Projektisuunnitelman laatiminen Projektiassistentissa: videoopas

Projektin luominen Projektiassistentissa etenee kolmivaiheisella ohjatulla toiminnolla: sinä syötät lähtötiedot ja tekoäly laatii niiden pohjalta projektisuunnitelman ja dokumentaation. Yllä oleva videoopas käy koko prosessin läpi yhden esimerkkiprojektin avulla — ”Verkkokaupan integraatiomoduuli” — ja pysähtyy niihin kohtiin, joissa useimmin mennään metsään.

Video kestää noin viisi minuuttia ja on jaettu kolmeentoista lukuun, joten voit hypätä suoraan siihen vaiheeseen, joka sinua kiinnostaa. Sama asia on alla kirjallisena: se on tarkoitettu luettavaksi silloin, kun haluat myöhemmin tarkistaa yhden kohdan katsomatta videota uudelleen alusta.

Mistä luominen alkaa

Uuden projektin voi luoda kahdesta paikasta: valikosta Projektit › Luo uusi projekti tai koontinäytöltä heti yläosasta. Projektisuunnitelman laatiminen sisältyy kaikkiin paketteihin. Kokeilujaksolla voit luoda enintään kolme projektia ja tehdä yhteensä kaksikymmentä tekoälykyselyä; jos paketin projektiraja tulee täyteen, luonti ei käynnisty vaan näytölle tulee ilmoitus ja kehotus päivittää tilausta.

Vaihe 1: perustiedot

Projektimalli ei ole pakollinen, mutta se säästää aikaa. Malli täyttää valmiiksi menetelmän, tyypin ja kriittiset tuotokset sekä luo projektin käynnistyessä aloitustehtävät. Vaihtoehtoja on kaksi: rahoitushakemus ja operatiivinen projekti. Esimerkkivideossa mallia ei käytetä — kentät täytetään käsin, jotta näkyy, mihin kukin kenttä oikeasti vaikuttaa.

Nimi kannattaa pitää lyhyenä ja tunnistettavana: näet sen projektiluettelossa joka päivä.

Menetelmä määrää, miten tekoäly rakentaa suunnitelman — kyse ei ole kosmeettisesta valinnasta, vaan se muuttaa suunnitelman rakennetta ja sanastoa:

Jos et ole varma, kumpi sopii, lue ensin menetelmien vertailu. Tyyppi määrää toimialan säännöt ja termit, joita suunnitelmassa käytetään — esimerkkivideossa IT-kehitys.

Tarvitsee lisärahoitusta — jos vastaat ”Kyllä”, suunnitelmaan lisätään myös rahoitukseen liittyvät toimenpiteet: hakemus, raportointi ja niiden määräajat. Kieli (Dokumenttien luontikieli) määrää, millä kielellä projektisuunnitelma ja dokumentit laaditaan; se ei ole sama asia kuin käyttöliittymän kieli.

Tavoite on lomakkeen tärkein kenttä

Kirjoita vähintään kolme virkettä ja kuvaa neljä asiaa: minkä ongelman ratkaiset, kenelle, mikä on odotettu tulos ja mitkä ovat rajoitteet. Ero on suurempi kuin miltä näyttää:

Liian niukka: ”Tehdään verkkokauppaan uusi moduuli.”

Käyttökelpoinen lähtötieto: ”Verkkokauppamme ei keskustele varastojärjestelmän kanssa, joten saldot ovat epätarkkoja ja tilauksia perutaan. Rakennamme moduulin, joka synkronoi varastosaldon reaaliajassa. Onnistumisen mittari: peruttuja tilauksia 30 % vähemmän. Rajoitteet: 25 000 € ja määräaika 30. lokakuuta.”

Tavoitekentän vieressä on painike Paranna tavoitetta tekoälyllä, joka ehdottaa tekstisi pohjalta tarkempaa ja virallisempaa muotoilua — ehdotuksen saa käyttöön painikkeella Käytä tätä.

