Sidosryhmien hallinta ja RACI-matriisi: kuka tekee, kuka päättää, ketä tiedotetaan

Projektin kallein lause kuuluu: "En tiennyt, että näin päätettiin." Sen sanoo yleensä ihminen, jolla on oikeus hylätä tehty työ. Ja hän sanoo sen silloin, kun työ on jo tehty. Sidosryhmien hallinta on juuri se toiminta, jonka tarkoitus on estää tämä lause.

Kuka on sidosryhmä?

Sidosryhmä on jokainen ihminen tai ryhmä, joka vaikuttaa projektiin tai johon projekti vaikuttaa. Ei vain tilaaja ja tiimi, vaan myös:

• loppukäyttäjät, jotka työskentelevät lopputuloksen kanssa oikeasti;
• rahoittaja tai tuen myöntäjä, jolla on omat ehtonsa ja raportointivaatimuksensa;
• tukitoiminnot — IT, taloushallinto, hankinnat —, joita ilman mikään ei etene;
• johto, joka päättää prioriteetit ja resurssit;
• ulkoiset osapuolet: kumppanit, toimittajat, paikallinen yhteisö, valvonta.

Sääntö on yksinkertainen: jos joku voi pysäyttää projektin, hidastaa sitä tai jättää lopputuloksen hyväksymättä, hän on sidosryhmä — riippumatta siitä, onko hän kirjattu projektisuunnitelmaan.

Kartoita kiinnostus ja vaikutusvalta

Kaikkia ei voi eikä pidäkään osallistaa samalla tavalla. Klassinen matriisi jakaa sidosryhmät kahdella akselilla: kuinka suuri on heidän kiinnostuksensa projektiin ja kuinka suuri heidän vaikutusvaltansa.

Vaikutusvalta / kiinnostus	Matala kiinnostus	Korkea kiinnostus
Korkea vaikutusvalta	Pidä tyytyväisenä — lyhyt katsaus, ei yllätyksiä	Johda tiiviisti — ota mukaan päätöksiin, tapaa säännöllisesti
Matala vaikutusvalta	Seuraa — yleinen tieto riittää	Pidä ajan tasalla — he antavat sisällöllistä palautetta

Tämä harjoitus vie 20 minuuttia ja säästää kuukausia. Useimmat myöhäiset yllätykset tulevat vasemmasta yläruudusta: jollakulla on veto-oikeus, mutta kukaan ei puhunut hänen kanssaan, koska hän ei ollut aktiivisesti kiinnostunut.

RACI-matriisi: neljä roolia, yksi selkeys

Kun sidosryhmät ovat tiedossa, vastuu pitää jakaa. RACI tekee sen neljällä roolilla:

• R — Responsible (toteuttaja). Tekee työn. Heitä voi olla useita.
• A — Accountable (vastuullinen). Vastaa lopputuloksesta ja hyväksyy sen. Heitä on täsmälleen yksi.
• C — Consulted (konsultoitava). Häneltä kysytään mielipide ennen päätöstä. Kaksisuuntainen viestintä.
• I — Informed (tiedotettava). Hänelle kerrotaan päätöksen jälkeen. Yksisuuntainen viestintä.

Esimerkki yhden tuotoksen osalta:

Toimenpide	Projektipäällikkö	Tilaaja	Kehittäjä	Kirjanpitäjä
Vaatimusten hyväksyntä	R	A	C	I
Tekninen toteutus	A	I	R	—
Budjettimuutos	R	A	I	C
Lopputuloksen vastaanotto	C	A	R	I

Kolme sääntöä, jotka tekevät RACI:sta hyödyllisen

1. Jokaisella rivillä täsmälleen yksi A. Kaksi vastuullista tarkoittaa, että vastuussa on nolla.
2. Älä laita kaikkia C:hen. Jos jokaisen päätöksen edellä pitää kysyä kahdeksalta ihmiseltä, päätöksiä ei tehdä lainkaan. C on niille, joiden panos oikeasti muuttaa lopputulosta.
3. Täytä se yhdessä, ei yksin. RACI:n arvo ei ole taulukossa vaan keskustelussa, joka sitä täyttäessä syntyy. Juuri siellä erilaiset käsitykset tulevat esiin.

Viestintäsuunnitelma yhtenä taulukkona

Sidosryhmäkartta ja RACI antavat yhdessä vastauksen kysymykseen "kuka saa tietää mitä ja kuinka usein". Neljä saraketta riittää: kenelle, mitä, kuinka usein, missä kanavassa. Esimerkiksi: ohjausryhmälle kuukausittainen tilanneraportti sähköpostilla; tiimille viikkokatsaus; rahoittajalle neljännesvuosiraportti lomakkeella; loppukäyttäjille tiedote ennen käyttöönottoa.

Ilman tätä käy yleensä toinen kahdesta: joko kaikki saavat kaiken (eikä kukaan lue) tai kukaan ei saa mitään (ja kaikki ovat yllättyneitä).

Miten Projektiassistentti auttaa tässä

Projektiassistentti kytkee roolit ja vastuun suoraan projektin rakenteeseen: jokaisella tuotoksella ja työpaketilla on omistaja, ja jokainen merkittävä päätös päätyy päätöslokiin perusteluineen. Näin kolmen kuukauden päästä voi vastata kysymykseen "kuka tämän hyväksyi ja millä perusteella" — ilman vanhojen sähköpostien kaivelua. Katso myös projektipäällikön tehtävät.

Yhteenveto

Sidosryhmien hallinta ei ole diplomatiaa vaan riskienhallintaa. Kartoita, kenellä on kiinnostus ja kenellä vaikutusvalta, jaa vastuu RACI:n avulla niin että jokaisella päätöksellä on täsmälleen yksi vastuullinen, ja sovi kuka saa tietää mitä ja milloin. Silloin kukaan ei tule kahden kuukauden päästä sanomaan, ettei hän tiennyt.

Projektiassistentti avautuu Suomessa pian. Jos haluat, että vastuut ja päätökset ovat kirjattuina yhdessä paikassa, liity jonotuslistalle.