Projekti luodaan kolmivaiheisella ohjatulla toiminnolla. Sinä syötät projektin perustiedot, ja tekoäly laatii niiden pohjalta projektisuunnitelman ja dokumentaation valitsemallasi kielellä. Mitä tarkemmat lähtötiedot, sitä parempi lopputulos.
Avaa Projektit › Luo uusi projekti (tai paina koontinäytöllä Luo uusi projekti). Oikealla näkyvät Projektin yhteenveto ja Reaaliaikainen yhteenveto, jotka päivittyvät valintojesi mukaan.
Vaihe 1 — Perustiedot
- Valitse halutessasi malli. Kentässä Projektimalli voit valita valmiin mallin. Malli täyttää valmiiksi menetelmän, tyypin, esimerkkitavoitteen ja kriittiset tuotokset sekä luo projektin käynnistyessä aloitustehtävät:
- Rahoitushakemus — hakemuksen, budjetin, kumppanien ja raportoinnin vaiheet (Hybridi).
- Operatiivinen projekti — toistuvan jaksottaisen työn sykli: suunnitelma, työpalaveri, toteutus, katselmointi, raportti (Kevyt projektimalli).
- Syötä Nimi — lyhyt ja tunnistettava, esim. ”Verkkokaupan integraatiomoduuli”.
- Valitse Menetelmä (ks. taulukko alla).
- Valitse Tyyppi: IT-kehitys, Rakentaminen, Tuotantoprojekti, Johtamisprojekti, Sisällöntuotanto, Konsultointi, Kulttuuriprojekti tai Maatalous. Tyyppi määrää, minkä toimialan sääntöjä ja termejä tekoäly käyttää.
- Valitse Tarvitsee lisärahoitusta: Kyllä, jos projekti tarvitsee rahoitusta perusbudjetin ulkopuolelta (avustus, ohjelma). Tällöin tekoäly huomioi suunnitelmassa myös rahoitukseen liittyvät toimenpiteet.
- Valitse Kieli (Dokumenttien luontikieli) — kieli, jolla projektisuunnitelma ja dokumentit laaditaan.
- Kirjoita Tavoite — vähintään 3 virkettä: minkä ongelman ratkaiset, kenelle, mikä on odotettu tulos ja mitkä ovat rajoitteet. Painike Paranna tavoitetta tekoälyllä ehdottaa tekstisi pohjalta tarkempaa ja virallisempaa muotoilua; paina ehdotuksen alla Käytä tätä, jos se sopii.
- Paina Seuraava.
| Menetelmä | Milloin valita |
|---|---|
| Vesiputousmalli | Vaatimukset tiedetään alussa, vaiheet seuraavat toisiaan (rakentaminen, sääntelyyn liittyvät projektit). |
| Scrum | Ohjelmisto- tai tuotekehitys lyhyin iteraatioin, vaatimukset tarkentuvat matkan varrella. |
| Kanban | Jatkuva työnkulku ilman kiinteitä vaiheita (tuki, sisällöntuotanto, ylläpito). |
| Hybridi | Suunniteltu kehys ja joustava toteutus (esim. rahoitusprojekti, johon liittyy kehitystyötä). |
| PRINCE2 | Projektit, joissa on muodollinen johtamisrakenne, vaihekohtaiset tarkastuspisteet ja raportointi (julkinen sektori, suuret organisaatiot). |
| Kevyt projektimalli | Pieni projekti tai toistuva työ, jossa yksinkertainen toimintasuunnitelma riittää. |
Vaihe 2 — Aikataulu ja sisältö
- Valitse Projektin alkamispäivä ja Projektin päättymispäivä. Kenttä Kesto (päivää) lasketaan automaattisesti.
- Syötä Kokonaisbudjetti (€). Budjetti on tekoälylle tärkeä lähtötieto resurssisuunnittelussa ja myöhemmin budjettiosion perusta.
- Kirjoita Kriittiset tuotokset — jokainen tuotos omalle rivilleen, esim. ”MVP-versio 1.0”, ”Käyttäjäkoulutus pidetty”. Painike Paranna tuotoksia tekoälyllä auttaa täydentämään luetteloa.
- Syötä halutessasi Projektin vaatimusten verkko-osoite — sen sivun osoite, jolla projektin vaatimukset ovat (esim. rahoitusohjelman sivu). Tekoäly ottaa sen sisällön huomioon.
- Ilmoitusten sähköposti on valmiiksi täytetty tilisi sähköpostiosoitteella; valmis projektisuunnitelma lähetetään siihen.
- Paina Seuraava.
Vaihe 3 — Tiedostot ja vahvistus
- Vedä alueelle Projektin liitteet projektiin liittyvät asiakirjat (esim. toimeksianto, tekniset ehdot, aiempi analyysi) tai napsauta aluetta ja valitse tiedostot. Sallittuja ovat PDF, DOCX, XLSX, PNG, JPG ja TXT; yhteiskoko enintään 25 Mt. Tekoäly käyttää tiedostojen sisältöä suunnitelman laatimisessa.
- Tarkista oikealla oleva Projektin yhteenveto.
- Paina Luo projekti.
Mitä painamisen jälkeen tapahtuu
Näytöllä näet edistymisen: Tarkistetaan tiedostoja → Ladataan tiedostoja → Tallennetaan tietoja → Tekoäly luo sisältöä → Lähetetään ilmoitusta. Tekoälyn sisällönluonti kestää yleensä 2–4 minuuttia. Sillä välin projektin tila on Luodaan; voit poistua sivulta ja palata myöhemmin. Kun suunnitelma on valmis, projekti ilmestyy Projektit-sivulle ja suunnitelma lähetetään sähköpostiisi.
Jos luonti epäonnistuuProjektin tilaksi tulee Epäonnistui. Avaa projekti ja paina Luo uudelleen (ks. luku 8). Jos projektiraja on täynnä, näytetään ilmoitus ”Projektiraja saavutettu. Päivitä tilaustasi.”
Hyvän projektisuunnitelman salaisuus
- Kuvaa tavoitteessa miksi, kenelle ja millä menestystä mitataan.
- Kriittisten tuotosten tulee olla konkreettisia tuloksia, ei toimenpiteitä.
- Liitä olemassa olevat asiakirjat — ne parantavat suunnitelman tarkkuutta eniten.
- Valitse menetelmä ja tyyppi harkiten: ne muuttavat suunnitelman rakennetta ja termejä.