Vaihe 2: aikataulu ja sisältö

Valitse alkamis- ja päättymispäivä; kesto päivinä lasketaan automaattisesti, eikä sitä tarvitse täyttää itse. Kokonaisbudjetti ei ole pelkkä luku raportissa: se on lähtötieto resurssisuunnittelussa ja siitä tulee myöhemmin projektin budjettiosion perusta.

Kriittiset tuotokset kirjoitetaan jokainen omalle rivilleen. Yleisin virhe on kirjoittaa tähän toimenpiteitä. Tuotos on tulos, josta voi sanoa ”tämä on olemassa”:

Toimenpiteitä: testaus · kehitystyö · palaverit

Tuotoksia: MVP-versio 1.0 tuotantoympäristössä · integraatio varastojärjestelmään validoitu · käyttäjäkoulutus pidetty

Myös tässä on painike Paranna tuotoksia tekoälyllä, joka auttaa täydentämään luetteloa. Jos projektin vaatimukset ovat jollakin verkkosivulla — esimerkiksi rahoitusohjelman sivulla — lisää osoite kenttään Projektin vaatimusten verkko-osoite: sivun sisältö otetaan huomioon suunnitelmaa laadittaessa. Ilmoitusten sähköposti on valmiiksi täytetty tilisi osoitteella, ja valmis projektisuunnitelma lähetetään sinne.

Vaihe 3: tiedostot ja vahvistus

Vedä alueelle toimeksianto, tekniset ehdot tai aiempi analyysi. Sallittuja ovat PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG ja TXT, yhteensä enintään 25 Mt. Tiedostojen sisältö parantaa suunnitelman tarkkuutta enemmän kuin mikään muu tämän lomakkeen kenttä — jos sinulla on olemassa oleva asiakirja, sen liittäminen on koko prosessin tuottoisin minuutti.

Oikealla on koko ajan mukana kulkenut Reaaliaikainen yhteenveto, joka näyttää valintasi. Tarkista se, sillä suunnitelma luodaan täsmälleen näiden lähtötietojen pohjalta. Paina sitten Luo projekti.

Mitä ”Luo projekti” -painikkeen jälkeen tapahtuu

Näytöllä etenee viisi vaihetta: tiedostojen tarkistus, lataus, tietojen tallennus, tekoälyn sisällönluonti ja ilmoituksen lähetys. Sisällönluonti kestää yleensä kahdesta neljään minuuttia, ja sen ajan projektin tila on Luodaan. Voit poistua sivulta ja palata myöhemmin — työ jatkuu taustalla.

Kun suunnitelma on valmis, projekti ilmestyy Projektit-sivulle ja suunnitelma lähetetään sähköpostiisi. Jos jokin meni pieleen, tilaksi tulee Epäonnistui: avaa projekti ja paina Luo uudelleen — lähtötietoja ei tarvitse syöttää uudelleen. Jokaisen projektin kohdalla on kaksi painiketta: Katso avaa suunnitelman lukunäkymän ja Hallitse avaa työsivun, jolla kaikki päivittäinen työ tapahtuu.

Neljä asiaa, jotka erottavat hyvän suunnitelman keskinkertaisesta

1. Tavoite kantaa koko suunnitelmaa. Kuvaa miksi, kenelle ja millä onnistumista mitataan.
2. Tuotokset ovat tuloksia, eivät toimenpiteitä — konkreettinen asia, jonka olemassaolon voi todeta.
3. Liitä olemassa olevat asiakirjat. Mikään muu kenttä ei paranna tarkkuutta yhtä paljon.
4. Valitse menetelmä ja tyyppi harkiten — ne muuttavat suunnitelman rakennetta ja termejä.

Mistä eteenpäin

Saman aiheen kirjallinen luku kaikkine kenttineen on käyttöoppaassa: Projektisuunnitelman luominen. Jos vasta mietit, mitä projektisuunnitelmaan ylipäätään kuuluu, aloita oppaasta Projektisuunnitelma: rakenne, esimerkki ja malli. Tekoälyn näkökulmasta koko juttu on koottu projektisuunnitelman laatimisen sivulle.