat:

• Leader ja maaseuturahoitus — omarahoituksen kokoaminen, mahdollinen talkootyö ja investointien tarjoukset. Katso Leader-rahoituksen hakeminen askel askeleelta.
• Business Finland — kustannusten kohdistus työpaketteihin ja yrityksen kyky rahoittaa oma osuutensa. Katso kuka voi hakea Business Finlandin rahoitusta.
• EU-ohjelmat — kumppanikohtainen budjetti, työpakettilogiikka ja usein laskennalliset yksikkökustannukset tai kiinteät osuudet.
• Säätiöt ja järjestörahoitus — muun rahoituksen tilanne ja se, miten toiminta jatkuu tuen jälkeen.

Jos haet samaan hankkeeseen rahoitusta usealta taholta, kirjaa jokainen lähde rahoitussuunnitelmaan ja kerro kullekin rahoittajalle muista. Samaa kustannusta ei saa rahoittaa kahdesti, ja päällekkäinen rahoitus on yksi yleisimmistä takaisinperinnän syistä.

Rahoitussuunnitelma ei pääty hakemukseen

Hyväksytty rahoitussuunnitelma on toteutuksen budjetti. Raportoinnissa ja maksuhakemuksissa kysytään, toteutuivatko kustannukset suunnitellusti kustannuslajeittain ja toteutuiko rahoitus — tulivatko kunnan avustus ja yritysten osuudet. Jos kustannuslajien välillä pitää siirtää rahaa, se yleensä sovitaan rahoittajan kanssa ennen siirtoa.

Siksi suunnitelma kannattaa rakentaa samoille kustannuslajeille, joilla kuluja myöhemmin seurataan. Kun kustannuslajit ovat samat hakemuksessa, kirjanpidossa ja raporteissa, maksuhakemuksen kulukooste on vertailu suunnitellun ja toteutuneen välillä — ei erillinen selvitystyö, jossa tositteita etsitään jälkikäteen eri kansioista ja sähköposteista. Seurannasta tarkemmin: projektin budjetin seuranta.

Miten Projektiassistentti auttaa

Ladattava rahoitussuunnitelma-pohja on hyvä alku, mutta taulukko irtoaa nopeasti suunnitelmasta: kun toimenpide muuttuu, kustannusarvio jää ennalleen. Projektiassistentissa suunnitelma ja ALV-eritelty budjetti ovat saman projektin osia. Kulurivit kirjataan kululajeittain netto- ja verosummineen, toimittajineen ja laskunumeroineen, ja kunkin kulun tila (suunniteltu, sidottu, laskutettu, maksettu) näkyy, joten budjetin saldo on ajan tasalla koko hankkeen ajan.

Kun projektille merkitään, että se tarvitsee lisärahoitusta, tekoäly huomioi rahoitukseen liittyvät toimenpiteet suunnitelmassa, ja samasta suunnitelmasta syntyy rahoitushakemuksen luonnos (Standard- ja Business-paketeissa). Lue lisää rahoittajakohtaisista oppaista sivulla projektin rahoitus ja välineistä laajemmin sivulla projektinhallintaohjelmisto.

Usein kysyttyä

Mistä saan rahoitussuunnitelma-pohjan?

Voit ladata ilmaisen rahoitussuunnitelma-pohjan Excel-tiedostona ilman rekisteröitymistä. Jos rahoittajalla on oma lomake, käytä sitä hakemuksessa — pohja auttaa laskemaan luvut valmiiksi ennen lomakkeen täyttöä.

Mitä eroa on kustannusarviolla ja rahoitussuunnitelmalla?

Kustannusarvio kertoo, mihin rahaa tarvitaan, ja rahoitussuunnitelma, mistä raha tulee. Kummankin loppusumman pitää olla sama.

Kuinka suuri omarahoituksen pitää olla?

Omarahoituksen vähimmäisosuus riippuu rahoittajasta, tukimuodosta ja hakijasta, joten emme anna tässä lukuja. Tarkista se rahoittajan omalta sivustolta tai hakuilmoituksesta.

Pitääkö rahoitussuunnitelmaan merkitä arvonlisävero?

Se riippuu siitä, voiko hakija vähentää arvonlisäveron. Jos voi, kulut budjetoidaan verottomina. Jos ei voi, vero voi olla tukikelpoinen kustannus. Päätä periaate ennen kuin aloitat ja noudata sitä koko suunnitelmassa.

Yhteenveto

Rahoitussuunnitelma kertoo, kuka hankkeen maksaa: haettava tuki, omarahoitus, muu julkinen ja yksityinen rahoitus sekä hankkeen omat tulot. Sen loppusumma on sama kuin kustannusarvion, ja yhdessä ne muodostavat projektilaskelman, johon kannattaa lisätä kassavirta. Lähde toimenpiteistä, laske rivit auki, päätä arvonlisäveron käsittely etukäteen ja tarkista tukitasot rahoittajalta.

Projektiassistentti on käytettävissä nyt. Jos haluat, että suunnitelma, budjetti ja hakemus pysyvät samassa projektissa, aloita maksuton kokeilu.